Приказы по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам оформления приема на работу, перевода, увольнения, изменения условий оплаты труда, поощрения, по вопросам наложения взысканий, премирования конкретных работников учреждений, назначение, перемещение и увольнение которых осуществляется руководством учреждения, пенсионного обеспечения конкретных работников и другим вопросам.

Подготовку проектов приказов по личному составу осуществляет служба по работе с персоналом учреждения. Проекты приказов по личному составу готовятся на основании поручений руководителей и в установленных случаях -заявлений работников.

Приказы по личному составу печатаются на бланках с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом красного цвета. В левом нижнем углу бланков приказов проставляются учетные номера бланков.

Вторые и последующие страницы приказов печатаются на чистых листах формата А-4 и нумеруются посередине верхнего поля листа.

Приказ по личному составу должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, «О поощрении...», «Об объявлении взыскания...» или фамилий и инициалов работников (например, «Об Иванове А.А.»).

Текст приказа по личному составу о назначении, увольнении, переводе включает соответствующий глагол в повелительном наклонении: «Назначить», «Уволить», «Перевести» и т.п.

В приказах о приеме на работу необходимо указывать: фамилию, имя, отчество (полностью), на какую должность, в какое подразделение, с какого числа оформляется работник, вид приема на работу (постоянную - с испытательным сроком, временную -на определенный срок, по совместительству), особые условия работы (неполный рабочий день и т.д.).

Тексты приказов по вопросам поощрения, премирования, взыскания составляются с указанием, на кого налагается взыскание или кому объявляются меры поощрения, причины издания приказа, соответствующего глагола (например. «Объявить», «Наградить», «Премировать» и т.д.), формы взыскания или поощрения.

В приказах об увольнении (прекращении действия трудового договора) указывается дата и основание увольнения. Основание увольнения должно быть изложено в краткой форме в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации.

Не допускаются произвольные сокращения наименований подразделений, учреждений системы Банка России и должностей.

Подготовленный проект приказа по личному составу должен быть согласован (завизирован):

- с руководителем учреждения, курирующим соответствующее структурное подразделение;

- с руководителем службы по работе с персоналом либо лицом, его замещающим;

- с юрисконсультом, отвечающим за кадровые вопросы;

- при необходимости с подразделением организации бухгалтерского учета и отчетности (финансово-штатным подразделением).

Согласование производится в форме визирования проекта приказа по личному составу.

Проект приказа по личному составу, не завизированный руководителем службы по работе с персоналом, юрисконсультом, не является подготовленным к подписанию и не может быть передан на подпись.

Приказы по личному составу учреждений подписывают руководитель или лицо, его замещающее.

Проект приказа по личному составу представляется на подпись руководителю учреждения ответственным должностным лицом службы по работе с персоналом.

РАСПОРЯЖЕНИЕ - административно-правовой документ, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов.

Подготовку распоряжений осуществляют структурные подразделения или должностные лица учреждения.

Распоряжения печатаются на бланках формата А-4 с изображением Государственного герба Российской Федерации с геральдическим щитом синего цвета. В левом нижнем углу бланков приказов проставляются учетные номера бланков.

Вторые и другие страницы распоряжений печатаются на чистых листах формата А-4 и нумеруются посередине верхнего поля листа. Текст распоряжений печатается без оборота.

Текст распоряжения должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных (например, «О введении...», «О проведении...», «О выделении...») или существительных, указывающих на. предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Заголовок должен соответствовать содержанию распоряжения и кратко передавать его смысл.

Текст распоряжения состоит из двух взаимосвязанных частей -констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо вопроса, обосновывает издание распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Для распоряжений констатирующая часть обязательна.

Распорядительная часть начинается, как правило, со слов «ПРЕДЛАГАЮ». «ОБЯЗЫВАЮ», «ПОРУЧАЮ», которые печатаются прописными буквами с отдельной строки с нулевого положения табулятора.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты имеют номера, числа которых состоят из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта внутри пункта. В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель -структурное подразделение - указывается в соответствующем падеже, в скобках в именительном падеже - конкретное должностное лицо.

Например:

«Хозяйственно-эксплуатационному управлению (Фамилия Инициалы)».

Исполнители могут указываться и обобщенно. Например:

«Руководителям структурных подразделений Главного управления Банка России по Смоленской области».

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме -«Разработать», «Подготовить», «Обеспечить», «Организовать», «Зачислить», «Возложить», «Предоставить» и т.д.

Срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

В тексте распоряжения, как правило, последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного распоряжения.

Распоряжения могут иметь приложения, указания на которые делаются в соответствующих пунктах текста. Приложения к распоряжению не являются самостоятельными документами, не регистрируются отдельно от распоряжения.

Подготовленный проект распоряжения должен быть согласован (завизирован):

- с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта распоряжения либо лицом, его замещающим;

- с руководителем структурного подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте распоряжения, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем юридического службы, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем службы ДОУ. либо лицом, его замещающим.

Согласование производится в форме визирования проекта распоряжения. Проект распоряжения, не завизированный указанными лицами, не является подготовленным к подписанию и не может быть передан на подпись.

Распоряжения подписываются руководителем учреждения., или заместителем руководителя в пределах его полномочий.

Контроль за сроками исполнения распоряжений осуществляет служба ДОУ, если иной порядок не определен в тексте распоряжения. Контролируется исполнение в срок действий, указанных в распорядительной части распоряжения.

ПИСЬМА печатаются (согласно ГОСТ Р 6.30- 2003) на специальных бланках для писем. Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего, в связи с этим, адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление служебных писем возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ..

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документов, на которые дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Исходящие письма(отправляемые) визируются заинтересованным должностным лицом (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающегося на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работниках предприятия.

Текст - основной реквизит делового письма. При составлении официальных писем с однотипной информацией широко применяются типовые тексты и тексты - трафареты. Это даёт большую экономию времени и упрощает процесс составления и печатания писем. Текст письма должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание письма может быть представлено в форме сплошного связного текста, а также текста в сочетании с цифровой информацией (анкетами или таблицами). Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.

. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется во время заседания секретарем или сотрудником, ответственным за ведение работы с документами.

По полноте освещения заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи, отметка о направлении в дело. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих).

Слова ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ печатаются прописными буквами.. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются фамилии пишут в именительном падеже. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме - СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатаются прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже.; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

АКТ - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ; акт приема-передачи документов; акт списания материалов; коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы. Во вводной части акта указывается основание его составления. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих. Акт может иметь заголовок, например, "Акт о списании материалов".

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и лица, ответственного за перевозку груза).

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях, может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

В докладной записке, составленной в связи с заданием или поручением, указывается чье или какое задание (поручение) выполнялось. Внутренние докладные записки составляются не на бланке, подписываются и датируются автором. Докладные записки (внешние) направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.