Пример решения. 3.1 Создание простой формы «Преподаватели»

3.1 Создание простой формы «Преподаватели».

3.1.1.Выберите корешок «Форма» и щелкните на кнопке «Создать». Появится окно «Новая форма», которое имеет вид, как показано на рис.2.

Рисунок 3.

Данное окно предлагает выбрать таблицу или запрос в качестве источника данных. Выберем таблицу «Преподаватели». Метод создания формы с помощью «Конструктора». При входе в режим конструктора формы Access предоставляет панель инструментов конструктора форм, бланк свойств форм, незаполненную сетку области данных и основной инструмент работы ─ панель элементов. Если ее нет на экране, выполните команду Вид/Панель элементов или включите кнопку «Панель элементов» на главной панели инструментов.

После ее выбора откроется панель элементов:

Рис.4

Кнопки элементов (слева на право и сверху вниз):

─ выбор объектов ─ нажата по умолчанию и используется для выделения, изменения размера, перемещения и редактирования элемента управления;

─ мастер ─ активизация мастера по созданию элементов управления;

─ подпись ─ создает элемент управления подпись и может использоваться для создания заголовков и инструкций, не связанных с элементами управления;

─ поле ─ создаёт элемент управления поле;

─ группа ─ создание группы элементов управления, содержащей несколько выключателей, переключателей или флажков;

─ выключатель ─ создаёт элемент управления выключатель, который может принимать значение Вкл/Выкл;

─ переключатель ─ создает элемент управления переключатель, который может принимать значение Вкл/Выкл;

─ флажок ─ создает элемент управления флажок, который может принимать значение Вкл/Выкл;

─ поле со списком ─ объединение двух элементов управления: поле и список. Если список закрыт Access выводит значение первого столбца. Вы можете изменить его значение, выбрав в списке новое значение;

─ список ─ содержит список потенциальных значений;

─ кнопка ─ создание кнопки, с помощью которой можно активизировать макрос или функцию Access Basic;

─ рисунок ─ активизирует мастера диаграмм для включения в форму объекта Microsoft Graph;

─ свободная рамка объекта ─ включение объекта OLE из другого поддерживающего OLE─приложения;

─ присоединенная рамка объекта ─ включение объекта OLE, хранящегося в базовой таблице в форму;

─ разрыв страницы ─ вставляет символ конца страницы в многостраничных формах;

─ подчиненная форма/отчет ─ используется для вывода данных из нескольких таблиц в форме или отчете;

─ линия ─ включение в форму прямых линий;

─ прямоугольник ─ включение в форму прямоугольников;

─ дополнительные элементы ─ предназначен для дизайна создаваемой формы.

3.1.2.Переташите нижнюю границу области данных, чтобы увеличить поле работы, захватите ее край с помощью указателя мыши и потащите его. Откройте список полей базовой таблицы, нажав на кнопку панелей инструментов «Список полей». Перетащите по одному поля из списка или выделите все поля двойным щелчком по заголовку списка формы (можно выделить первое нужное поле и

последнее поле группы при нажатой клавише Shift). При размещении перетаскиваемого поля в форме учитывайте, чтобы Access мог разместить еще и подпись к элементу управления. Окно конструктора будет иметь вид, как показано на рис.3.

Рисунок 5.

3.1.3.Откорректируйте размер и расположение элементов по своему усмотрению. Например поместите поля «Фотография» и «Дом_телефон» с права от «Номер_П». Для этого необходимо пометить выбранное Вами поле и поместить маркер так, чтобы вместо указателя появилась рука. Для удобства ввода информации некоторые поля необходимо увеличить, выберите корректируемое поле и установите маркер в положение, чтобы он приобрел форму двойной стрелки. Увеличьте поля «Кафедра» и «Дом_адрес». Если необходимо перенести объект без надписи, установите маркер, чтобы он имел вид руки с поднятым указательным пальцем (поместите маркер в левый верхний угол помеченного поля).

3.1.4.Откорректируйте свойства элементов управления, открыв бланк свойств. Свойства Формат, Число десятичных знаков, Маска ввода, Значение по умолчанию, Сообщение в строке статуса наследуются из базовой таблицы, если они определены. Свойство подписи установите, каким Вы хотите видеть подпись к элементу. Вы можете написать полные имена полей для облегчения ввода в свойстве «Имя». Отклики на события сформируем позже. Для удаления сетки с

точками в области данных выполните команду Вид/Сетка. Для добавления заголовка и примечания выполните команду Вид/Заголовок/примечания формы.

3.1.5.Откорректируйте свойства формы. Для определения свойств элементов управления формы и всех ее разделов используется бланк свойств (команда меню Вид/Свойства или соответствующая кнопка на панели управления). Для получения бланка свойств формы выполните Правка/Выделить форму. При открытом бланке свойств Access выведет в нем необходимую информацию. Как показано на рис.6.

Рис.6

Установим Режим по умолчанию в Ленточная форма (для создания ленточной формы). Вы можете сделать элемент не видимым (свойство Видимость установить в нет), определить его расположение в поле вывода (свойство Выравнивание по центру). Для изменения свойства, размеров и расположения группы объектов выделите первый, а последующие при нажатом Shift.

