Понятие и функции

Функция управленческой координации ориентирована на соблюдение принципа обратной связи. Предполагается сбор, обработка и анализ информации о реакции сотрудников на принятое управленческое решение, разработанный план и организацию работ по их исполнению. Именно на этом этапе управленческого цикла управленец получает шанс скорректировать принятое управленческое решение и работу по его реализации. По сути, вновь начинают работу все функции менеджмента: собирается и анализируется информация о принятом решении и предпринятых процессах по его исполнению, вырабатываются прогнозы о внесении возможных корректирующих моментов, которые могли бы их улучшить, в случае необходимости возможно даже отменить принятое решение до его реализации и т. д.

Этап координации или регулирования неразрывно связан с контролем. Дело в том, что выявление отклонений от установленных планов и их при­чин не является самоцелью. Для достижения запланированных результатов от руководителя требуется активное вмешательство и оперативное устранение возникающих в ходе производствен­ного или управленческого процесса отклонений. В этом заклю­чается суть этапа координации.

Если установление причин отклонений не требует специаль­ного изучения и исследования, а опыт работы и квалификация руководителя соответствуют уровню их решения, то коррек­тирующие воздействия по устранению отклонений проводятся сразу.

При осуществлении корректирующих воздействий важно не только временно устранить сбои в ходе процессов, но и предусмот­реть меры, позволяющие избежать повторения подобных отклоне­ний, что достигается устранением вызвавших их причин. Вместе с тем величина отклонений в отдельных случаях может достигнуть такого значения, при котором не удается поправить дело и потребу­ется корректировка самого плана и повторная постановка задачи.

В большинстве случаев, особенно при протекании произ­водст-венных процессов, возникает сразу несколько отклоне­ний, отличающихся по важности, характеру и приоритетности устранения.

Основным правилом координации является устранение в первую очередь тех отклонений, промедление в устранении ко­торых может привести к непоправимым последствиям и серьез­ным экономическим потерям. К ним можно отнести отклонения, угрожающие жизни и здоровью людей, связанные с пожарной бе­зопасностью объектов, а также те, которые могут помешать вы­полнению задач другими подразделениями, связанными внутрен­ней, а тем более внешней кооперацией и с выполнением догово­ров и обязательств.

Объем работы на этапе координации во многом зависит от про­думанности и детальности первоначального плана.

Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев управления путем установления рациональных связей и обмена информацией между ними.

Функция координации необходима для отслеживания соответствия цикличного режима функционирования, качества производимых товаров и услуг, выполняемых операций и процедур предписанным стандартам, нормативам, правилам. Координация нацелена на обеспечение бесперебойности и непрерывности выполняемых функций управления.

Благодаря функции координации обеспечивается динамизм сис­темы управления, создается гармония взаимосвязей управленческих звеньев и подразделений, осуществляется рациональное маневрирование управленческими ресурсами внутри организации и на рынке. Объектом функции координирования являются как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управлен­ческих звеньев, участников процесса управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на управленческую ситуацию. Таким образом, координация деятельности означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое, т. е. это про­цесс распределения деятельности во времени и пространстве, приве­дение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных це­лей и обеспечивать согласованность между системой управления в целом и внешней средой.

Непрерывные изменения внешней и внутренней среды организации с особой остротой ставят вопрос о своевременной адаптации и корректировке, маневрировании ресурсами. Исполнение данной функции носит весьма ответственный характер, так как это одна из форм проявления механизмов саморегулирования и самосохранения системы. Масштабы координационных усилий соответствуют деформационным потребностям. Наибольший уровень сложности принадлежит тем мероприятиям, которые касаются качественного преобразования всей системы.

Потребность в координации может приобретать три варианта[91]:

1) номинальная взаимозависимость, при которой подразделения и сотрудники, объединяе­мые этой взаимозависимостью, вносят свой вклад в общее дело, но непосредственно между собой не связаны, а степень координации их деятельности минимальна;

2) последовательная взаимозависимость, при которой последующие подразделения зависят от предыдущих, а степень координации их деятельности весьма высока;

3) обоюдная взаимозависимость, при которой вводимые факторы производственного процесса одного подразделения становятся выходом другого и наоборот.

Основные функции управленческой координации:

• превентивная (предвидение проблем и трудностей);

• устраняющая (устранение перебоев в работе организации);

• стимулирующая (улучшение деятельности организации даже при отсутствии проблем);

• регулирующая (сохранение существующей схемы работы).