Методика управления коммуникацией на совещании

Важнейшая форма установления взаимодействия при выполнении производственных задач – производственные совещания. Нередки случаи, когда служебные совещания, проводимые формально и без должной подготовки, вызывают лишь раздражение и досаду по поводу потерянного времени. Каковы же методы достижения успеха при проведении совещания? Давайте сначала определим общие цели такого совещания.

Во-первых, оно проводится с целью получения необходимой для принятия решения информации; во-вторых, для выработки общих позиций по сложному профессиональному вопросу, а, в-третьих, - для мобилизации усилий сотрудников в интересах успешного решения служебного вопроса.

Для достижения этих целей перед совещанием надо продумать повестку дня, наметить связи и характер взаимодействия участников представляемых ими подразделений, продумать последовательность постановки вопросов, заранее дать поручения тем, кто будет досконально готовить отдельные вопросы, убедиться лично, что участники ознакомились с вопросами, выносимыми на повестку дня, и временем проведения совещания, и, наконец, проверить подготовку документов, помещения и технических средств.

Личная подготовка ответственного за ход совещания предполагает прежде всего усвоение всей предварительной информации, отработку тактики личного поведения, риторических приемов и взаимодействия с участниками, разработку строгого регламента.

Руководитель, оставаясь рабом дисциплины и четкого соблюдения запланированного времени, выступает, с одной стороны, как генератор идей, а, с другой, - как пример рассудительности и сдержанности в отношении принятия поспешных решений. Он выступает и в качестве главного дирижера, и иногда также ведущего солиста.

Рассмотрим условный пример хода служебного совещания. Руководитель, предварительно адаптировавшись в помещении и осмотрев его детали, сначала изучает настроение присутствующих и произносит слова приветствия. Во время непродолжительной паузы он отмечает какие-либо отклонения в поведении участников и, если видит, что кто-то еще не готов к работе, может озадачить этого сотрудника каким-то вопросом или неожиданным предложением. После паузы он представляет цели совещания и регламент проведения совещания.

Четкой тональностью подчеркивается деловая обстановка и важность вопросов. Лаконично сообщается главная информация, которая должна не только содержать основные элементы поставленной проблемы и быть достаточной для выработки решений, но и требовать коллективной работы и взаимодействия участников совещания. Слова руководителя, таким образом, содержат и призыв часто на ноте риторического вопроса, и драматизацию проблемы, и какие-то интригующие моменты, задевающие интересы участников совещания.

В третьей части выступления руководитель конкретизирует детали, потом предоставляет слово участникам, выслушивает мнения, поддерживает дисциплину, делает записи, контролирует время, исключает второстепенные вопросы. После каждого раунда обсуждения и выступления каждого из участников руководитель обязательно делает резюме словами: «Думается, что господин «Н» высказал интересную мысль, но…» При этом все позитивное каждого выступления подчеркивается, умножается, связывается с собственной позицией и общими мнениями, а негативное просто игнорируется. Сохранение такой стратегии инициирует сотрудников, усиливает взаимоуважение и ведет к взаимодействию.

После совещания руководитель анализирует его ход и результаты, фиксирует задания и сроки их исполнения для последующего контроля, а на следующем совещании обязательно останавливается на итогах и ходе выполнения мероприятий, запланированных на прошлом совещании.

Как расширенные совещания, так и индивидуальные беседы с каждым из подчиненных одинаково требуют большого внимания к речи менеджера.

При общении с подчиненными руководитель должен стремиться насытить лаконичную и выразительную речь своими мыслями и только своими словами, не пытаясь подражать чужой манере и фразеологии. Предлагая персоналу конкретный план действий, не пытайтесь уподобить свой язык языку подчиненных, как это у нас часто бывает, а лишь контролируйте реакцию и правильность понимания. Ибо нарочитое подражание может быть воспринято как неуважение и даже насмешка.