Управленческая технология ведения телефонных переговоров

Если звоните вы

До разговора:

- подумайте, так ли необходим этот разговор;

- определите его цель;

- подготовьте бумагу, карандаш или ручку, а также календарь и нужные для разговора материалы.

Во время разговора:

- услышав собеседника на другом конце провода, поздоровайтесь («Алло, добрый день /доброе утро/ добрый вечер»);

- представьтесь (имя — подразделение — предприятие); говорите прямо в трубку;

- произносите слова четко;

- выясните, с тем ли человеком вы говорите, который вам нужен;

- спросите, есть ли у собеседника время на разговор или лучше перезвонить попозже;

- постарайтесь создать положительное настроение;

- не возражайте «в лоб» собеседнику, если желаете добиться благоприятного исхода разговора;

- внимательно слушайте собеседника;

- не прерывайте его;

- говорите спокойным голосом, не кричите; постарайтесь придать своему голосу приятную интонацию; чаще улыбайтесь. Собеседник этого не видит, но чувствует;

- избегайте монотонности — меняйте интонацию и темп разговора; не говорите слишком быстро или медленно — попробуйте подстроиться под темп собеседника;

- не переоценивайте способность собеседника понять специальную терминологию;

- избегайте жаргона;

- используйте паузы;

- если собеседник вас не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте сказанное теми же словами, а найдите новые;

- в конце разговора уточните, кто и что будет делать дальше.

После разговора:

- проанализируйте, сказано ли все нужное;

- проверьте, не следует ли передать кому-либо это сообщение;

- точно запишите итог разговора (о чем вы договорились с собеседником);

- запишите, что пообещали сделать;

- сделайте необходимые заметки в ежедневнике.

Если звонят вам

Всегда рядом с телефоном держите карандаш или ручку и бумагу. Отвечая после приветствия, называйте свое имя, отдел и предприятие.

Сразу запишите фамилию звонившего и его проблему. Если позвонивший не представился, попросите его об этом. Если вы не можете сразу ответить на вопрос, то передайте содержание разговора человеку, знающему данную проблему.

Спросите, можно ли перезвонить сразу же, как выясните вопрос. Если для выяснения вопроса потребуется много времени, сообщите об этом собеседнику и спросите, может ли он еще подождать или лучше позвонить попозже.

Выяснив вопрос, поблагодарите собеседника и извинитесь за то, что заставили его ждать.

Если передаете сообщение своему коллеге, предварительно коротко объясните ситуацию.

Литература: [8; 16; 23]