Примерные наименования унифицированных форм документов 4 страница

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего тру­довую книжку, печать предприятия, где она была впервые заполнена, и подпись владельца трудовой книжки.

В трудовую книжку также вносятся записи о перемещении с должности на другую должность, о присвоении разряда, получении дополнительной про­фес­сии, об обучении в средних специальных и высших учебных заведениях, аспирантуре, курсах повышения квалификации.

Сюда же заносятся сведения о получении работником поощрений, наград, грамот.

Записи о различного рода взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья Трудового кодекса, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 40 ТК РБ», ставится подпись должностного лица и печать предприятия.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

В случае утраты трудовой книжки работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку и делает надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки, также с надписью «Дубликат».

Трудовая книжка относится к числу основных документов, под­тверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудо­вые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Статья 66 Трудового кодекса РФ гласит, что трудовая книжка ус­тановленного образца является основным документом о трудовой дея­тельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также по­рядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работо­дателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Работодатель, за исключением работодателей - физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в при­сутствии работника.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении ра­ботника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника по основному месту работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Та­кие записи производят на основании документа, подтверждающего рабо­ту по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового до­говора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт настоя­щего Кодекса или иного федерального закона.

При приеме на работу трудовую книжку обязательно представляют в отдел кадров или лицу, ведущему документацию по личному составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно регистри­руется в журнале.

Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обяза­тельная запись под очередным номером. Все записи производятся в точ­ном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и по­марок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должно­стного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку.

С января 2004 года вводится новая форма трудовых книжек. Ранее заведенные трудовые книжки обмену на новые не подлежат.

При работе с документами по личному составу необходимо учиты­вать, что персональные данные граждан, отнесенные к личной жизни или трудовой деятельности, в соответствии с Законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфи­денциальной информации.

8. Организация работы с документами

Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга­низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную рабо­ту предприятия.

Документооборот — это прохождение документа в учреждении, организации, на предприятии с момента его создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов.

Различают три основных потока документов: входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые из учреждения), внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяется на:

● документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения;

● документопотоки, направляемые отдельным исполнителям.

Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации.

При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или по­лучения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо­вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит опе­ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин­формацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя - конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол­нителя и задерживает окончание работы.

Таким образом, организация работы с документами или управле­ние документацией - это, прежде всего, создание условий, обеспечиваю­щих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Документирование	Операции делопроизводства	Внутренние документы	Исходящие документы	Входящие документы
Составление проекта документа	обязательно	обязательно	не используется
Согласование проекта документа со специалистами	возможно	возможно	не используется
Печать и проверка правильности оформ­ления документа	обязательно	обязательно	не используется
Подписание, утвер­ждение документа руководителем	обязательно	обязательно	не используется
Регистрация	возможно	возможно; отправка	возможна, разметка
Организация работы с документами	Прием, сортировка, обработка поступаю­щих документов	обязательно	возможно	обязательно
Рассмотрение доку­ментов руководите­лем (резолюция)	возможно	не используется	возможно
Контроль исполнения	возможно	возможно	возможно
Исполнение документов	обязательно	возможно	обязательно
Текущее хранение и использование	обязательно	обязательно	обязательно
Формирование дел	обязательно	обязательно	обязательно
Передача на архивное хранение или унич­тожение документов	возможно	возможно	возможно

9. Организация документооборота и его основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 - 98).

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подраз­деления, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объек­та документооборот организации в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (ру­ководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, ко­пировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в еди­ный поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота проис­ходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формиро­вании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном доку­ментообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одно­го пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирую­щие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри органи­заций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатыва­ются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организа­ций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомен­дуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории докумен­тов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу.

К факторам, характеризующим режим движения документов, отно­сятся объем документопотока в физических величинах, пропускная спо­собность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабаты­вающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (перемен­ной) документации^[2]. Их необходимо учитывать при планировании доку­ментооборота.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокраще­ния времени движения документов и повышения оперативности их ис­полнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Доку­мент должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию кото­рого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки доку­ментов и организации документооборота.

Рассмотрим некоторые этапы документооборота.

9.1. Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается цен­трализованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем про­ставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заклю­чается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое от­деление.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпе­ля необходима как свидетельство даты отправки или получения докумен­та (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрыва­ется. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтвержде­ние невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по от­дельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредст­венно относится к их компетенции. Обработка документов должна про­водиться в течение суток с момента поступления в организацию. При по­ступлении в организацию срочной корреспонденции допускается переда­вать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»);

● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации);

● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руко­водству организации должна осуществляться после регистрации);

● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретно­му документу — одна из основных функций руководителя, центральное, ре­ша­ющее звено в технологии управления. Руководитель организации, рас­смат­ри­вая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции);

● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения);

● контроль исполнения;

● исполнение документов;

● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело).

9.2. Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении доку­менты, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим доку­ментом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по доку­менту.

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в струк­турные подразделения или конкретным должностным лицам для испол­нения.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполните­лю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одно­временно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график оче­редности работы с документом. Важные или конфиденциальные доку­менты передаются для исполнения под роспись.

9.3. Работа с исходящими документами

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа, печать;

- подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

- регистрация;

- тиражирование;

- отправка первого экземпляра документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Важный момент в делопроизводственном процессе - текущее хра­нение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска докумен­тов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реали­зации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения доку­ментов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными доку­ментами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

10. Анализ документооборота и методы его

совершенст­вования

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной органи­зации требуется тщательный анализ как документальной, так и управлен­ческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокраще­нию инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению по­вторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значи­тельная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управ­ленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение ор­ганизационной стороны управления: положения об организации, регла­мента, штатного расписания, должностных инструкций работников и ру­ководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанали­зировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения. Структурная часть исследования для наглядности и удобства вос­приятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, сущест­вующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассмат­ривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в про­цессе управления документацией считается документопоток, управляю­щими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом докумен­тов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функ­ционально-целевому назначению составляющих его документов.

Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, ис­ходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществля­ется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспон­дентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомст­венных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой ана­лиз позволяет определить пути рационализации документооборота вхо­дящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о по­стоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одина­ковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утвер­ждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные мар­шруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество испол­нения конкретного задания.

11. Работа с конфиденциальными документами

Существует особый порядок работы с конфиденциальными до­кументами, содержащими государственную, служебную или коммерче­скую тайну.

Работа с конфиденциальными документами определяется инструк­циями и положениями, определяющими правила их регистрации, озна­комления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вво­дится в действие приказом директора. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с при­казом и самим перечнем. Сохранность секретных документов обеспечи­вается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденци­альной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается её руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти».

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. В условиях рынка информация является товаром, каждый собственник данного товара имеет право охранять его и использовать в своих интересах для достижения преимуществ над конкурентами и получения максимальной прибыли. Каждому предпринимателю необходимо знать специфику составления, оформления, обработки, хранения и использования документов, содержащих КТ.

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль организации.

Сведения, содержащие КТ организации, можно условно разделить на 2 группы:

● научно-техническая информация;

●деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

● сведения о конструкции машин и оборудования;

● чертежи;

● схемы;

● используемые материалы;

● рецептуры;

● методы и способы производства;

● новые технологии;

● программное обеспечение ПЭВМ и др.

Деловая информация содержит:

● сведения о финансовой стороне деятельности;