Примерные наименования унифицированных форм документов 2 страница

4) экономия труда за счет использования информационно-справоч­ного аппарата.

Значение классификации документов:

1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

2) повышение оперативности работы с документами.

Первой ступенью классификации является группировка исполнен­ных документов в дела. Основной признак классификации - содержание документа.

4. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы -комплекс взаимоувязанных до­кументов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприя­тия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без органи­зационных документов. В начале деятельности создаются структуры предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, ин­струкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения орга­низационных вопросов.

Устав - это свод правил, регулирующих деятельность организа­ции, учреждений, сообществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной дея­тельности.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).

Инструкции определяют научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности органи­зации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряже­нием) руководителя.

Все инструкции подразделяются на две основные группы:

1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого- либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обя­занность и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция - это организационно-правовой доку­мент, определяющий основные функции, обязанности, права и ответст­венность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должно­сти организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.

Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:

- рациональное распределение труда;

- оптимальное использование кадров;

- повышение эффективности деятельности организации;

- создание организационно-правовой основы служебной деятель­ности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты своего

труда;

- обеспечение объективности при аттестации работника;

- соблюдение объективности при поощрении и взыскании;

- разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций следует опираться на квалификационные требования к должностям служащих, которые содер­жатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Мин­труда России от 21 августа 1998 года № 37.

Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разде­лов, каждый из которых является логически законченной частью доку­мента.

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельно­сти, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осущест­вляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутст­вия.

В разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ, выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения, с подробным изложением основных на­правлений его служебной деятельности.

В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъ­являемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

- законодательных актов, положений, инструкций, других руково­дящих и нормативных документов;

-методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;

«Требования к квалификации» определяют:

- уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения должностных обязанностей;

- требования по стажу работы.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способст­вуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инст­рукцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское об­служивание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законода­тельными актами и другими документами.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает меру ответствен­ности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей. На­пример: «Главный инженер несет ответственность за:................................»

Должностные инструкции разрабатывают руководители структур­ных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персона­лом.

Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отде­лом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителями организации или с помощью распорядительного акта (приказа, распоряжения).

Изменения в инструкцию можно внести только посредством при­каза или другого распорядительного акта. При внесении изменений ра­ботника уведомляют об этом под роспись.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «име­ет право», «не допускается», «запрещается» и т.д.

Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположени­ем реквизитов, т.к. «зона адресата» - правый верхний угол - будет отве­дена для реквизита «Гриф утверждения».

К должностным инструкциям предъявляются повышенные требо­вания к составу реквизитов и содержанию. Формуляр-образец ИНСТ­РУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.

5. Распорядительные документы

Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распоряди­тельных документов осуществляется администрирование любым пред­приятием.

Распорядительные документы -носят административный харак­тер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организаци­ям, группам или отдельным должностным лицам.

Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным ли­цам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указа­ния, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отли­чаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями текста.

Основным распорядительным документом на предприятии являет­ся приказ. Они подразделяются на два вида - приказы по основной дея­тельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

5.1. Приказ по основной деятельности

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предпри­ятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они изда­ются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят на основании новых приказов.

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект приказа, затем издается сам приказ. Подготовка приказа включает сле­дующие этапы:

изучение существа вопроса; знакомство с законодательными актами;

проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

подготовка текста проекта документа; согласование проекта приказа;

печать и проверка правильности оформления приказа; визирование, согласование, подписание приказа; регистрация приказа; доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подраз­делению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распоряди­тельной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, ав­тор, дата, №). Например:

На основании письма Росархива РФ от 13.07.2003 № 235/67 «О введении ГОСТР 6.30 - 2003...».

В несложных приказах констатирующая часть может отсутство­вать.

Распорядительную часть обычно начинают глаголом первого лица «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от границы ле­вого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, по­ставить т. д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нуме­руют арабскими цифрами.

Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: ис­полнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразде­ление, организация) - действие - срок. Например:

«Начальнику ремонтной службы завода Красильникову К.Е. обес­печить установку и наладку оборудования линии К-60 к 25.06.2003» или «Отделу главного энергетика предоставить сведения об экономии энерго­ресурсов предприятия в III квартале 2003 г. к 29.09.2003».

Последний пункт приказа, для более действенного контроля, фор­мулируют следующим образом: «контроль за исполнением приказа воз­ложить на...», затем пишут наименование должности, Ф.И.О. или струк­турное подразделение. Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера завода Сидорова В.П.». Пункт о контро­ле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за кон­троль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде при­ложения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информацион­ные, инструктивные материалы и т.д.).

