Стандартизация и унификация первичных документов

В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью од­нозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению.

Централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и обработки первичной документации называется унификацией. Таким путем создаются типовые документы (кассовые, банков­ские и др.). Установление строго определенных размеров бланков типовых документов получило название стандартизации.

Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале XIX в. правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязатель­ных на всей территории Российской империи, но это не привело к практи­ческому их применению. В условиях плановой экономики попытки стандар­тизации документов имели успех только применительно к кассовым и банков­ским документам.

За рубежом (например, в Японии) универмаги при приеме товара от пос­тавщиков используют только стандартные накладные. Однако в целом стрем­ление унифицировать первичные документы не дало и не могло дать желае­мых результатов по следующим причинам:

огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценнос­тей и многообразие их предметных характеристик;

разнообразие типов цен (фиксируемые, меняющиеся, учетные и т.п.);

неоднородность образцов вычислительной техники;

множественность типов предприятий (объем хозяйственной деятельнос­ти, специализация);

особенности транспортировки товаров.

Пристальное внимание уделяется стандартизации и унификации первич­ной документации и в нашей стране. Во времена существования СССР типо­вые формы первичных документов межотраслевого назначения и порядок их применения утверждались Минфином СССР по согласованию с Госкомста­том СССР. С 1998г. формы первичной учетной документации разрабатыва­ются Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации, а документы по учету банковских операций разраба­тываются Центральным банком РФ.

В унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых и банковских операций) организация по необходимости может вносить дополнительные реквизиты, при этом все реквизиты утвержденных форм остаются без измене­ний. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допуска­ется. При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами.