Карта процесса

Предположим, мы провели бенчмаркинг системы закупок нашего конкурента и установили, что она на 10% дешевле нашей. Теперь нам необходимо проанализировать эту систему и точно понять, как она работает и где конкурент получает экономию. Другими словами, нам необходим способ подробного описания операций, происходящих в цепи поставок, т.е. мы хотим получить какой-то механизм, помогающий перечислить отдельные виды деятельности и продемонстрировать зависимости между ними. Самый простой способ сделать это — составить карту процесса (process chart).

Существует несколько типов карт процессов, но все они начи­наются с того, что анализируемый процесс разбивается на отдель­ные виды деятельности. Предположим, мы анализируем процесс размещения заказа. В нем можно описать следующие основные виды деятельности:

• получение запроса на закупку материалов;
• проверка бюджета подразделения и выдача разрешения на закупку;
• составление списка возможных поставщиков и отправка за­просов на цены;
• анализ полученных цен и выбор лучшей из них;
• обсуждение условий закупок в ходе переговоров с постав­щиком;

· размещение заказа на закупку;

• осуществление любых необходимых последующих действий и экспедирование заказа;

· осуществление платежа по счету-фактуре поставщика.

Мы можем составить неформальную карту процесса, на кото­рой условно показана вся его последовательность (рис. 8.4).

Такая неформальная карта дает общую картину процесса, но не позволяет детально в нем разобраться. Более полезный подход начинается с описания всех видов деятельности:

• операция: что-то фактически делается;
• перемещение: продукты перемещаются;
• хранение: продукты ожидают, когда они потребуются;
• задержка: продукты ожидают, что с ними что-то произой­дет;
• инспектирование: проверка уровня качества продукции.

Затем мы можем составить серию видов деятельности и опи­сать точно, что в их ходе происходит. Для этого мы воспользуемся следующими шестью шагами.

Шаг 1. Перечислите все виды деятельности в нужной последова­тельности с начала до завершения процесса.

Шаг 2. Классифицируйте каждый вид деятельности как операцию, перемещение, инспекцию, задержку или хранение. Опре­делите необходимое для этого время и расстояние, на ко­торое осуществляется перемещение.

Шаг 3. Обобщите все виды деятельности, установите общее вре­мя, интенсивность выполнения каждого вида деятельнос­ти и получите любую другую нужную вам информацию.

Шаг 4. Критически проанализируйте каждый вид деятельнос­ти, задавая, к примеру, такие вопросы: почему эта де­ятельность осуществляется таким образом? можем ли мы устранить этот вид деятельности? как мы можем его улучшить? можем ли мы объединить виды деятель­ности?

Шаг 5. Теперь пересмотрите весь процесс, чтобы иметь меньше видов деятельности, сократить время их выполнения, пе­ремещать продукты на меньшее расстояние и т.д.

Шаг 6. Проверьте новые процедуры, подготовьте организацию к осуществлению изменений, проведите подготовку персо­нала, выполните другие необходимые действия и осуще­ствите изменения.

Первые три шага дают подробное описание текущих видов деятельности; пример формата для карты показан на рис. 8.5. Шаги 1 и 2 обычно выполняются в ходе наблюдений, а шаг 3-е при­менением вычислений. Последние три шага направлены на со­вершенствование процесса.

Задача

Составьте карту процесса, отражающую доставку грузов на автомо­билях в супермаркет.