Типы данных. Ячейки рабочего листа могут содержать три типа данных

Ячейки рабочего листа могут содержать три типа данных:

1) Текстовые данные – представляют собой строку текста произвольной длины. MS EXCEL воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях.

2) Числовые данные – это отдельное число, введенное в ячейку. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, используются в вычислениях.

Формулы – применяются при вычислениях. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства "=". Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул.

57. Электронные таблицы Excel: структура рабочего листа и рабочей книги.

Структура рабочего листа.

Рабочий лист состоит из ячеек, которые объединены в столбцы и строки. Адрес (имя) ячейки образуется обозначением столбца и номером строки. При форматировании меняется только внешний вид рабочего листа, а структура остается неизменной. ЭТ MS EXCEL позволяет изменять структуру рабочего листа: добавлять и удалять строки, столбцы и произвольные диапазоны ячеек

Алгоритм:

1. Сделать текущей строку (столбец, ячейку), рядом с которой необходимо добавить новую строку (столбец, ячейку).

2. Выполнить команду ВСТАВКА–СТРОКИ (СТОЛБЦЫ, ЯЧЕЙКИ).

3. Для вставки диапазона ячеек, указать способ: со сдвигом вправо, со сдвигом вниз.

Замечание: При этом строка будет добавлена сверху текущей, столбец – слева, ячейки – соответствии с указанным способом.

Нельзя путать операцию очистки содержимого ячеек и операцию удаления. В первом случае удаляются данные, ячейка становится пустой, но не удаляется. Полностью удалить одну ячейку, строку, столбец или произвольный диапазон можно с помощью пункта меню ПРАВКА.

Алгоритм:

1. Выделить диапазон.

2. Выполнить команду ПРАВКА–УДАЛИТЬ

3. При удалении диапазона указать способ удаления: со сдвигом влево, со сдвигом вверх.

Структура рабочей книги.

Документ программы MS EXCEL называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов. Внизу каждого из них есть ярлычок с указанием имени листа. Чтобы открыть лист, надо щелкнуть по его ярлычку. С рабочими листами можно выполнять следующие операции:

1) Вставка нового листа.

Алгоритм:

1. Выполнить команду ВСТАВКА-ЛИСТ или щелчок правой клавишей мыши по ярлыку листа, в открывшемся контекстном меню выбрать пункт ДОБАВИТЬ-ЛИСТ.

2. Новый лист будет добавлен в начало рабочей книги.

2) Переименование.

Алгоритм:

1. Щелчок правой клавишей мыши по ярлыку листа, в открывшемся контекстном меню выбрать пункт ПЕРЕИМЕНОВАТЬ или двойной щелчок по ярлыку листа.

2. Ввести новое имя листа.

3. Завершить ввод нажатием клавиши <ENTER>.

3) Копирование (перемещение).

Алгоритм:

1. Активизировать лист, который нужно копировать (перемещать).

2. Выполнить команду ПРАВКА-ПЕРЕМЕСТИТЬ/КОПИРОВАТЬ ЛИСТ или. щелчок правой клавишей мыши по ярлыку листа, в открывшемся контекстном меню выбрать пункт ПЕРЕМЕСТИТЬ / КОПИРОВАТЬ

3. Указать, в какую книгу (в какой документ) поместить лист.

4) Удаление.

Алгоритм:

1. Выделить лист.

2. Выполнить команду ПРАВКА-УДАЛИТЬ ЛИСТ.

3. Подтвердить удаление.

5) Изменение порядка следования рабочих листов.

Алгоритм:

1. Перетащить мышью ярлычок листа на новое место.

58. Электронные таблицы Excel: встроенные функции, построение диаграмм и графиков.

Встроенные функции: MS Excel содержит 320 встроенных функций. Простейший способ получения полной информации о любой из них заключается в использовании меню?.Для удобства функции в Excel разбиты по категориям (математические, финансовые, статистические и т.д.).

Обращение к каждой функции состоит из двух частей: имени функции и аргументов в круглых скобках. Аргументы функции могут быть следующих типов:

1)числовые константы, например, функция ПРОИЗВЕД(2;3) вычисляет произведение чисел 2 и 3, т.е. 2·3.

2)ссылки на ячейки и блоки ячеек (функция ПРОИЗВЕД (А1;С1:СЗ) вычисляет произведение содержимого ячеек А1,С1,С2 и С3, т.е. А1·С1·С2·СЗ

3) текстовые константы (заключенные в кавычки).

4) логические значения.

5) массивы.

6) имена ссылок, например, если ячейке А10 присвоить имя СУММА (последовательность команд Вставка, Имя, Определить...),а блоку ячеек В10:Е10 -имя ИТОГИ, то допустима следующая запись: =СУММ(СУММА; ИТОГИ).

