Вводное собрание

Основная цель вводного собрания – представить аудиторов группы и сообщить базовые правила работы. Аудитору необходимо рассмотреть множество вопросов, и привычка иметь под рукой готовую повестку дня, безусловно, обеспечит успех встречи и рассмотрение всех запланированных вопросов. Аудитор должен:

1. Представить группу.

2. Подтвердить имеющиеся причины проведения аудита и его область распространения.

3. Подтвердить критерии (стандарт или иное), на основании которых проводится аудит.

4. Определите: что, будет выполняться, когда и кем. Хотя программа аудита и предоставлена заранее, необходим ее краткий обзор и уточнение, не появилось ли каких-либо изменений в последний момент.

5. Разъясните, что аудит основан на выборочной проверке.

6. Сообщите проверяемой стороне, что вся информация, полученная в ходе аудита, будет рассматриваться как конфиденциальная.

7. Разъясните, каким образом будут представлены результаты аудита.

8. Разъясните, что такое несоответствия, как они классифицируются (существенные/несущественные и т.п.), и каким образом о них будет сообщаться.

9. Согласуйте статус документации системы управления качеством проверяемой стороны до начала аудита.

10. Проверьте, осведомлен ли персонал проверяемой организации о проведении аудита.

11. Обсудите вопросы техники безопасности и необходимости использования аудиторами средств обеспечения безопасности.

12. Объясните необходимость заключительного собрания, его детали, дату и цель.

13. Подтвердите информацию об обеспечении (офис, питание, и т.д.).

14. Ответьте на все вопросы, касающиеся аудита.

К сведению:

a) Руководитель группы председательствует на собрании и руководит им. Это необходимо делать вежливо, тактично и дипломатично.

b) На крупных объектах, в частности, в международных организациях внутренним аудиторам, как и внешним, могут потребоваться сопровождающие.