Практична робота № 1

Практична робота № 1

Тема: Методика створення баз даних і таблиць в MS СУБД Access

Мета: Навчитися самостійно розробляти прості локальні бази із застосуванням СУБД MS Access

1 Короткі теоретичні відомості

План створення бази даних

1 Формалізована постановка функціонального завдання, розв'язуваного студентом;

2 Теоретичне обґрунтування вирішення формалізованого завдання з використанням БД;

3 Проектування БД для розв'язуваного завдання;

4 Технологія створення БД;

5 Особливості експлуатації СУБД.

СУБД MS Access. СУБД MS Access належить до об’єктно-орієнтованих систем. Під об’єктами у MS Access розуміють все, що має ім’я. Множину об’єктів MS Access складають таблиці, записи, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об’єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об’єкти взаємопов’язані між собою, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв’язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об’єкти. Це пояснюється тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які надалі обробляються формами, запитами тощо.

Таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, облік студентів та викладачів вузу. Таблиці пов’язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну.

База даних - це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп’ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається з таких етапів:

- створення структури БД;

- введення даних;

- редагування структури і даних;

- відшукання інформації в БД;

- оформлення звітів.

В Access база даних – це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути ще такі об’єкти: форми, запити, макроси, модулі.

Технологія створення БД. Процес створення БД, здійснюється відповідно до її структури, отриманої в результаті проектування. Вона містить у собі створення таблиць, запитів (для введення, перегляду й обробки даних) та звітів (для перегляду й виводу на друк даних з бази й результатів їх обробки).

Таблиц і. Будь-яка таблиця складається з рядків і стовпців. В термінології БД Access рядкам відповідають записи, стовпцям – поля.

Кожна таблиця зберігає інформацію про дану тему. Представлена в таблиці інформація описує однотипні предмети, операції, або їх характеристики. По суті це список, в якому перераховані аналогічні по своїх ознаках об’єкти.

Запис містить повну інформацію про об’єкт, тобто запис це сукупність значень всіх полів про об’єкт. Кількість записів рівна кількості об’єктів.

Всім записам відповідає одна і та сама множина полів, хоч в певних полях значення може бути порожнім. При внесенні записів в таблиці, вони не впорядковуються, а зберігаються в тій послідовності, в якій внесені в таблицю.

Полем єокремий стовпчик в таблиці. В таблиці полями є прізвище, відділ, оклад і т. д. Кожне поле в межах таблиці має своє унікальне ім’я і містить дані певного типу і певної довжини. В кожне поле вноситься частина інформації про об’єкт, яка називається значенням поля.

Типи даних і їх представлення. Кожне поле таблиці зберігає дані різних типів. Типи полів вводяться для того, щоб програма знала, як обробляти дані і скільки місця виділяти для них в базі. Access підтримує такі типи даних:

Текстовий. Цей тип поля найчастіше використовується і прийнятий по замовчуванню. В такі поля вводяться як символи так і числа. Дані, що зберігаються в таких полях, не можуть використовуватися в арифметичних виразах. При виборі текстового поля необхідно вказати його розмір. Програма використовує вказане значення довжини поля, а все решту заповнює пропусками.. По замовчуванню задається розмір поля 50 символів. Максимальна кількість поля текстового типу рівна 255 символів.

Поле типу Memo. Якщо діапазон зміни текстових полів великий, то використовуються поля типу Memo, в яких для даних відводиться стільки місця, скільки вони займають реально. В ці поля, як правило, заносяться примітки, пояснення, коментарі. На відміну від текстового поля, в нього можна занести стільки знаків, скільки треба. Числовий тип. Числовий тип в СУБД Access має декілька підтипів, що наведено в табл. 1.1. Над числовими полями виконуються арифметичні операції.

Таблиця 1.1 Підтипи полів для типу Числовий

Назва типів полів	Діапазон значень	Розмір в байтах
Байт	0 - 255
Ціле	-32768 - +32767
Довге ціле	-2147483648-2147483648
Дійсне з одинарною точністю
Дійсне з подвійною точністю
Дійсне
Грошовий тип

Грошовий тип зберігає інформація про гроші. Цей тип заокруглюється автоматично під час обчислень.

Дата/час. Зберігає дату, є декілька форматів, займає 8 байтів.

Лічильник. Цей тип використовується для унікальної ідентифікації записів у таблиці. Також нумерує записи. Таке поле зазвичай має крок 1, або номер генерується випадковим чином. Це ціле числове значення від 1 до двох мільярдів. Тип лічильник може мати тільки одне поле, котре зазвичай використовується в ролі ключового.

