Организация и проведение переговоров

Важное значение имеет стиль переговоров. Следует заме­тить, что любые переговоры уникальны: каждый раз новый пред­мет для обсуждения, новые условия, новые участники. Но есть нечто общее, что отличает их от других видов деятельности: про­цесс переговоров, его организация, соблюдение всех условий, принятых в деловом мире для ведения переговоров, взаимоотно­шения участников.

Один из важнейших этапов переговоров - подготовка к ним. Именно на этом этапе во многом закладывается успех пере­говоров.

Подготовка включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка основного процесса переговоров.

К организационным вопросам относятся:

- составление программы приема партнеров;

- формирование группы (делегации) участников;

- определение места и времени;

- составление повестки дня каждого заседания;

- согласование с заинтересованными организациями ка­сающихся их вопросов и т. д.

При подготовке к основному процессу переговоров [28]:

- анализируются проблемы и заинтересованность участ­ников в их разрешении;

- формируется общий подход к переговорам;

- определяются собственная позиция на них и возможные варианты результатов.

Для того чтобы спокойно реагировать на непредвиденные обстоятельства, а главное – чтобы на переговорах были рассмот­рены все вопросы, касающиеся сотрудничества, необходимо со­ставить план.

Далее целесообразно "проиграть" беседы с воображаемым партнером, внести коррективы в этот план.

К беседе надо тщательно подготовиться. Следует не просто отвечать на вопросы партнера, а с полным знанием технических деталей описать все конкретные аспекты намечаемого предпри­ятия. Лучше всего идти на встречу с подготовленным проспектом или папкой со справочными материалами на языке партнера, что­бы он мог поработать над ним.

Особое внимание следует уделять изучению юридических аспектов предстоящей сделки – законодательству и подзаконным актам о совместных предприятиях и экспортно-импортных сдел­ках, соответствующим решениям региональных властей и т. д. Иностранных партнеров часто интересуют те детали, которые у нас просто игнорируются, например качество дорожного покры­тия в районе создания совместного предприятия.

Для того чтобы успешно вести переговоры, надо еще перед первой встречей собрать всю возможную информацию о фирме-партнере. Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руковод­стве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры. И если в беседе с представителем фирмы вы проявите осведом­ленность в делах его фирмы, это, безусловно, произведет благо­приятное впечатление. Еще более эффективно действует на парт­неров предварительное изучение особенностей предмета перего­воров.

Готовясь к встрече с партнером, необходимо наметить свою тактическую линию. Для этого полезно усвоить определен­ные тактические приемы, которые можно применять в ходе пере­говоров, добиваясь своей цели.

Основная задача переговоров в психологическом плане -убедить собеседника, заставить его захотеть сделать то, что вам нужно. При этом переговоры должны проходить в вежливо-предупредительном тоне, все нетактичные и грубые методы должны быть исключены. Но и слишком серьезная и официаль­ная манера проведения переговоров не способствует успеху. Ни при каких обстоятельствах не стоит стремиться к достижению односторонних выгод для себя.

Прежде всего необходимо заинтересовать партнера сво­им предложением. Нужно так повести разговор, чтобы ваш партнер сам высказал то, что вы хотели бы услышать от него. Для этого надо попытаться посмотреть на проблему с его точ­ки зрения.

Один из важных принципов переговоров - внимательное отношение к партнеру. Если вы покажете ему, что вы заинтере­сованный слушатель, это самый приятный комплимент. Любой собеседник на переговорах будет доволен присутствием терпели­вого слушателя, который молча слушает, пока он выскажет все свои проблемы.

Не следует начинать разговор с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях. Необходимо, чтобы собеседник с самого начала переговоров ответил "да", и удерживать его, на­сколько возможно, от слова "нет". Не случайно люди интуитивно начинают разговор с общей темы, например обмениваются мне­ниями о погоде, – как правило, здесь позиции совпадают. Или можно задать вопрос, заранее зная утвердительный ответ.

Не следует также торопиться с отрицательным ответом на предложение партнера. Д. Карнеги указывает на правило, со­блюдение которого позволяет склонить людей к нужной вам точке зрения: "Относитесь сочувственно к мыслям и желаниям других".

Психологически правильно высказывать неприятные слова после похвалы. Д. Карнеги вообще против критики, так как, по его мнению, она не только не дает ощутимого результата, но и усугубляет ситуацию.

Если возникли трудности в ходе беседы, надо постараться сосредоточиться не на позициях, а на интересах. Возможно, что интересы у вас общие. А уж если атмосфера переговоров накали­лась, надо использовать все, чтобы ее разрядить. Остроумное или шутливое замечание, сказанное вовремя, может разрядить обста­новку.

При любых переговорах не следует воспринимать другую сторону как монолит, поскольку она состоит из разных людей. Более того, даже имея дело с одним человеком, не забывайте о многогранности его личности, и вы сможете договориться с ним.

