Факсограмма (факс)

Факсограммы выделяются в отдельную группу документов исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь (фототелеграфная связь) – электрический способ передачи графической информации – неподвижного изображения текста или таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п., – осуществляется при помощи факсимильных аппаратов.^[122]

Факсы могут передаваться по факсмодемной связи через персональный компьютер.

Факсимильный терминал (телефакс) – техническое средство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в электронном виде.

Факсимильная связь – один из самых дешевых и удобных средств передачи данных. Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. По факсу могут быть переданы любые виды документов (договоры, приказы, протоколы и др.), однако, в большинстве случаев факсимильная связь служит для оперативного ведения деловой переписки.

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью.

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Чаще всего факсимильные сообщения составляются в виде писем. Исходящий факс готовят в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, предъявляемых к оформлению письма. После передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, – указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер факса, количество страниц.

Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

Деловые письма, получаемые по факсу, имеют статус копии документа (незаверенной копии), если автором и адресатом не заключено соглашение о работе с факсами как с подлинниками. В случае если адресату необходим подлинник письма в качестве подтверждения или доказательства, автор письма после отправки документа по факсу высылает подлинник письма по почте или иным образом, оставляя у себя заверенную копию документа. Если деловое письмо имеет информационный характер, и для адресата письма не имеет значения, каким образом получена информация, автор письма может использовать отправку по факсу без последующей досылки адресату подлинника. В этом случае адресат получает только факсимильную копию письма, а подлинник письма остается у автора и помещается им на хранение в дело вместо заверенной копии.

Для информирования организации-адресата о последующей отправке подлинника или о том, что подлинник адресату не отправляется, на документе, предназначенном для отправки по факсу наверху справа или в составе реквизита "Адресат", может указываться: "Факс без досылки" или "Факс с досылкой".

Вопрос о юридической силе факсограммы в действующих нормативно-методических документах в полном объеме не решен. Статья 160 Гражданского кодекса РФ устанавливает, что при совершении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Таким образом, если стороны, обменивающиеся факсами, соблюдают эти условия, то документ, переданный по сети факсимильной связи, может иметь юридическую силу.

Современные факсимильные аппараты передают листы формата А 4. Существуют определенные требования к оформлению документов, передаваемых по факсимильной связи:

− объем передаваемого документа, подготовленного на формате А4, не должен превышать пяти листов (по усмотрению организации в инструкции по делопроизводству могут быть установлены ограничения на объем передаваемого по факсу документа до 10 листов текстового материала);

− документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами (не рекомендуется отправлять документы, отпечатанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, на красной или серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью; не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа; на лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне);

− ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

− факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

− не допускается передавать по факсу документы, содержащие информацию ограниченного доступа.

Для передачи информации по факсу могут использоваться специальные бланки факсов, пример такого бланка приведен на рис.3.

Адрес:   Факсимильное сообщение     Кому:       Факс:     От:       Дата:     На: (тема)       Стр.:     Копия:             □Срочно   □Секретно   □На утверждение □ Требует ответа □Разослать Текст сообщения

Рис. 3. Пример бланка факсимильного сообщения