Работа с блоками данных. Автофильтр и сортировка

Электронные таблицы часто используют для ведения простейших баз данных. Возможности таких баз меньше, чем у баз данных, разработанных в программе MS Access. Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись. Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке “Сортировка по возрастанию” или “Сортировка по убыванию” на панели инструментов. Параметры сортировки задают командой “Данные”->“Сортировка”. В диалоговом окне “Сортировка диапазона” можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

Excel позволяет выполнить сортировку строк по содержимому любых нескольких (но не более трех) столбцов. Для того чтобы произвести сортировку по двум или трем столбцам, следует выделить любую ячейку сортируемого диапазона и выполнить команду “Данные”->“Сортировка”. В диалоговом окне “Сортировка диапазона” в раскрывающихся списках “Сортировать по”, “Затем по” и “В последнюю очередь по” нужно выбрать последовательность столбцов, по данным которых сортируется список. При необходимости можно указать направление сортировки по каждому столбцу.

При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Фильтры могут быть установлены только для одного списка на листе. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой “Данные”->“Фильтр”->“Автофильтр”. По команде “Автофильтр” в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. Диалоговое окно “Условие” позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю. Помимо сравнения на равенство, при отборе записей можно использовать и другие операции сравнения. Например, >, >=, <, <=. Команда “Данные”->“Фильтр”->“Отобразить все” позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра. надо повторно дать команду “Данные”->“Фильтр”->“Автофильтр”.