При этом не всякую информацию можно выразить словами. Немаловажную роль при общении играют невербальные (нерече­вые) средства. Опытный человек может почерпнуть очень много, наблюдая за своим собеседником.

Непременным атрибутом любой встречи является рукопо­жатие. Оно может быть очень информативным, особенно его ин­тенсивность и длительность. Слишком короткое, вялое рукопо­жатие очень сухих рук может свидетельствовать о безразличии. Слишком влажные руки, наоборот, бывают у людей при сильном

волнении. Продолжительное рукопожатие, сопровождаемое улыбкой и теплым взглядом, демонстрирует дружелюбие.

Участники переговоров часто используют жестикуляцию. Но тот или иной жест у разных народов часто означает разные понятия. Обратите внимание и на позу, которая тоже может быть очень красноречивой.

Таким образом, необходимо научиться контролировать свои движения и мимику во время деловых встреч.

Готовясь к первому разговору с иностранцами, следует четко различать официальную встречу и конкретные переговоры. В ходе официального приема, который является увертюрой к пе­реговорам, руководство фирмы – президент или председатель правления – ведет дипломатическую беседу, цель которой – соз­дание атмосферы взаимопонимания. Затем президент или пред­седатель правления удаляются, и это означает, что сейчас долж­ны начаться деловые консультации и переговоры.

Как бы медленно ни шли дискуссии, какими бы ни были дотошными партнеры, следует всегда сохранять выдержку, тер­пение, не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рас­серженно по комнате. Пытаясь изменить в свою пользу ход пере­говоров, никогда не прибегайте к уловке, которую иногда позво­ляют себе наши представители на переговорах: они говорят, что кое-кто предлагает им более выгодные условия сделки. В солидных деловых кругах это считается шантажом и бестакт­ностью.

Наиболее трудна в процессе переговоров фаза аргумента­ции. Необходимо хорошо владеть материалом и четко определить цели, которые хотим достигнуть.

При этом рекомендуется [17]:

- оперировать простыми, ясными понятиями;

- применять достоверные аргументы;

- иметь в виду, что три-четыре ярких довода достигают большего эффекта, чем множество мелких;

- наиболее сильные аргументы оглашать в начале;

- всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если это может иметь для нас неблагоприятные по­следствия. Это дает нам право требовать такого же поведения со стороны собеседника;

- избегать пустых фраз;

- как можно нагляднее, на конкретных примерах, излагать собеседнику свои доказательства, идеи;

- применять наглядные вспомогательные средства, что повышает внимание и активность собеседника, помогает лучше узнать и понять аргументы;

- учитывать, что убедительность доказательств зависит от восприятия слушателей, поэтому сначала следует выявить позицию собеседника, настроить его благожелательно по от­ношению к вам. Это достигается путем прямого обращения к собеседнику: "Что вы думаете об этом предложении?" Можно выразить свое одобрение: "Это отличная идея!", "Вы совер­шенно правы!";

- постараться обобщить факты и сведения, сделать выво­ды и предложить их собеседнику, потому что факты сами за себя никогда не говорят.

Наших бизнесменов часто подводит нежелание запоминать детали предыдущих переговоров. Многие из них считают, что достаточно держать в голове общие итоги. И при последующих стадиях переговоров попадают в неловкое положение. Поэтому после окончания переговоров руководителю или назначенному им участнику переговоров следует составить подробную запись беседы.

Нельзя забывать и о немаловажной мелочи – сувенирах для партнеров. Согласно этикету при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к вам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения. При последующих встречах обмен по­дарками становится обязательным. Покупая подарки, нужно все­гда четко представлять, кому они будут преподнесены. Сувениры распределяются строго по рангам.

Поход по увеселительным заведениям вместе с партнерами по переговорам после завершения рабочих дискуссий – неотъем­лемая часть деятельности бизнесмена, стремящегося к заключе­нию выгодного контракта. Приглашает развлечься и несет все расходы тот, кто находится в своей стране или выступает ини­циатором переговоров. В неофициальной обстановке, в ресторанах и барах, продолжаются те же дискуссии, что и за столом пе­реговоров, только более откровенно и раскованно.

После встречи рекомендуется следующее.

Выполнить анализ проведенной встречи и беседы, дать ей оценку.

Отправить благодарственное письмо с подтверждением своих обязательств, данных во время встречи.

При благоприятном исходе встречи следует (сразу после встречи) составить краткое (1-2 страницы) письмо – коммерче­ское предложение. В нем подтвердить оговоренные во время встречи решения, включив в него план реализации проекта и сме­ту. Можно приложить дополнительные материалы как подтвер­ждение нашей высокой репутации.

Это не просто правила хорошего тона. Это путь к установ­лению с партнером личных отношений, которые в бизнесе игра­ют немаловажную роль.