7) смешанные аргументы, например, =СРЗНАЧ (Группа;АЗ;5*3)

Формулы, содержащие функции, можно вводить непосредственно в ячейку, в строку формул или создавать с помощью Мастера функций. Для вызова Мастера функций необходимо выбрать команду Функция в меню Вставка или нажать кнопку Мастер функций (значок fx). B открывшемся диалоговом окне выберите категорию и имя функции, затем в поля с соответствующими подсказками введите аргументы. После нажатия кнопки Закончить готовая функция появится в строке формул

Диаграмма – это графическое представление числовых данных. Диаграммы упрощают сравнение и восприятие чисел и поэтому весьма популярны.Для построения или изменения существующих диаграмм служит Мастер диаграмм.

Алгоритм:

1. Выделить данные, по которым будет строиться диаграмма

2. Запустить Мастера диаграмм выполнив команду ВСТАВКА-ДИАГРАММА или щелчок
по пиктограмме " Мастер диаграмм " на панели инструментов " Стандартная ".

3. Выбрать на вкладке " Стандартные " в поле Тип нужный тип диаграммы.

4. В поле Вид выбрать вид диаграммы.

5. Щелкнуть по кнопке Далее.

6. Убедиться, что правильно выбран диапазон. В случае ошибки, с помощью сворачивающей кнопки диалогового окна, выбрать диапазон заново.

7. Указать, как будут группироваться данные: по строкам или по столбцам.

8. Задать параметры диаграммы с помощью вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных. По ходу установки параметров в окне просмотра будут отображаться внесенные изменения.

9. Щелкнуть по кнопке Далее.

10. Определить место размещения диаграммы: на текущем или на новом листе рабочей книги.

11. Щелкнуть по кнопке Готово.

Если диаграмма размещена как объект на текущем рабочем листе, ее можно перемещать и изменять размеры, действуя по принципам работы с объектами в ТП MS WORD. Форматирование диаграммы осуществляется с помощью панели инструментов " Диаграммы " или контекстного меню, которое можно вызвать щелчком правой клавиши мыши по элементу диаграммы.

59. Электронные таблицы Excel: создание формул, копирование формул, относительная адресация, автозаполнение,

Программа MS EXCEL обладает средством автозаполнения ячеек: содержимое ячейки запоминается и предлагается при заполнении другой ячейки в этом же столбце. Уже по первой букве программа "догадывается", что хочет ввести пользователь. Если требуется именно это слово, надо подтвердить ввод нажатием клавиши <ENTER>. Автозаполнение применяется и при вводе данных, подчиняющихся несложному закону изменения.

Алгоритм:

1. Ввести в ячейку первый элемент последовательности.

2. В смежную ячейку ввести второй элемент последовательности.

3. Выделить эти две ячейки.

4. Потянуть мышью за маркер автозаполнения.

Операции с данными выполняются посредством формул, вводимых в ячейки рабочего листа. Формула в MS EXCEL – это комбинация постоянных значений, знаков арифметических действий, адресов ячеек, функций. Формула вводится в ячейку и определяет правила вычисления в ней.

Ссылками называются адреса ячеек, указанные в формуле. По умолчанию MS EXCEL воспринимает ссылки в формулах как относительные. Например для формулы = С6*D6 в ячейке Е6 это означает следующее: "Взять число из ячейки, находящейся в этой же строке и в столбце слева через один, и умножить на число из ячейки, находящейся в этой же строке и в столбце непосредственно слева".

Удобство относительных ссылок становится очевидным при копировании формул.

Алгоритм:

1. Выделить ячейку с формулой.

2. Протащить маркер заполнения по всему диапазону ячеек, который нужно заполнить копиями формулы.

60. Электронные таблицы Excel: подготовка документа к печати.

Прежде чем выводить электронную таблицу на печать, нужно продумать дополнительные элементы на печатной странице, задать размеры полей и другие параметры:

1) Настройка параметров страницы

Вызвать диалоговое окно " Параметры страницы " можно, выполнив команду ФАЙЛ-ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. Оно содержит вкладки:

§ Страница.

Устанавливается ориентация страницы, масштаб, размер бумаги, качество печати.

§ Поля.

При представлении страницы на вкладке Поля границы полей отображаются пунктирными линиями. С помощью счетчиков можно изменить размеры всех полей. Флажки Центрировать на странице обеспечивают центрирование рабочего листа по горизонтали между боковыми полями, а по вертикали – между верхним и нижним полем. Изменение установок отображается на образце.

§ Колонтитулы.

В программе MS EXCEL по умолчанию колонтитулы отсутствуют. Если они необходимы, то их создают на этой вкладке. Создать и отредактировать колонтитулы можно и с помощью команды ВИД-КОЛОНТИТУЛЫ.

§ Лист.

Служит для настройки параметров рабочего листа, учитываемых при печати. По умолчанию MS EXCEL производит печать от начальной ячейки (А1) до последней заполненной ячейки рабочего листа. Для задания другого диапазона, его нужно указать в поле Выводить на печать диапазон. Можно задать Сквозные столбцы и строки. Они будут напечатаны на каждой странице. Здесь же выбирается последовательность вывода страниц и способ печати (черновая, черно-белая).

2) Предварительный просмотр

Предварительный просмотр позволяет увидеть, как будет выглядеть каждая страница рабочей книги при печати. Вызвать окно предварительного просмотра можно командой ФАЙЛ-ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР или щелчком по пиктограмме " Предварительный просмотр ".

Когда рабочий лист не помещается на одной странице, кнопки Далее и Назад позволяют перемещаться между страницами.

Кнопка Масштаб служит для переключения между изображением полной страницы и увеличенным изображением рабочего листа.

Кнопка Поля предназначена для отображения текущей настройки полей. Регулировку полей можно производить перетаскиванием.

Кнопка Страница вызывает окно Параметры страницы.

3) Настройка параметров печати

Если щелкнуть на кнопке печать MS EXCEL напечатает один экземпляр выделенных рабочих листов. Определить устройство вывода, диапазон печати, количество копий можно в диалоговом окне " Печать ". Открыть его можно с помощью команды ФАЙЛ-ПЕЧАТЬ.

61. Базы Данных: назначение, виды, назначение таблиц и запросов.

СУБД – система управления базами данных. Это название целого класса программных продуктов, ориентированных на работу с базами данных. Англоязычная версия этой аббревиатуры – DBMS(database management system).

База данных (БД) – в Access это файл, который служит для хранения данных, объектов и настроек СУБД. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи.

Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц. В Access существует несколько типов запросов.

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.

Запись – аналог строки в таблице. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран, и т.д.

62. Информационно поисковые системы: назначение, возможности.

В настоящее время значительно возросла потребность общества в эффективной работе с правовой информацией. Это не возможно без использования компьютерных справочных правовых систем (СПС).

Справочная Правовая Система – это программный комплекс, включающий в себя массивы правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации (производить поиск конкретных документов или их фрагментов, формировать подборки необходимых документов, выводить информацию на печать и т.д.).

СПС "Консультант Плюс".

Наибольшее распространение получила СПС "Консультант Плюс". Она представляет собой доступный и эффективный инструмент для ежедневной работы с правовой информацией. Весь информационный массив разбит на базы, в зависимости от сферы применения.

После запуска программы любым стандартным для приложений ОС WINDOWS способом и выбора базы (в данном случае - Консультант Плюс-Версия Проф), откроется рабочее окно СПС. Большинство элементов интерфейса стандартны:

§ Строка заголовка.

§ Горизонтальное меню.

§ Панель инструментов.

§ Рабочее поле (Карточка Реквизитов).

Любой юридический документ характеризуется определенными признаками, т.е. реквизитами (дата принятия, статус, вид документа и т.д.). Для поиска документа необходимо внести эти данные в соответствующие поля Карточки Реквизитов, т.е. составить запрос к СПС. При этом количество документов, соответствующих запросу, отражается в Строке статуса. Обычно достаточно заполнения двух – трех полей.

После того, как запрос составлен для формирования списка документов, соответствующих данному запросу, нужно щелкнуть по кнопке " Поиск ". Откроется окно со сформированным списком. Перейти к тексту искомого документа можно, выполнив двойной щелчок по его названию.

Каждый документ открывается в отдельном окне и представляет собой гипертекст, содержащий ссылки на другие статьи и термины, требующие пояснений. Термины, используемые в качестве ссылок, обычно выделяются в тексте статьи другим цветом. При подведении указателя мыши к ссылке его форма меняется. Щелчок в этот момент позволяет перейти к документу, посвященному смежному вопросу.

Чтобы вернуться в Карточку Реквизитов необходимо закрыть (или свернуть) окна текста и списка документов. Для составления нового запроса Карточку Реквизитов надо очистить. Это можно сделать с помощью команды ПРАВКА - ОЧИСТИТЬ ВСЕ или ПРАВКА-ОЧИСТИТЬ, если нужно очистить лишь одно поле.

Каждый запрос к системе сохраняется в Истории запросов. Ее можно просмотреть открыв вкладку История в Карточке Реквизитов.