Деловое письмо и основные требования к его составлению

Неотъемлемой составляющей профессиональной компетенции делового общения является владение навыками и умениями составления деловой корреспонденции. Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил необходимость классификации писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.)[6]

Формирование навыков и умений овладения деловой перепиской связано с усвоением следующих составляющих, лежащих в основе требований, предъявляемых к составлению современной деловой корреспонденции: структура письма, текст письма (требования к содержанию, оформление текста с использованием стандартных языковых клише), этикет деловой переписки, особенности используемых лингвистических приемов.

Структура письма

Структура (или композиция) официального письма – это последовательное расположение его составных частей. Их двух выделяемых структур (2-х частная и 3-х частная) наиболее рациональной признается структура текста, состоящая из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, во второй части – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

Структурной частью текста делового письма нередко выступает заголовок, который отражает тематику, содержание и основную идею послания. При формулировании заголовка следует обратить внимание на то, чтобы он был недвузначным, логически связан с текстом.

Предлагаем ознакомиться с Таблицей 2, в которой в соответствии с принятой классификацией видов писем и в зависимости от их содержания приводятся языковые конструкции, используемые в текстах деловых писем. Предлагаемые клише могут быть использованы в практической работе как справочный материал.

Таблица 2

Вид письма	Цели и намерения, которые реализует автор	Языковые формулы-клише, используемые в письме
Сопроводительное письмо	Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или материальных ценностей	Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и
Вид письма	Цели и намерения, которые реализует автор	Языковые формулы-клише, используемые в письме
Письмо-просьба	Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересованности предприятия в исполнении просьбы. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы.	– Прошу (просим)…; дирекция, администрация, кооператив просят (просит)…
– Обращаемся (к Вам) с просьбой… – Прошу (просим) Вас… – Мы просили бы (Вас)… – Не могли бы Вы… – Мы будем благодарны, если вы сможете… – Мы хотели бы… – В соответствии с нашей договоренностью…	прислать выслать направить (нам) сообщить получить просим
Информационное письмо	Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаимный интерес Пропаганда различной продукции или деятельности предприятия	– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем, – Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, – Нам приятно сообщить, – В ответ на Ваше письмо	что… сообщаем, извещаем, что…
Письмо-подтверждение	Уведомление отправителя о получении документов, ценностей. Подтверждение фактов, действий	– Подтверждаем получение (Вашего заказа…) – Подтверждаем условия поставки – Образцы товаров Вашего производства нами получены
Письмо-напоминание	Напоминание о необходимости ответа на запрос. Напоминание о необходимости выполнения принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.	– Напоминаем, что Вам необходимо в срок до…	направить предоставить, выполнить
– При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены…
Письмо-благодарность	Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение и т.д.)	– Благодарим Вас – Мы признательны Вам – Выражаем благодарность – Заранее благодарим (Вас)	за то, что…
Вид письма	Цели и намерения, которые реализует автор	Языковые формулы-клише, используемые в письме
Письмо-рекламация	Предъявление претензий к стороне, нарушившей при-нятие на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка	– Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…) – (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с … – К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что… – Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам – К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… – Акт экспертизы показывает, что…
Письмо-приглашение	Приглашение на какое-либо мероприятие (заседание, совещание, конференцию, семинар и т. д.)	– Приглашаем Вас… – Имеем честь пригласить Вас на … (посетить… принять участие в…) – Просим принять участие в…

Речевой этикет письма (формы обращения)

В официальной письменной речи сложились формы обращения, используемые при составлении деловых писем. Наиболее распространенные обращения с учетом ситуаций, в которых данные формулы обращения используются, приведены в Таблице 3.

Таблица 3

Формула обращения в письменной речи	Ситуации, в которых используются данные формулы обращения
Уважаемый господин… (фамилия)! Уважаемая госпожа… (фамилия)! Уважаемые господа!	Наиболее общая формула обращения
Уважаемый Анатолий Иванович!	В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях допускается обращение по имени отчеству
Уважаемые коллеги!	При обращении к лицам одного профессионального круга
Уважаемые друзья!	В письмах-поздравлениях, обращенных к коллективу
Уважаемый господин мэр!	При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления.

Согласно правилам делового этикета, если письмо начинается с личного обращения, то заканчиваться оно должно формулой вежливости: «С уважением…».

Заключительная формула вежливости выбирается на усмотрение автора, в соответствии с тем, насколько официальным или неофициальным является послание. «С уважением…» соответствует строго официальному посланию, «С уважением, Ваш» – полуофициальному, «Искренне Ваш» – неофициальному.