Для выделения всех элементов ─ Правка/Выделить все. Вы можете настроить размер любого отдельного элемента, щелкнув дважды по левому нижнему углу этого элемента (для группы выполните Формат/Размер). Привязка элементов управления к сетке осуществляется командой Формат/Привязать к сетке. Если перед ней стоит галочка, то она активизирована.

Для выравнивания элементов управления выделите группу элементов, которую необходимо выровнять по какому-либо краю, и используйте набор команд в команде Формат/Выравнивание.

Для большей выразительности подачи информации используйте палитру: определяет толщину линии, ее тип, выпуклость элемента и цвет фона, текста и границы элемента.

Для определения порядка перехода по полям формы используйте команду меню Правка/Дублировать.

3.1.6. Проверьте результат работы, щелкнув по кнопке режима формы на панели инструментов.

3.1.7.Сохраните с именем «Преподаватели».

3.2. Перемещение в форме и работа с записями:

3.2.1.Просмотр: Если Вы вышли из базы, то откройте базу данных STUD, щелкните по корешку «Форма», выберите «Преподаватели» и щелкните по кнопке «Открыть». Чтобы перейти к подчиненной форме, можно использовать клавиши Ctrl ─ Tab или мышь. По подчиненной форме перемещаются также, как и по таблице. Для прокрутки записей используются кнопки в нижнем левом углу формы. Чтобы перейти к первой, последней, следующей и предыдущей.

3.2.2. Для начала ввода можно воспользоваться командой меню Записи/Ввод данных или щелкнуть на панели инструментов Новая запись. Если Вы хотите отменить ввод новой записи нажмите два раза ESC или щелкните по кнопке «Удалить запись» на панели инструментов. Для ввода объектов OLE выполните команду Вставка/Объект. После выполнения этой команды Access предоставит выбрать файл из которого будет вставлена картинка. Пример: картинка из Microsoft Clip Gallery. Рис. 7.

Рис.7

Рисунок 4.

3.2.3. Изменение и удаление данных:

Возможно только если форма допускает внесение изменений, что определяется ее создателем при определении свойств. Для изменения данных Вы должны выделить нужное поле с помощью клавиши Tab или мыши. Если поле не выделяется, это определяется его свойствами.

Для удаления данных нужно выделить запись щелкнув по области маркировки или выполнив команду Правка/Удалить запись.

3.2.4-Поиск и сортировка данных:

Для поиска нужной записи сначала выделите поле, по которому будет осуществляться поиск, а затем выполните команду Правка/Найти или щелкнуть по кнопке «Поиск» панели инструментов (кнопка имеет вид бинокля). Для сортировки выберите поле и щелкните по кнопке нужного вида сортировки (для подчиненной формы не выполняется)

─ сортировка по возрастанию;

─ сортировка по убыванию.

Фильтр применяется также только к записям основной формы. Для определения нового фильтра выполните команду Записи/Фильтр или щелкнуть по нужной кнопке панели инструментов.

Значение кнопок (слева на право):

─ фильтр по выделенному;

─ изменить фильтр;

─ применить фильтр.

Чтобы отключить фильтр, выполните Зиписи/Удалить фильтр. Если Вы часто используете один и тот же фильтр, то перед закрытием фильтра выполните команду Файл/Сохранить как запрос, а для его использования в качестве фильтра

выполните Файл/ Загрузить как запрос.

3.2.5.Печать данных из формы:

Откройте нужную форму, выполните Файл/Печать. Увеличение изображения выполняется кнопкой масштаба. Для задания установок печати используется кнопка настройки панели инструментов.

3.3. Создание форм с помощью мастера.

При разработке форм с помощью мастера Вы можете воспользоваться одним из пяти мастеров: в один столбец, табличная форма, диаграмма, составная форма и простая форма.

3.3.1. Приступим к созданию формы "Задолженности":

3.3.1.1. Воспользуйтесь базовым запросом "Задолженности" (можно создать базовый запрос, хранящийся в самой форме, воспользовавшись построителем свойства Источник записей, но тогда мы не сможем воспользоваться мастером создания форм, а также редактирование его будет возможным только при открытой форме), который содержит Фамилию, Имя студента из таблицы "Студенты" и поле Задолженность из таблицы "Занятие ", используя сортировку по фамилии. Поле Предмет сделаем полем со списком.

3.3.1.2. Щелкните по кнопке «Создать», выделите из списка запрос "Задолженности" и щелкните по кнопке мастера. В диалоговом режиме Вы в любой момент можете использовать кнопку Готово для перехода к последнему окну мастера или Отмена для отмены создания формы. Для осуществления установок пользуйтесь Далее и Назад. Мастер попросит выбрать поля для формы, двойной стрелкой выбираем все поля.