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу директора завода

от 02.06.2003 № 101

Дата приказа - это дата его подписания, а начало действия распо­рядительного акта - факт его регистрации.

Подписывает приказ руководитель предприятия, в его отсутствие - заместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим руководителя, в реквизите «Подпись» ставится его конкретная долж­ность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты (/) или предлога «за» перед наименованием должности не допускается.

Формуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

10.09.2003 № 132

о научно-исследовательской работе на летний период

В соответствии с планом научно-исследовательских работ естест­венно-географического факультета на 2002/2003 учебный год, в период летних каникул необходимо направить научную экспедицию для изуче­ния флоры и фауны в район озера Байкал.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующего кафедрой ихтиологии, кандидата естественных на­ук, доцента Суворова В.А. назначить руководителем экспедиции.

2. Руководителю экспедиции Суворову В.А. представить разверну­тый план работы экспедиции на заседание ученого совета до 18.05.2003.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря уче­ного совета В.Ф. Коваля

Ректор университета

Подпись П.В. Голиков

С приказом ознакомлена:

Зав. кафедрой ихтиологии

Подпись В.А.Суворов

12.04.2003

5.2. Выписка из приказа

Выписка из приказа - это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количе­ство бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

Особенность выписки заключается в том, что при наличии в прика­зе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы. Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 26.

5.3 Постановления, распоряжения и указания

По текущим оперативным вопросам повседневной производствен­но-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут изда­вать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам. Распорядительная часть начинается словами «Обязываю», «Считаю необ­ходимым» или «Рекомендую». В констатирующей части используют та­кие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в це­лях» и т.п.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок дейст­вия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса.

Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работни­ков, которым оно адресовано. Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А 4.

Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только ре­квизитом «Наименование вида документа».

Постановление - документ, который издают высшие органы госу­дарственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах вла­сти. Различаются постановления организационные и адресуемые. Пер­вые - позволяют решать организационные вопросы деятельности комис­сий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанно­стей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые - предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

6. Информационно - справочные документы

Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных до­кументов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не яв­ляются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведе­нию.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная записка;

3) объяснительная записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предпри­ятиях или организациях являются информационно-справочными. Доку­менты этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

6.1. Акт

Акт составляется группой лиц для подтверждения и установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентариза­ции, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.

Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению. Это - прерогатива временных или постоянных комиссий или должност­ных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссы­лаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия.

Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен доку­мент или к компетенции которого относится содержание акта. При необ­ходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В первой части указывается основание для составления акта, пере­числяют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

Основание: приказ директора завода от 21.11.2003 №145.

Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в со­ставе......

Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследо­ваний, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его соста­вителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делает­ся отметка в тексте.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составле­нии, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследова­ний знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)».

Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. Текст акта печатают через 1,5 интервала.

Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20,21,22, 23,25, 28.

6.2. Протокол

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на кол­легиальном мероприятии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологи­ей - «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой бук­вы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секре­таря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запя­тую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: 156 чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном листе делается ссылка на вид документа, № и дату. Например:

Регистрационный лист к протоколу общего собрания акционеров

№ 12 от 15.09.2003

Если приглашенные лица представляют стороннюю организацию, то к их фамилиям добавляют наименование должности и организации. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выраже­ние «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру при продольном способе оформления протокола. С красной строки начи­нают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими циф­рами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не реко­мендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкре­тизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫ­СТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (от­крытая пунктуация).

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса по­вестки дня. Например:

1. СЛУШАЛИ

2. ВЫСТУПИЛИ

3. ПОСТАНОВИЛИ

Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и принимали решения по первому вопросу.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в име­нительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают крат­кое содержание доклада или сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад прилагается». Наименование должности и место работы не указывают, если докладчик заявлен и поименован в повестке дня. Например:

1. СЛУШАЛИ

В.А. Пастухов - доклад прилагается.

Наименование должности и место работы не пишут, т.к. они указа­ны в первом пункте повестки дня.

Выступления, вопросы и ответы, прения фиксируют в разделе «ВЫСТУПИЛИ».

С красной строки пишут инициалы и фамилию выступающих (в именительном падеже) с указанием должности, после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления. Повествование мож­но вести либо от первого лица («Я предлагаю...»), либо от третьего лица («Фролов сказал, что...»), а также безотносительно к лицу говорящего («Учет, регистрация и хранение документов в канцелярии поставлены хорошо...») или в безличной форме («Степановым было представле­но...»).

Если выступающим представлен текст выступления, то после тире делается пометка «Текст выступления прилагается».

