Формы управленческого общения. реализацию, исполнителей и сроки исполнения, записать содержание заключительного документа

реализацию, исполнителей и сроки исполнения, записать содержание заключительного документа.

11. Сказать несколько слов, настраивающих участни­
ков на успешную реализацию поставленных задач.

12. Окончить совещание в точно установленный срок»
Третий этап -— после проведения совещания:

1. Проанализировать ход и итоги совещания.

2. Составить итоговый протокол.

3. Составить краткий протокол и разостлать участни­кам совещания, ответственным и исполнителям.

4. Создать условия для исполнения принятых решений и контролировать ход исполнения.

5. Невыполненные решения рассматриваются на следу­ющем совещании.

Снижают затраты на проведение совещания мини-сове­щания, так называемые «совещания стоя», условия проведения которых предполагает краткое обсуждение поставленных проблем. В ряде случаев совещания целесообразно прово­дить по селектору, по телефону, в электронной и других формах. В этом случае предварительно разрабатывается форма фиксации результатов обсуждения. В табл. 7.1 при­веден один из таких вариантов.

Таблица 7.1

Форма записи результатов совещания, проводимого пространственно разделенными участниками

№ п/п	ФИО и должность участника совещания	Мнение, предложение	«+» и «—»	Кто поддержал, кто против
1.
2.
	Выводы и предложения	Решения
1.
2.
3.

Глава 7. Управленческое общение...

Конструктивными могут оказаться письменные совеща­ния. Существует несколько форм их проведения.

1. Круговая система. На листе бумаги или на элект­ронном носителе указываются цель обсуждения, проблема и предложения по рассматриваемому вопросу. Материалы передаются или рассылаются участникам. Каждый участ­ник вписывает свое мнение по представленном варианту и собственные предложения. Собранные предложения об­рабатываются, формулируется скорректированный вари­ант предложений, который рассылается участникам. Но­вый вариант рассматривается участниками, вносятся уточ­нения и передаются руководителю. Письменный обмен мнениями осуществляется до тех пор, пока не будет до­стигнут консенсус. При большом числе участников группа должна разбиваться на подгруппы по 3-4 человека. Обмен информацией производится сначала в пределах подгруп­пы. На его основе разрабатывается общий перечень идей и предложений. Результаты направляются на рассмотре­ние руководству.

2. Метод поиска причинно-следственных связей. Исполь­зуется для выявления причин возникшей проблемы и путей ее решения. Форма записи представлена на рис. 7.1.

Полученная информация анализируется, и определяют­ся наиболее вероятные причины.

3. Метод «мозгового штурма». Рассматривается в числе
наиболее эффективных методов, направленных на активиза­
цию работы персонала. С помощью этого метода осуществ­
ляется генерирование идей, выявляются проблемы, определя­
ются способы их решения. Процедура «мозгового штурма»
включает три этапа.

Первый этап — до мозгового штурма. Определяется цель его проведения, подбираются участники, обеспечива­ются условия проведения, избирается ведущий.

Второй этап — проведение мозгового штурма. Важно правильно рассадить участников (плечом к плечу). Доска или экран для записи идей располагается перед ними. Такой порядок размещения способствует концентрации внимания на фиксируемых идеях, а не на тех, кто их предлагает.

Представить участников. Сообщить основополагающие пра­вила проведения мозгового штурма — продолжительность 10-15 минут, отсутствие всякой критики и оценки идей, предлагаемых участниками, недопустимость их персонифи­кации. Предложения, выдвигаемые участниками, записыва­ются и должны быть перед их глазами.

210

Глава 7. Управленческое общение...

Третий этап — после мозгового штурма. На этом этапе требование отсутствия критики ослабляется, наиболее пер­спективные предложения обсуждаются, совместно прораба­тываются пути их совершенствования (при необходимости участникам можно предоставить время для обдумывания деталей решения и сбора необходимой информации). По итогам обсуждения формулируется окончательный вариант решения, назначаются ответственные за его реализацию и исполнители.