Порядок выдачи дел из архивов

Документ из архива выдаются:

- для использования работниками организации;

- представителями других учреждений и организаций;

- для проведения архивных работ с документами;

- для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности.

Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:

- во временное пользование вне архива;

- для работы в читальном зале архива;

- для проведения работ по копированию, созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- требованиями (заявками) на выдачу дел во временное пользование в подразделение;

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Требование (заявку) на выдачу дел в подразделения подписываются руководителем подразделения, сотрудник которого получает дело. Решение о выдаче дел в подразделения принимает руководитель делопроизводственной службы, заведующий архивом.

В целях обеспечения сохранности документов и улучшения работы по их использованию в архивах может создаваться фонд пользования. Фонд пользования – совокупность копий документов архива на бумажных носителях и других носителях, дающих возможность при необходимости представить документ в виде копии. Фонд пользования создаётся на комплекс наиболее интенсивно используемых документов в целях ограничения выдачи подлинников документов. Выдача документов фонда пользования архива проводится по журналу выдачи документов фонда в котором указываются: номер по порядку, дата выдачи, шифр копии, характер использования, срок выдачи в подразделение или работы с документом в архиве, название структурного подразделения, сотрудник, которому выдана копия, его подпись, дата возврата.

4.2. Систематизация документов в делопроизводстве.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.