![]() |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
|
6. Взаимоотношения (служебные связи)
Должностные лица структурных подразделений, сторонние организации | Бухгалтер-кассир получает документы | Бухгалтер-кассир передает документы |
Взаимоотношения с должностными лицами бухгалтерской службы | ||
Главный бухгалтер | Приходные и расходные кассовые документы | Кассовые отчеты |
Взаимоотношения с должностными лицами других структурных подразделений | ||
Инспектор отдела кадров | Отчеты о расходовании бланков трудовых книжек | Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним |
Взаимоотношения со сторонними организациями | ||
Обслуживающий банк | Выписки по счетам и прилагаемые к ним документы Письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком | Расчетно-платежные банковские документы Чеки на получение денежных средств и объявления на взнос наличными Сведения по вопросам работы с денежной наличностью |
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схема документооборота приведена на рис. 10.
Рис. 10. Организация документооборота в организации
Работники производственных подразделений (начальники цехов, мастера, кладовщики, табельщики) и функциональных служб (работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, бухгалтерии) заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по этому графику. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика документооборота. В ней перечисляются первичные документы, сроки их представления и подразделения, в которые их следует представить.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Извлечение из графика документооборота организации в виде перечня работ на разных стадиях документооборота (на примере расходного кассового ордера) приведено в табл. 15.
Таблица 15 График документооборота
(извлечение)
Наименование документа | Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) | |
Создание документа | Количество экземпляров | 1 (один) |
Ответственный за выписку | Бухгалтер-кассир | |
Ответственный за оформление | Главный бухгалтер | |
Ответственный за исполнение | Бухгалтер-кассир | |
Срок исполнения | Ежедневно (до часов) | |
Проверка документа | Ответственный за проверку | Главный бухгалтер |
Кто представляет | Бухгалтер-кассир | |
Порядок представления | При кассовом отчете | |
Срок представления | Ежедневно (до часов) | |
Обработка документа | Кто исполняет | Главный бухгалтер |
Срок исполнения | Ежедневно (до часов) | |
Передача в архив организации | Кто исполняет | Главный бухгалтер |
Срок исполнения | По окончании года (до числа следующего месяца) |
Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
5.5. ТЕКУЩИЙ АРХИВ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Текущий архив основан на четкой классификации документов и системном формировании их в дела.
Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.
Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура Дел должна быть в каждом структурном подразделении, в том числе и в бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.
Рассмотрим общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:
>• первичные документы, как правило, хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
>• каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с №... по №... включительно) и количество листов; >• кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены;
X каждое дело должно быть снабжено заголовком. Заголовки дел должны быть краткими и точными, при их составлении необходимо учитывать сроки хранения документов. Сроки хранения устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, которые установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций (1989) с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой Российской Федерации и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 г.
Для большинства документов сроки хранения составляют не менее пяти лет (для некоторых — более пяти лет). Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело, На следующем этапе производится систематизация заголовков. Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре.
1. Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов
2. Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.)
3. Плановая и отчетная документация
4. Учетные регистры
5. Первичные документы
6. Переписка
Расположение дел закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.
Сформированная номенклатура дел утверждается руководителем организации.
Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.
Изъятие первичных учетных документов может производиться органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.
Закон РФ от 18.04.1991 № I026-I «О милиции» (далее — Закон «О милиции») (п. 33 ст. 11) разрешает также милиционерам участвовать в выездных налоговых проверках. По закону сотрудники ФСНЭП могут проводить проверки не только в сопровождении налоговых инспекторов, но и независимо от них (п. 35 ст. 11 Закона «О милиции»).
Основаниями для совместных проверок являются следующие:
> если проверка организована по инициативе милиции;
> если инспекторы обнаружили нарушения, проверить которые можно только с участием оперативников или специалистов-ревизоров из МВД России.
По Закону «О милиции» (п. 25 ст. 11) милиционеры вправе в присутствии двух понятых и представителя фирмы осмотреть помещения, опечатать их, изъять документы, образцы сырья и продукции, провести инвентаризацию, ревизию.
На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.
Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома, например сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.
По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сдаются в архив организации. Если архив в структуре организации не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора в зависимости от сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.
Дата публикования: 2015-01-15; Прочитано: 1108 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!