Принципи контролю

Для того, щоб контроль міг забезпечити досягнення цілей підприємства, він повинен відповідати таким принципам:

стратегічна спрямованість контролю – управлінський контроль повинен мати стратегічний характер, відображати загальні пріоритети розвитку підприємства і підтримувати їх;

гнучкість контролю – як і плани, контроль повинне бути достатньо гнучким і пристосовуватись до змін. Якщо щось непередбачене можна спрогнозувати, тоді контроль стає неприйнятним;

простота контролю – контроль повинен відповідати потребам і можливостям людей, що взаємодіють у системі контролю і реалізують їх. Надмірна складність контролю веде до безладдя і до втрати управління ситуацією;

економічність контролю – всі витрати, які має підприємство при здійсненні контролю, повинні призводити до збільшення його переваг і прибутків. Витрати коштів повинні наближувати підприємство до визначених цілей. Тому, сумарні витрати на систему контролю перебільшують переваги, підприємству краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж запровадити менш тотальний контроль;

орієнтація на результати – кінцева ціль управлінського контролю повинна полягати не в тому, щоб зібрати інформацію, встановити стандарти і визначити проблеми, а в тому, щоб вирішити задачі, які стоять перед підприємством. Контроль можна назвати ефективним тільки тоді, коли підприємство фактично досягає своєї цілі і може сформулювати нові цілі;

відповідність справі – контроль повинен відповідати виду діяльності, що контролюється, об’єктивно вимірювати та оцінювати те, що дійсно важливо;

своєчасність контролю – визначається не швидкістю або частотою його проведення, а годинним інтервалом між проведенням виміру та оцінки, який адекватно відповідає явищу, що контролюється. Система ефективного контролю – це система, яка надає необхідну інформацію керівництву підприємства до того, як настане криза.

4. Бар’єри контролю і роль менеджера в організації
ефективного контролю

Хоча контроль і є важливою функцією, серед підлеглих й інших людей всередині організації часто виникає опір контролю. Менеджерам важливо розуміти, чому люди опираються контролю, і знати, як перебороти цей опір.

Найчастіше зустрічаються такі помилки контролю, що викликають роздратування співробітників: обмеження контролю інцидентом і формування “негативного досьє” на співробітника; тотальний контроль і породження недбалості у співробітників; прихований контроль і виникнення прикрості; контроль улюбленої ділянки; контроль як проформа; контроль через недовіру; утримання висновків контролю при собі.

Саме тому, можна дати такі поради менеджерам для використання ефективного контролю:

завжди пам’ятайте, що контроль повинен розглядатись і встановлюватись як позитивна діяльність, яка є необхідною для зосередження людей, часу і грошей на виконання організаційних цілей;

підтримуйте включення ваших підлеглих в контроль їх власної діяльності. Самоконтроль часто є найкращим контролем;

зосереджуйте контроль на результатах, а не на діяльності і зовнішньому вигляді;

регулярно переоцінюйте контроль, щоб впевнитись, що він все ще є необхідним і відповідає ситуації;

включайте підлеглих в розробку методів і здійснення контролю;

пам’ятайте, що деяке відхилення від стандартів є нормальним явищем;

спостерігайте як за позитивними, так і за негативними відхиленнями. Будьте впевнені у своєму визначенні і оцінці позитивних відхилень;

бійтеся підлеглих, які виступають проти контролю, тому що не бажають бути занадто обмеженими, або “втратити свободу”. Їх опір, насправді – це небажання нести відповідальність за результати діяльності.

ЛЕКЦІЯ. ПРОЦЕС КОНТРОЛЮ

1. Процес контролю: сутність і зміст основних етапів.

2. Організаційні аспекти управлінського контролю.

3. Контролююча система – система якості.

4. Організація діяльності підприємства при контрольних перевірках з боку зовнішнього середовища.

1. Процес контролю: сутність і зміст основних етапів

Процес контролю кожного типу на кожному рівні складається з трьох основних етапів. На мал.64 показано типовий рух процесу контролю через ці етапи.