![]() |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
|
№ п/п | Типология | Наименование |
По видам | Организационно-правовые, распорядительные, по личному составу (кадровые), справочно-информационные, справочно-аналитические | |
По форме | Индивидуальные, типовые, трафаретные | |
По содержанию | Простые, Сложные | |
По происхождению | Официальные Личные | |
По месту происхождения | Внешние Внутренние | |
По срокам хранения | До минования надобности, до 5 лет, свыше 15 лет, постоянно | |
По гласности | Секретно, для служебного пользования (д.с.п.), совершенно секретно, конфиденциально, несекретно | |
По средствам фиксации | Рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы | |
По стадиям | Оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки | |
По срочности | Срочные, несрочные | |
По наименованиям | Анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, приказы и т.д. |
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота, все документы распределяются по документопотокам, например: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы и т.п. Документопоток – совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени.
Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определенная степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.
Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения.
Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков хранения. Дело – совокупность документов по определенному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.
Дата публикования: 2015-02-28; Прочитано: 1062 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!