Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції

6.1. Реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення або надходження до контори, архіву, приватного нотаріуса документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного номера з одночасним записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах, книгах, реєстрах.

6.1.1. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників) та документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса.

Не підлягають реєстрації документи оперативного характеру згідно з примірним переліком, наведеним у додатку 8.

6.1.2. Вхідні документи, що надійшли на адресу контори, архіву, приватного нотаріуса, приймаються особою, відповідальною за загальне діловодство, і проходять реєстрацію в день надходження.

Внутрішні (накази, доповідні записки, заяви працівників тощо) та вихідні документи реєструються в день їх підписання.

6.1.3. При надходженні кореспонденції перевіряється правильність доставки за адресою на конверті, розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та перевіряється наявність документів і додатків до них.

6.1.4. Неправильно оформлена (документ не підписаний, не засвідчений та ін.), пошкоджена або надіслана не за адресою кореспонденція повертається відправнику або пересилається за належністю.

6.1.5. У разі пошкодження кореспонденції (конверта) і неможливості її використання або відсутності в конверті документа, або додатків до нього складається акт (додаток 9) у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий - залишається у конторі, архіві, у приватного нотаріуса.

6.1.6. Усі конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції.

6.2. Реєстрація документів здійснюється в:

журналі реєстрації вхідних документів (додаток 10);

журналі реєстрації вихідних документів (додаток 11);

книзі реєстрації наказів (додаток 12).

6.3. У журналі реєстрації вхідних документів підлягають реєстрації заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, заяви про відкликання заяви про прийняття спадщини або про відмову від спадщини, заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину, заяви спадкоємця на одержання частини вкладу спадкодавця у банку (фінансовій установі), заяви про видачу свідоцтва виконавцю заповіту, заяви виконавця заповіту про відмову від здійснення своїх повноважень, заяви другого з подружжя про видачу свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя, заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про накладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення суду і слідчих органів про накладання арешту та інші, якщо вони надійшли поштою.

Подальша реєстрація таких документів здійснюється у встановленому порядку.

6.4. Підлягають реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів заяви батьків про надання згоди неповнолітній дитині на відчуження майна, заява одного з подружжя про згоду на відчуження (придбання) майна, заява від співвласника про відмову від переважного права купівлі частки в праві спільної часткової власності, заяви про скасування заповіту або довіреності тощо.

6.5. Заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена/неодружений, удова/удівець), викладаються на нотаріально оформлюваному документі, примірник якого залишається у справах нотаріуса, і не підлягають реєстрації у журналі вхідних документів. Якщо текст заяви не вміщується на нотаріально оформлюваному документі, він має бути продовжений чи викладений на окремому аркуші, прошитому до нотаріально оформлюваного документа міцною ниткою білого або червоного кольору.

6.6. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток 13).

У штампі вказуються найменування контори, архіву або прізвище, ім'я, по батькові приватного нотаріуса, дата надходження документа та його реєстраційний індекс (порядковий номер за реєстраційним журналом та номер справи (наряду) за номенклатурою справ), дата.

6.7. На вихідному документі проставляється номер, що відповідає порядковому номеру за журналом реєстрації вихідних документів і номеру справи (наряду), у якій буде зберігатися другий примірник вихідного документа із зазначеними реквізитами.

6.8. Перший примірник вихідного документа надсилається адресатам поштою або передається нарочним. В останньому випадку він вручається адресату під розписку в розносній книзі для місцевої кореспонденції (додаток 14).

6.9. На документах, що виконані, проставляється відмітка про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого аркуша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що свідчить про виконання), а також слова "До справи" і номер справи (наряду), у яку повинен бути підшитий виконаний документ.