Учет командировочных в валюте

Командировочные расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем в рублях по курсу на дату выдачи валюты под отчет (п.п. 5,6 и 7 ПБУ 3/2006).

По общему правилу в учете валютный аванс работника, командированного за границу, учитывается в рублях по официальному курсу, установленному на дату выдачи денег из кассы. Дальнейший пересчет в рубли задолженности подотчетного лица не производится. Исключение составляют два случая:

· аванс израсходован не полностью;

· выявлен перерасход аванса.

Сумма утвержденного валютного перерасхода согласно авансовому отчету включается в состав расходов по обычным видам деятельности по курсу на дату утверждения авансового отчета. Ее необходимо принять на учет и возместить работнику.

Отдельного синтетического счета для учета наличной иностранной валюты не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" рекомендуется открывать субсчет счета 50 "Касса в иностранной валюте", учет по которому ведется в двух оценках: по видам валют и в рублях.

Приходные и расходные кассовые документы необходимо отражать как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

В соответствии с п.23 "Порядка ведения кассовых операций на территории РФ", утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, организация должна вести только одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Остатки кассовой наличности в иностранной валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции счета 50 со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".

ПРИМЕР 1.8. Приказом руководителя организации работник командируется в Нью-Йорк сроком на семь дней с предварительным заездом в Москву на один день.

В расчет суммы аванса, выданного работнику, при составлении сметы расходов приняты следующие компенсационные выплаты:

· стоимость проезда железнодорожным транспортом из СПб в Москву и обратно – 5700, в т.ч. НДС 869 руб.,

· стоимость авиабилетов из Москвы в Нью-Йорк и обратно 36 000 руб.,

· суточные на территории России и Америки. Согласно приказу директора суточные установлены в следующих нормах: по территории России – 1000 руб, в Нью-Йорке – 80 USD,

· расходы по найму жилого помещения за 5 дней проживания в отеле в Нью-Йорке 1200 (240 * 5) USD,

Официальный курс ЦБ РФ доллара США составил:

· на дату выдачи денежных средств командированному работнику – 29 руб.,

· на дату возврата неизрасходованной подотчетной суммы и утверждения авансового отчета – 29,15 руб.

Сумма аванса, полученного работником, составляет:

· в рублях – 45 000;

· в валюте – 1700 USD.

По расходам, осуществленным на территории РФ, может быть предъявлен к вычету налог на добавленную стоимость. В соответствии с п.7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) при наличии счетов-фактур, оформленных в общеустановленном порядке.

По возвращении из командировки представлен авансовый отчет, в котором отражены предусмотренные в смете расходы, подтвержденные первичными документами.

Решение примера 1.7 представлено в табл. 6.

Таблица 6

Отражение в учете командировочных расходов

Содержание операции	Сумма, USD	Сумма, руб.	Корреспондирующие счета Дебет Кредит
1. Выдано работнику под отчет в рублях
2. Выдано работнику под отчет в долларах (1 700 х 29 руб./USD)	1 700		71/вал.	50/вал.
3. Списаны расходы на проезд по территории РФ			20(26,44)
4. НДС по проезду на территории РФ
5. Списаны расходы на покупку авиабилетов		36 000	20(26,44)
6. Начислены суточные в валюте (80 USD х 6дн. х 29 руб./USD) в пределах норм			20(26,44)	71/вал
7. Начислены суточные в рублях за три дня (за день пересечения границы при возвращении из командировки и за 2 дня следования по территории России) в пределах норм			20(26,44)
8. Начислены суточные в рублях сверх норм (300х3 дня)			20(26,44)
9. Списаны расходы на проживание в отеле (240 USD *5дн.*29)		34 800	20(26,44)	71/вал.
10. Возвращены рублевые денежные средства в кассу фирмы (45000-4831-869-36000-3000)
11. Возвращены неизрасходованные валютные денежные средства в кассу фирмы (20*29,15)			50/вал.	71/вал
12. Отражена курсовая разница по командировочным расходам (20х (29,15 руб. - 29 руб.))			71/вал.	91-1

В совокупный годовой доход работника с целью начисления налога на доходы физических лиц необходимо включить суточные сверх норм за три дня в размере 900=00 рублей, а также начислить на эту сумму страховые взносы.