Примерные наименования унифицированных форм документов 1 страница

Акт - о чем? — о приеме-передаче дел;

Баланс - чего? — исполнения сметы расходов;

Ведомость - чего? — закупки продуктов у населения;

Журнал - чего? — учета поступивших грузов;

Заявка - на что? — на сырье и материалы;

Заявление - о чем? — об отказе от акцепта;

Калькуляция - чего? — себестоимости продукции;

Карточка - чего? — складского учета материалов;

Квитанция - на что? — на получение материалов;

Накладная - на что? — на отпуск товара;

Отчет - о чем? — о выполнении плана поставок;
План - чего? — научно-исследовательских работ;

Положение - о чем? — о производственном объединении;

Правила - чего? — внутреннего трудового распорядка;

Представление - о чем? — о поощрении;

Приказ - о чем? — о создании производственного объединения;

Реестр - чего? — чеков;

Смета - чего? — расходов на социальное обеспечение;

Табель - чего? — посещаемости детских учреждений;

Тариф - на что? — на основные виды работ по бытовому

обслуживанию населения.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5, т.е. текст которых практически не превышает 10–15 строк, а также извещения, телеграммы, телефонограммы.

На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного под­разделения, должность, ФИО лица, которому адресуется документ и поч­то­вый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать определенные правила.

Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры

Республики Беларусь

Общий отдел

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя — в дательном падеже.

Министерство культуры

Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

г-ну Иванову А. В.

В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

Петрову В. Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат-автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ отправляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и

руководителям организаций

При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.

В связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 «Конверты почтовые. Технические условия» приказом министра РБ от 19.08.1997 № 163 установлен порядок адресования почтовых отправлений:

● в адресате получателя вначале пишется ФИО или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которые будут осуществлять доставку отправления. Таким образом, реквизит «адресат» на документе с указанием почтового адреса будет иметь следующий вид: БГАТУ

пр. Ф. Скорины, 99

220023, г. Минск-23

● на документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, поселка и т.п., например: Боровик Е. Г.

ул. Красивая, д. 15, кв. 26,

211059, п/о Ляды

Дубровинского р-н

Витебской обл.

● при адресовании документа за пределы республики (в страны СНГ) дополнительно указывается название страны, например:

ВНИИДАД

ул. Марклевского, 7а

113161, Москва-61

Россия

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения постоянным корреспондентам или учреждения своей системы.

Обязательным реквизитом каждого документа является его дата — время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливаются два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр — день месяца, вторая — порядковый номер месяца, последние четыре цифры — год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день и месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить ноль. Например, дату «2 января 2005 г.» следует оформлять так: 02.01.2005.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц — прописью, например, 06.02.2005 — 6 февраля 2005 г.

Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ.

При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте.

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его — с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник отдела кадров

Подпись А. Г. Петров

Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном месте, а на проекте документа делается надпись «Замечания прилагаются».

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа или на обороте.

Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово «СОГЛАСОВАНО» пишут без кавычек. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

С О Г Л А С О В А Н О

Директор гормолзавода

Подпись А.Г.Федоров

Дата

После визирования документы подписываются. Подпись — обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними — личной подписи. При этом в расшифровку подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

Директор института Подпись А.П.Петров

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются наименования должностей, распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишутся в алфавитном порядке).

Подпись располагается ниже реквизита «текст», не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Реквизит «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

У Т В Е Р Ж Д А Ю

Директор гормолзавода

Подпись И.О.Федоров

23.05.2004

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ министра образования

Республики Беларусь

03.11.2004 № 59

На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью (в негосударственных организациях — печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и личной подписи. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включить в инструкцию по документационному обеспечению управления организации.

Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 3 л. в 2 экз.

Если приложений несколько, они не упоминаются в тексте, то нумерация производится арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Если к документу прилагается документ, который сам имеет приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: письмо комитета по архивам и делопроизводству

Республики Беларусь от 10.12.2005 № 1-28/120

и приложение к нему, всего 6 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Указание о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом «подпись». Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной, а слово «листы» и «экземпляры» — сокращенно «л» и «экз».

