Назначение информационного обеспечения (ИО)

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память персонального компьютера (ПК) осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.

Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

источникам возникновения: первичная и производственная (промежуточная, командная, отчетная);

способу фиксации: устная и документированная;

способу выражения: цифровая и алфавитная;

характеру фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;

направлению движения: входящая и исходящая;

стабильности: переменная и условно - постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

функциям управления;

принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово- экономическая, оперативно-производственная;

времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ -

предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное направление ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему:

представлять полную, достоверность и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу;

обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов;

предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентом задачи и функционировать в режиме информационно - справочного обслуживания;

в процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.