Тема №4. Документооборот на предприятии

Управленческая деятельность в любой организации основана на:

1. обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей,
2. производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки, а именно документационного обеспечения управления (ДОУ) – это система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

1. технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

2. технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

3. технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;

4. технологии обработки документной информации и накопления документов;

5. технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Видовой состав документов:

1. распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;
2. акты и справки проведения вневедомственных проверок;
3. статистическая отчетность;
4. письма-запросы о деятельности организации;
5. письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;
6. материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Место технологий ДОУ как неотъемлемой части системы информационного обеспечения можно графически определить следующим образом: