Заява – це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням чи пропозицією на адресу установи чи посадової особи

Заява може бути:

- простою (викладається тільки прохання);

- мотивованою (вказується мотивація прохання);

- складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям..

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява:

посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій

адресовано заяву.

При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:

Директор ові … Карпенк у П.І.; Ректор у (ові) …Юзв’я к Л.П.;

завідувач у (-еві) … Високих Л.Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р,Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява:: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абазацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. При необхідності вказується кількість сторінок кожному з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім – прізвище).

1.1. Мотивована заява. Деканові економічного

факультету НАУ Самойлову О.М.

студента 3 курсу економічного

факультету групи 32 МЕ

Аляб’єва Сергія Івановича

заява.

Прошу надати мені відпустку з 03.04.2005 р. по 09.04. 2005 року в зв’язку з участю в обласних змаганнях із важкої атлетики.

01.04.2005 р. (підпис)

______________________________________________

1.2. Складна заява. Ректору Львівської гуманітарної

академії проф. Черемних С. С.

студента Київського національного

університету ім. Т.Г. Шевченка

Твердохлєбова Олега Ігоровича

заява.

У зв'язку з переїздом моїх батьків до м. Львова на постійне проживання прошу зарахувати мене студентом III курсу економічного факультету ЛГА із спеціаль­ності "Міжнародна економіка".

Додаток: 1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

3) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

20.07.2005 р. (підпис) О.І. Твердохлєбов

Зміст і розміщення реквізитів зовнішніх заяв і заяв, які пишуться в спеціалізованому діловодстві, відрізняються від вищенаведених. Так, зокрема, у зовнішніх особистих заявах необхідно вказувати, як правило, домашню адресу чи дані документа (паспорта, посвідчення тощо). У зовнішніх службових заявах необхідно вказувати, зокрема, посаду, підрозділ і повну назву установи заявника. В усіх зовнішніх заявах слід використовувати тільки загальновживані абревіатури й скорочення.

У спеціалізованому діловодстві реквізити заяв передбачають подання у відповідній формі специфічної інформації. У заяві-зобов’язанні необхідно, наприклад, зазначити термін і спосіб повернення позики, дані про заробітну плату. У позовній заяві необхідно детально викласти конкретні факти з указанням прізвищ, посад, подій тощо, додати оригінали чи копії документів з інших установ (квитанції, довідки, висновки експертизи тощо).

2. Автобіографія.