3.3.1.3. Выберите мастера по разработке форм В один столбец. Далее выберите оформление формы ─ Облака (или любой другой стиль, который Вам понравится). В последнем диалоговом окне введите имя формы (оно же ─

заголовок формы), выберите режим модификации проекта и щелкните по кнопке Готово. Выберите поле Предмет и на панели элементов нажмите кнопку поле со списком. Появится окно «Создание полей со списком». Задайте в нем способ, которым поле получает свои значения. Выбираем первый способ (поле со списком использует значения из таблицы или запроса), как показано на рис.5.

Рисунок 8.

Когда мастер попросит ввести имя поля, введем «Список предметов». В бланке свойств Ограничится списком установим ДА, чтобы пользователь не имел возможности использовать это поле для ввода новых значений.

3.3.1.4. Модифицируйте проект, изменив размер и расположение элементов.

3.3.1.5. Сохраните форму.

3.3.1.6. Выйдите из режима конструктора и нажмите кнопку «Открыть» (или воспользуйтесь кнопкой «режим формы», не выходя из Конструктора). Форма имеет вид как показано на рис.6

Рисунок 9.

Создание подчиненной формы

В форму можно внедрять другие формы до трех уровней вложенности. Всегда следует начинать с создания наиболее вложенной формы и продолжать работу, используя это правило, чтобы постепенно перейти к главной форме.

Для наглядности работы с данными нашей БД есть смысл в форме "Сводные данные", которая предоставить информацию о среднем бале студента. Дня этого построим подчиненную форму, которая выглядит так же, как таблица и выполняет те же действия, но имеет заголовок и область примечаний для вывода вычисленных итогов.

3.3.2.1. Создайте форму, установите для нее источник записей таблицу "Результаты" и наличие заголовка и примечания.

3.3.2.2. Перенесите в форму все поля базовой таблицы, поместите все подписи полей в заголовок формы, выделите подпись элемента, нажмите кнопку «вырезать», активизируйте область заголовка формы и выполните команду Правка/Вставить. Выровняйте все элементы управления в области данных и измените размер области данных так, чтобы в ней остались только элементы управления. Создайте несвязанное поле в области примечаний формы, определите

подпись элемента как "Средний балл ", а сам элемент используйте для подсчета среднего балла, используя построитель выражений:

= Int(([Оценка_Т]+[Оценка_П]+[Оценка_Л])/3)

3.3.2.3. Перейдем к главной форме. В качестве источника данных для этой формы определим таблицу «Студенты». Создадим ее с помощью мастера, с полами: Фамилия, Имя, Отчество, Группа. Назовите се «Студенты_главная».

3.3.2.4. Связывание подчиненной и главной формы:

Выделите подчиненную форму в окне БД и перетащите ее в окно формы «Студенты_главная» в режиме конструктора, установив в нужном месте. Разместите подчиненную форму так, чтобы данные удобно было просмотреть. Т.к. источником данных для подчиненной и главной формы были таблицы, связи между ними устанавливаются на основе связей таблиц. Результат работы представлен на рис.10.

Рис. 10

3.3.3 Использование диаграмм:

Диаграммы ─ это еще один тип объектов, которые Вы можете внедрять в форму. Продемонстрируем на примере.

Построим форму "Показатели", которая выдает необходимую информацию об успеваемости и «График задолженностей», который характеризует общее количество задолженностей по каждому предмету.

3.3.3.1.Воспользуемся запросом «Задолженность» созданным в предыдущих лабораторных работах.

Можно сформировать запрос таким образом, чтобы он был универсальным для всех возможных направлений, но мы ограничимся четырьмя основными для нашей БД.

3.5.3.2. Создадим форму с помощью мастера форм на основе всех полей запроса. При активном окне форм щелкните на кнопке Создать, выберем мастера по разработке диаграмм и базовый запрос «Задолженности». Тип диаграммы выбираем круговой. Результат показан на рис.11.

Рисунок 11.

3.3.3.3. Приступим к созданию диаграммы успеваемости студентов. Для этого выберем мастер по созданию диаграмм и базовый запрос «Успеваемость». Предварительно переименовав в запросе «Выражение_1» на «Итоговая», и выберем поля "Оценка_Т", «Оценка_П», «Оценка_Л» и «Итоговая». Затем Вам предлагается выбрать вид диаграммы. Выбираем первую (она должна быть выбрана автоматически). Появиться образец диаграммы, дважды щелкнем на «Итоговая» появиться список «Вычисление итоговых значений» выбираем Среднее. Диаграмма имеет вид:

3.3.3.4.Изменение вида диаграммы. Установим нужный шрифт и корректную легенду. Для этого зайдите в «Конструктор» и дважды щелкните по диаграмме, чтобы открыть приложение Microsoft Graph с нужной диаграммой. Установите границы окна диаграммы так, чтобы выводились все значения по осям. Легенда устанавливается нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов Graph. Выделите группу элементов, требующих замены шрифта и установите нужный шрифт, для этого дважды щелкните мышкой на выделенном объекте. Вы так же можете изменить цвет столбиков и т.д. Когда вид графика будет вас удовлетворять, сохраните изменения и вернитесь в окно БД.