Документы-приложения оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

Приложение

к письму

03.04.2004 № 1-24/180

На приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак № не ставится, например:

Приложение 2

к приказу директора завода 02.10.2005 № 150

Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом:

К руководству

К исполнению

К сведению

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например:

Срочно примите меры по обеспечению…

Немедленно подготовить письмо…

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Резолюция состоит из следующих элементов: указание Ф.И.О. исполнителя, содержание действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д.

Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Отметки о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.

Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, к которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например:

В дело № 1–18

Подготовлен ответ

Исп. № 1–18/39 от 20.01.1997

Подпись. Дата

В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и его служебного телефона, например:

Иванов 223 49 21

Этот реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или обороной стороны последнего листа документа.

В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующий листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа.

2.3. Бланки документов

Как правило, документы оформляются на бланках, которые изго­тавливаются либо типографским способом, либо моделируются на ком­пьютере с соблюдением определенных правил и сложившихся традиций.

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена по­стоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, по­вышает культуру документационного обеспечения управления.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для создания любых видов документов, кроме писем, и содержит реквизиты: 01(02, 03), 08,11, 14.

Разработка специального бланка для писем связана с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, адрес, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код по ОКПО, наименование министерства или ведомства. Ограничи­тельными отметками отмечают места для реквизитов: дата, индекс ______№ __________; ссылка на индекс и дату входящего доку­мента

На №___ от_______; место адресата,

заголовок к тексту

О выделении кредита

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации может включать в себя рекви­зиты: 01, (02 или 03), 08,10,14 и (при необходимости) ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11,12,13, 18, 19.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты адресанта - автора до­кумента - располагают по центру вдоль верхней части листа, а информа­цию об адресате - в правом углу ниже реквизитов автора документа.

При угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят для реквизитов адресанта, а правую - для реквизитов адресата. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, доклад­ных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение рекви­зитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа справочные данные организации можно располагать на нижнем поле бланка.

Если бланк предприятия или фирмы составлен на нескольких язы­ках, рекомендуется использовать продольные бланки, при этом бланко­вые надписи на русском языке располагают ниже или справа от наимено­вания на государственном языке Российской Федерации.

Большинство служебных документов оформляется на бумаге фор­мата А4 (210x297) и А5 (248x210). Допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланки документов, согласно стандарту, должны иметь поля:

левое - не менее 20 мм;

верхнее - не менее 20 мм;

правое - не менее 10 мм

нижнее - не менее 20 мм.

Расстояние между отдельными реквизитами - от 1-1,5 до 3 меж­строчных интервалов. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.

Если документ имеет более одной страницы, то начиная со второй страницы они нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Соглас­но стандарту номер страницы проставляется в центре верхнего поля стра­ницы.

3. Классификация документов

Для того, чтобы выработать определенные принципы работы с раз­личными документами, необходимо провести их классификацию.

Классификация документов - это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве являет­ся административная система документирования. Эта система универ­сальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленче­ских решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреж­дения, организации независимо от формы собственности и правовой ор­ганизации.

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

- по видам деятельности (или значению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные (управленческие), учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению, по личному составу и другие.

- по наименованию существует множество разновидностей документов, Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

- по способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

- по месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов.

- по степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматриваются один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

- по степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

- по юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становился в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

- по срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом <<срочно>>.

- по стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик-документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки. Подлинник - единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия - идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

- по происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

- по срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

- по степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

- по степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологической процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в первую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеющая лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица – постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т.п. Каждый из названых документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер используется для составления и оформления документов по аналогии.

- по характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Административная система документирования по видам докумен­тов делится на следующие группы документов:

1. Организационно-правовая документация (ОПД) - положения, уставы, инструкции, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Распорядительная документация (РД) -приказы, решения, распоряжения, указания, постановления и т.п.

3. Информационно- справочная документация (ИСД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

4. Документы по личному составу (ДЛС) - приказы, личные де­ла, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, дого­воры и т.п.

Цель классификации документов:

1) повышение оперативности работы аппарата управления;

2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанности конкретных испол­нителей;

3) четкое распределение информации;