Организация работы с документами

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение (см. рис. 1)).

К таким работам можно отнести:

прием и регистрацию;

рассмотрение документов руководителем;

порядок прохождения документов в организации;

их исполнение;

контроль исполнения;

формирование дел;

подготовку и передачу дел в архив.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, внутренние документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

· 46. Основные типы стратегий, уровень их разработки и ответственность.

· Стратегия – система мер, которая рассчитана на перспективу, а потому обеспечивает достижение стоящих перед организацией целей. Эталонные С. развития предполагают учёт следующих составляющих: продукта; рынка; отрасли; положения фирмы внутри отрасли; технологии.

· С. концентрированного роста связаны с изменением продукта или рынка, и не затрагивают три других элемента. К ним относятся:

· 1. С. усиления позиции на рынке. Фирма с данным продуктом на данном рынке пытается завоевать лучшие рыночные позиции. Для реализации данной С. требуются большие маркетинговые усилия. Возможна горизонтальная интеграция, либо установление контроля над своими конкурентами.

· 2. С. развития рынка. Заключается в поиске нового рынка для уже производимого продукта.

· 3. С. развития продукта. Предполагает решение задачи роста за счёт пр-ва нового продукта или его усовершенствования на уже освоенном фирмой рынке.

· С. интегрированного роста возможны в сильном и динамично развивающемся бизнесе.

· 1. С. обратной вертикальной интеграции. Предполагает объединение предприятия с поставщиками, либо создание дочерних организаций, которые будут осуществлять снабжение. Предприятие уменьшает свою зависимость от колебания цен на сырьё и материалы и ограничивают свою зависимость от политики поставщиков. Если до интеграции поставки рассматривались как центр расходов организации, в результате интеграции могут рассматриваться как центр доходов.

· 2. С. вперёд идущей вертикальной интеграции. Выражается в росте фирмы за счёт приобретения или усиления контроля над теми структурами, которые находятся между фирмой и конечным потребителем (система распределения и продаж).

· С. диверсифицированного роста реализуются в том случае, если фирмы не могут дальше существовать на одном рынке с данным продуктом. Типы С. диверсифицированного роста:

· 1. С. централизованной диверсификацией. Базируется на поиске и использовании заключённых в существующем бизнесе дополнительных возможностей для пр-ва новых продуктов. Уже существующее пр-во остаётся в центре внимания, а новое возникает, исходя из тех возможностей, которые имеются на освоенном рынке.

· 2. С. горизонтальной диверсификации. Предполагает поиск возможности роста на существующем рынке за счёт новой продукции и новой технологии. При этом фирма должна стремиться производить такие продукты, которые будут использовать уже имеющиеся производственные мощности, и основное внимание уделять области поставок.

· 3. С. конгломеративной диверсификации. Состоит в том, что фирма расширяется за счёт пр-ва продуктов, технологически не связанных с уже производимыми, которые реализуются на новых рынках. Успех данной С. будет зависеть от тех факторов, которые связаны с микро- и макросредой деятельности предприятия.

· С. сокращения применяются в том случае, когда фирма нуждается в перераспределении своих производственных и организационных возможностей после длительного периода роста.

· 1. С. ликвидации. Является примером крайнего случая, когда фирма не может вести дальнейший бизнес.

· 2. С. «сбора урожая». Предполагает отказ от долгосрочных целей в пользу краткосрочных, т.е. нацелена на получение максимальной прибыли в текущий период времени. Фирма должна максимально эффективно осуществлять сбыт продукции; при возможности необходимо сократить затраты на закупки, на рабочую силу и попытаться получить максимальный доход от распродажи имеющегося товара и того товара, который производится при общем сокращении объёма пр-ва.

· 3. С. сокращения - Фирма распродаёт своё имущество или продаёт одно из своих подразделений.

· 4. С. сокращения расходов - Нацелена на поиск новых возможностей уменьшения издержек.

· Конкурентная стратегия базируется на определенном конкурентном преимуществе. Чтобы добиться его, организации необходимо выбрать свою конкурентную стратегию. Существуют следующие конкурентные стратегии:

· - Стратегия лидерства по издержкам – снижение полных издержек пр-ва товара (услуги). В центре внимания- низкие издержки по сравнению с конкурентами. Это преимущество создает эффективную защиту против конкурентных сил.

· - Стратегия дифференциации – придание товарам специфических черт, отличающих их от товаров фирм-конкурентов, что способствует привлечению большого количества покупателей. Хотя наличие отличительных качеств требует более высоких издержек, успешная дифференциация позволяет добиться большей рентабельности за счет того, что рынок готов принять более высокую цену.

