Заявление. Заявления подразделяются на две группы

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреж-дению или должностному лицу.

Заявления подразделяются на две группы:

- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организа-ции, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организа-ции, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние...), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления являются:

ü наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);

ü дата;

ü регистрационный номер;

ü адресат;

ü фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации);

ü подпись

Пример оформления заявления

Справка:

Справка: 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служеб-ного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представения в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справ-ки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Например:

Справка о комплектовании тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО) в 2009 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель орга-низации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгал-тером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные:

· фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;

· указание, в удостоверении каких сведений выдана;

· для каких целей или в какую организацию выдана;

· подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

· дату составления;

· оттиск печати.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что … действительно работает…» и т.д.

Обязательными реквизитами справки являются:

ü наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения);

ü наименование вида документа (СПРАВКА);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления (для внешней справки);

ü адресат;

ü заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4);

ü подпись;

ü оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Пример оформления справки

Сводка

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным критериям, но связанные одной темой. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандарт-ном листе бумаги.

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем.

Обязательными реквизитами сводки являются:

ü наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения);

ü наименование вида документа (СВОДКА);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления (для внешней);

ü адресат;

ü заголовок к тексту;

ü подпись.

Пример оформления сводки

Заключение

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложе-ний по рассматриваемому вопросу или доку-менту в заключении указывается: «С проек-том... согласны» или «По проекту... замеча-ний нет». Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписы-вается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются:

ü наименование вида документа (ЗАКЛЮЧЕНИЕ);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü подпись;

ü оттиск печати (при составлении

заключения на стандартном листе бумаги). Пример оформления заключения

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.

Обязательными реквизитами отзыва являются:

ü наименование вида документа (ОТЗЫВ);

ü дата и регистрационный номер;

ü место составления;

ü заголовок к тексту;

ü подпись;

ü оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Пример оформления отзыва