Функциональные обязанности

2.1. Административные функции:

- организация приема посетителей;

- ведение телефонных переговоров;

- организация рабочего дня руководителя.

2.2. Организационные функции:

- организация и подготовка совещаний, их документирование;

- организация служебных командировок;

- организационно-техническое обеспечение руководителя (проверка наличия канцелярских принадлежностей, служебной и справочной литературы, одических изданий, ведение подшивки газет и журналов, внесение изменений в телефонные справочники, обеспечение необходимого порядка в кабинете и приемной, составление заявок на необходимый инвентарь, оборудование, канцтовары).

2.3. Делопроизводственные функции (в соответствии с требованиями, установленными в акционерном обществе):

—прием, отправка документов;

—регистрация документов;

—передача документов на исполнение;

—контроль исполнения документов и поручений руководителя;

—информационно-справочное обеспечение;

—составление и оформление различных документов по поручению руководителя;

—ведение архивной работы: составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение текущего хранения документов, подготовка и передача документов на хранение;

—контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представленных на подпись руководству организации, редактирование текста документов.

2.4. Ведение табеля явки сотрудников на работу.

Права

3.1.Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.2.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.3.Запрашивать у сотрудников предприятия информацию и документы по производственным вопросам для доклада руководителю.

3.4.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения оргтехники.

3.5.Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально»-

3.6.Организовывать телефонные переговоры, фильтруя поступающие к руководителю звонки.

3.7.Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированным приходом посетителей, определять приоритетность их представления руководителю.

3.8.Повышать квалификацию и профессиональный уровень.