Логічний тип приймає значення 1 або 0, (так, ні). Поле не може бути пустим. 0 інтерпретується як хибне значення, 1 - як істинне, займає 1 біт.

Ключ. Кожне поле в записі унікальне, як же розрізнити між собою записи. Як швидше знайти потрібний запис. В реляційних базах даних для цієї проблеми вводиться унікальний ідентифікатор – первинний ключ це унікальна характеристика для кожного запису в межах таблиці. В ролі такого ключа вибирається одне або декілька полів запису.

Простий ключ це існуюче поле таблиці, яке містить унікальне значення. Прикладом таких полів можуть бути ідентифікаційні коди, номери машин.

Складний ключ це комбінація двох або більше полів таблиці. Прізвище+ідентифікаційний код. На практиці складний ключ використовують для таблиць з відношенням “багато до багато”.

Визначення зв’язків між таблицями. Первинний ключ поряд з однозначною ідентифікацією запису, дозволяє реалізувати і зв’язок між таблицями. Завдяки таким зв’язкам інформація з однієї таблиці стає доступною для іншої. Коли БД складається з декількох таблиць, то робота її завдяки таким зв’язкам стає ефективнішою, спрощується ввід даних, знижується ймовірність помилок, легше проектувати бази.

Зв’язки встановлюються з рахунок того, що в багатьох таблицях присутні поля з однаковими значеннями. Тут не обов’язково, щоб поля мали однакові імена, досить зберігати однозначну відповідність значень. Для одної з таблиць таким полем є первинний ключ, поле другої таблиці відіграє роль зовнішнього ключа.

Узгоджуючи значення первинного ключа однієї таблиці і зовнішнього ключа другої (зв’язаної) таблиці можна зв’язати між собою 2 записи.

Завдяки зв’язкам здійснюється процес, в ході якого виконується збірка необхідної інформації, яка зберігається в окремих таблицях реляційної бази даних. Зв’язки встановлюють між таблицями відношення різних типів:

- Один до одного

- Один до багатьох

- багато до одного

- багато до багатьох

Один до одного. Одному запису однієї таблиці відповідає один запис другої таблиці.

Один до багатьох. Одному запису однієї таблиці відповідає багато записів другої таблиці, але одному запису другої таблиці не може відповідати більше одного запису 1-ї таблиці.

Багато до багатьох. Кожному запису 1-ї таблиці відповідає багато записів другої таблиці, а кожному запису другої таблиці відповідає багато записів 1-ї таблиці.

Умови, яким повинні відповідати типи даних зв’язуючих полів.

- Зв’язуючі поля повинні бути одного типу

- Якщо зв’язуючі поля числового типу, то вони повинні мати однаковий розмір

- Поле типу Лічильник можна зв’язувати з числовим полем зі значенням Довге ціле.

Цілісність бази даних. Цілісність даних – це система правил, які регулюють взаємодію між зв’язаними таблицями і забезпечують коректність збережуваних даних. База даних це динамічний механізм з точки зору обновлення інформації і головна задача цілісності даних полягає в тому, щоб база даних постійно містила точну і актуальну інформацію.

Цілісність даних передбачає, що дані введені в загальне поле двох зв’язаних таблиць повинні співпадати. Це означає, що дані, які вводяться в поле зовнішнього ключа дочірньої таблиці повинні співпадати з даними первинного ключа основної таблиці. При модифікації зв’язаних полів програма автоматично перевіряє їх значення. Якщо зміна порушує встановлений зв’язок, то видається повідомлення про помилку.

Умови цілісності даних:

- Обидві таблиці повинні належати одній базі

- Зв’язане поле ключової таблиці повинно бути ключовим

- Повинна зберігатися відповідність між типами зв’язаних полів

Правила для підтримки цілісності бази:

- В поле зовнішнього ключа дочірньої таблиці не можна ввести значення, яких немає в полі первинного ключа головної таблиці

- В поле зовнішнього ключа можна ввести NULL, щоб показати, що даний запис не зв’язаний з записами головної таблиці

- Не можна видаляти запис основної таблиці, якщо в дочірній таблиці є зв’язані з нею записи

- Не можна змінити значення первинного ключа в головній таблиці, якщо для даного запису існують зв’язані записи в дочірній таблиці

2 Питання вхідного контролю

1 Що називається базою даних?

2 Наведіть приклади баз даних?

3 Яка структура таблиці баз даних?

4 Що називається полем?

5 Що називається записом?

6 Наведіть приклади типів полів?