Желание произвести впечатление обещанием скорых результатов

Шаг 5. Суммировать расписание основных мероприятий

Когда временные рамки для отдельных задач, составляющих основные мероприятия, определены, по­лезно представить суммарные оценки сроков начала, продолжительности и завершения основных ме­роприятий в целом.

Шаг 6. Определить ключевые события

Ключевые события или вехи обеспечивают основу для мониторинга выполнения проекта и для управ­ления проектом. Это ключевые этапы, достижение которых служ1*г мерилом прогресса в выполнении проекта, и является целью для группы управления проектом. Простейшими вехами являются даты завер­шения каждого мероприятия, например, оценка потребностей персонала в обучении должна быть завер­шена к началу 200Х года.

Шаг 7. Определить квалификацию исполнителей

Когда задачи определены, появляется возможность определить требования к человеческим ресурсам, необходимым для их выполнения. Хотя зачастую квалификация и компетентность имеющихся в распо­ряжении работников известна заранее, этот шаг предоставляет хорошую возможность проверить, явля­ется ли план действий выполнимым при имеющихся человеческих ресурсах.

Шаг 8. Распределить задачи среди членов группы

Это включает в себя нечто большее, чем просто определить, кто что делает. С распределением задач происходит и распределение ответственности за достижение вех, то есть, ключевых событий. Другими словами, этот шаг является средством определить подотчетность каждого члена группы управления про­ектом — перед руководителем проекта и перед другими членами группы.

Поэтому распределение задач должно основываться на способностях, умениях и опыте каждого члена группы. Поручая задачи членам группы, важно убедиться, что они понимают, что от них требуется. Если это не так, то может оказаться, что уровень детализации соответствующих задач должен быть увеличен.

3.3.17. Представление плана действий

Вся содержащаяся в плане действий информация может быть представлена в графическом формате. Такой формат называется графиком Гантта. Пример графика Гантта приведен на рисунке 23. Формат мо­жет быть подстроен таким образом, чтобы соответствовать ожидаемой продолжительности проекта. Об­щий план проекта может описывать действия только на квартальной или месячной основе, тогда как для индивидуальных квартальных планов может быть использован еженедельный формат.

Место для Ваших заметок

3.3.18. Подготовка плана ресурсов

Расчеты затрат должны осуществляться на основе тщательного и аккуратного составления бюджета. Они будут иметь существенное влияние на решение о финансировании проекта и, впоследствии, на плавное выполнение проекта, если положительное решение будет принято. Снова список основных ме­роприятий нужно перенести из логической структуры в формат плана ресурсов и затрат. В процессе составления плана ресурсов следует убедиться в том, что все необходимые средства для каждого мероп­риятия предусмотрены.

Когда основные мероприятия перенесены в план, необходимо определить средства для их выполне­ния. Так как впоследствии возникнет необходимость суммировать затраты, средства должны быть расп­ределены по установленным категориям расходов. Например, на рисунке 24 показано, что для проведе­ния мероприятия «Разработать и выполнить программу переобучения персонала» требуются покупка оборудования, выплата зарплат и командировочных расходов. Затем должны быть установлены единицы измерения (штуки, человеко-дни, и т.п.), количество единиц за период и стоимость единицы. После вне­сения этой информации в таблицу можно легко подсчитать расходы за период и итоговые расходы по проекту.

Калькуляция расходов по проекту должна позволять распределение расходов между разными источ­никами финансирования, так чтобы каждая сторона ясно представляла свой вклад. Код источника фи­нансирования может быть впоследствии использован для сортировки всех затрат и определения соответ­ствующих каждому источнику итоговых сумм. Вероятно, что организации, финансирующие проект, име­ют бюджетные статьи для каждой категории затрат. С указанием бюджетных кодов становится возмож­ным сортировать расходы по бюджетным статьям.

Теперь можно спланировать расходы, просто умножая количество единиц за период на стоимость еди­ницы, и подсчитать общие расходы по проекту.

Важно помнить, что от местного партнера проекта потребуется покрытие всех постоянных расходов по предоставлению услуг, развиваемых в проекте, после того как проект будет завершен. Для того чтобы оценить их будущее воздействие на бюджет местного партнера, постоянные расходы должны быть выде­лены отдельно и суммированы за период (например, календарный год). Эти расходы могут покрываться (полностью или частично) за счет возрастающих доходов, которые местный партнер получает в резуль­тате деятельности проекта.

Место для Ваших заметок

Резюме

► План действий — это метод представления мероприятий проекта, который определяет их логичес­кую последовательность и все зависимости, существующие между ними. Он также используется для оп­ределения того, кто будет ответственным за выполнение каждого мероприятия.

► После завершения логической структуры становится возможным перенести мероприятия из ее ле­вой колонки в формат плана действий. План действий предоставляет предварительные оценки, которые могут быть впоследствии пересмотрены руководством проекта в свете фактического исполнения реали­зации проекта.

► После подготовки плана действий может быть начата работа по дальнейшей спецификации ресур­сов и планированию затрат. Расчеты затрат должны осуществляться на основе тщательного и аккуратно­го составления бюджета. Они будут иметь существенное влияние на решение о финансировании проек­та и, впоследствии, на плавное выполнение проекта, если положительное решение будет принято.

► Список мероприятий нужно перенести в формат плана ресурсов и затрат. В процессе составления плана ресурсов следует убедиться в том, что все необходимые средства для каждого мероприятия предус­мотрены.

Место для Ваших заметок