При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пи­шутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходи­мости указывают место работы и должность), затем ставят тире, далее пишут вопрос и далее таким же образом оформляется ответ.

Например:

A.A. Смирнов, начальник цеха № 4, - В какие сроки предполагается за­вершить реорганизацию цеха?

П.В. Воронин, зам. директора по производству, - Не позднее 20 декабря этого года.

Завершающей частью протокола является постановление (реше­ние).

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнение - срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное под­разделение или конкретное должностное лицо. Если постановление со­держит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого- либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования: «За» -140 чел. «Против» - 4 чел. «Воздержались» - 2 чел.

Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают за­пись после первой части протокола (перед повесткой дня): Заседание ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен ознакомить каждого выступающего с текстом протокола. Протокол со­брания, для ведения которого избирают президиум, подписывают предсе­датель, секретарь и все члены президиума.

Формуляр-образец ПРОТОКОЛА состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20,21,22.

Акционерное объединение «Луч»

ПРОТОКОЛ

21.12.2003 № 12

г. Омск

Собрания трудового коллектива

Председатель: И.О. Фамилия

Секретарь: И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа.

Приглашенные: И.О. Фамилии членов коллегиального органа.

Собрание стенографируется.

Стенограмма прилагается.

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Об итогах работы в 2003 году. Доклад генерального директора объединения М.И. Серова.

2. О программе реорганизации дочерних предприятий в 2004 г.

1. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия - Запись доклада (или: Текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ

И.О. Фамилия - Запись выступления (или: Текст выступления прила­гается). ПОСТАНОВИЛИ

2. СЛУШАЛИ

Производят протоколирование по схеме первого.

Председатель: Подпись И.О. Фамилия

Секретарь: Подпись И.О. Фамилия

6.3. Докладная записка

Это вид внутренней переписки справочно-информационного ха­рактера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и предложений составителя.

По содержанию и назначению докладные записки делятся на ин­формационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные запис­ки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию администрации. Цель докладной записки одна - побудить ру­ководителя принять решение.

Текст докладной записки состоит из двух частей: первая - изложе­ние фактов, послуживших причиной для написания, вторая - выводы, мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обраще­ния и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутрен­ней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку со слов «Довожу до Вашего сведения...».

При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое рас­положение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов ав­тора (адресанта), а правый - для реквизитов получателя.

Формуляр-образец ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ состоит из реквизи­тов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21.

ОАО «Луч»

БУХГАЛТЕРИЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Генеральному директору А.В. Фролову

№___ г. Калуга

0 выделении оргтехники

Во втором квартале 2003 года отдел планирует внедрение новой версии компьютерной программы 1:С БУХГАЛТЕРИЯ, которая требует более современного материального обеспечения. Компьютеры класса Pentium 2, используемые в настоящее время, не соответствуют этому уровню. Прошу Вас выделить нашему подразделению компьютеры класса Pentium 4-6 шт., лазерный принтер - 2 шт.

Главный бухгалтер C.B. Волкова

6.4. Служебная записка

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель подразделения, реже - ее составитель.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой - изла­гают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй - изла­гают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому во­просу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зави­сит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистриро­вать в журналах регистрации внутренней документации. Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизи­тов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наимено­вание документа. Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указы­вать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.

6.5. Объяснительная и пояснительная записки

Объяснительная записка - документ, объясняющий причину на­рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поруче­ния и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невы­полнение поручения, оформляется как официальный документ (по образ­цу докладной записки).

Еще одна разновидность - пояснительная записка, содержащая разъяснения отдельных положений основного документа (плана, про­граммы, отчета, проекта и т.д.).

Пояснительные записки, как приложение к основному документу, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководи­тель.

Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ) ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20,21,28.

6.6. Письмо

Письма служат средством общения с учреждениями, частными ли­цами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и т.д.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претен­зию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, ин­формацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

Письма оформляются на специальных бланках для писем формата А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке А5.

Для оформления писем допускается применение бланков как с продольным, так и с угловым расположением реквизитов.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю органи­зации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Об­щий вид и состав реквизитов документа».

При адресации письма частному лицу вначале располагают фами­лию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, имя, отчество пишут полностью.

Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше отделять друг от друга 1,5 - 2,0 интервалами.

Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям, то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на каждом экземпляре только одного адресата.

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопро­сов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по целям и задачам.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последователь­ным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описа­тельной красочности.

Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных, взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.

Во вводной части указывают причины, послужившие основанием для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложе­на, зависит, какое решение примут наши партнеры.