· - Стратегия оптимальных издержек – дает возможность покупателям получить за свои деньги большую ценность за счет сочетания низких издержек и широкой дифференциации продукции. Задача в том, чтобы обеспечить оптимальные (самые низкие) издержки и цены относительно продукции с аналогичными чертами и качеством.

· - Стратегия фокусирования –специализация на нуждах одного сегмента рынка без стремления охватить весь рынок. Цель -удовлетворить потребности выбранного целевого сегмента лучше, чем конкуренты. Может опираться как на дифференциацию, так и на лидерство по издержкам. Фокусированная дифференциация – обеспечит представителей выбранного сегмента товарами (услугами), наиболее полно отвечающими их вкусам и требованиям. Фокусированное лидерство по издержкам – ориентирована на узкий сегмент покупателей, где фирма опережает своих конкурентов за счет более низких издержек пр-ва.

· - Наступательные стратегии – конкурентное преимущество обычно достигается за счет использования творческой наступательной стратегии, которой конкурентам не так-то просто противостоять

83. Понятие «эффективность управления»: критерии и методы определения эффективности управления.

Эффективность управления представляет собой отношение совокупного результата управленческой деятельности к стоимости ресурсов, затраченных на его достижение. Основные факторы эффективности управления, оказывающие прямое непосредственное влияние на эффективность администрирования:

- управленческий потенциал организации, т.е. совокупность всех ресурсов, которыми располагает система управления;

- совокупные затраты на содержание и функционирование системы управления – определяются характером, способом организации, технологией и объемом работ по осуществлению функций управления;

- эффект управления, т.е. совокупность всех экономических, социальных и иных выгод, которые получает организация в процессе осуществления управленческой деятельности.

Второстепенные факторы, оказывающие косвенное влияние на эффективность системы управления: - квалификация руководящих работников и исполнителей; - фондовооруженность системы управления, т.е. степень и качество обеспечения управленческих работников вспомогательными средствами (компьютерами, оргтехникой и т.п.); - социально-психологические условия в трудовом коллективе; - организационная культура.

В составе критериев эффективности управления можно выделить общие и частные показатели. Общие показатели характеризуют конечные результаты деятельности организации, а частные – эффективность использования отдельных видов ресурсов.

Для оценки эффективности управления коммерческими предприятиями наиболее целесообразно использовать такие общие показатели как прибыль и рентабельность.

Общая сумма прибыли, получаемая предприятием за определенный период, обычно складывается из прибыли от реализации продукции (работ, услуг), прибыли от прочей реализации и прибыли от внереализационных операций.

Прибыль от реализации продукции, услуг или выполненных работ определяется как разность между общей суммой выручки от реализации продукции (без налога на добавленную стоимость и акцизов) и величиной затрат на производство и реализацию, включаемых в себестоимость.

Полученная предприятием балансовая прибыль распределяется между государством и предприятием. После внесения в соответствующие бюджеты налога на прибыль в распоряжении предприятия остаются денежные средства, которые и образуют его чистую прибыль. Чистая прибыль предприятия направляется в фонд накопления, фонд потребления и резервный фонд.

Исходя из порядка формирования прибыли, ведется ее факторный анализ. Основной целью факторного анализа является оценка динамики показателей балансовой и чистой прибыли, выявление степени влияния на финансовые результаты ряда факторов, в число которых входят: - рост или снижение себестоимости продукции; - рост или снижение объемов реализации; -повышение качества и расширение ассортимента выпускаемой продукции; - выявление резервов увеличения прибыли.

Важнейшим показателем, характеризующим эффективность управления коммерческим предприятием, является его рентабельность. Рентабельность (Р) определяется как прибыль, получаемая с каждого рубля затраченных средств.

Система показателей рентабельности складывается исходя из состава имущества предприятия и проводимых предприятием хозяйственных операций. С указанной точки зрения выделяют: 1. Рентабельность имущества предприятия –отношение чистой прибыли к средней величине активов предприятия; 2. Р внеоборотных активов – отношение чистой прибыли к средней величине внеоборотных активов; 3. Р оборотных активов -отношение чистой прибыли к средней величине оборотных активов; 4.Р инвестиций - отношение прибыли от инвестиционных проектов к долгосрочным затратам на их реализацию; 5. Р собственного капитала - отношение чистой прибыли к величине собственного капитала; 6. Р заемных средств – отношение платы за пользование кредитами к общей сумме долгосрочных и краткосрочных кредитов; 7. Р реализованной продукции - отношение чистой прибыли к выручке от реализации продукции.

Используя перечисленные выше показатели рентабельности, можно не только общую эффективность функционирования системы управления организации, но и результативность использования отдельных видов ресурсов (активов) предприятия.