Методичні поради

Систему встановлено. Система працює технічно, проте використовувати її за прямим призначенням поки ще не можна. Спочатку Систему необхідно пристосувати до особливостей господарської діяльності підприємства. І першим кроком у настройці і підготовці Системи до роботи є заповнення словників.

В Системі під словником розуміють будь-яке сховище інформації, яке не є обліковим реєстром, тобто в якому зберігаються дані не за конкретними документами, зобов’язаннями, звертаннями, а деякі допоміжні відомості.

Кожен словник Системи є впорядкованою сукупністю позицій або записів (наприклад, список товарів). Позиція може описуватися однією характеристикою або їх набором. Для зручної роботи позиції групуються в тематичні розділи і підрозділи (каталоги і підкаталоги).

Застосування словників в Системі значно прискорює і полегшує процес внесення нової інформації. Внесення даних з клавіатури замінюється вибором із словника позиції, яка містить потрібну інформацію. При цьому використання словника зменшує ймовірність появи помилки в процесі заповнення полів форм. Крім того, встановлюючи певну позицію словника, стають доступними в Системі всі характеристики цієї позиції.

Словники доцільно формувати до початку роботи з Системою, потім їх доповнювати або редагувати.

В стандартній поставці багато словників уже містять деякі дані. При підготовці Системи до роботи необхідно перевірити усі словники і, за потреби, внести свої коригування.

Особливу увагу слід приділити словнику «План счетов». З незаповненим або неправильно заповненим планом рахунків працювати неможливо. Решту словників можна заповнювати і в ході роботи. Але краще витратити деякий час і заповнити (в основному) словники ще до початку роботи системи.

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ 1. НАСТРОЙКА СЛОВНИКІВ

НАСТРОЙКА ПЛАНУ РАХУНКІВ

План рахунків є найважливішим із усіх словників. Він слугує для організації зберігання і використання характеристик рахунків бухгалтерського обліку: синтетичних і аналітичних. Кожен синтетичний рахунок має свій власний набір аналітичних рахунків, кількість яких може бути будь-якою (зокрема, синтетичний рахунок може не мати жодного аналітичного рахунку). Для кожного синтетичного рахунку Система підтримує одночасне ведення аналітичних рахунків за п’ятьма ознаками (від першого до п’ятого порядку).

В номерах (кодах) рахунків можна використовувати цифри і літери. Із спеціальних символів рекомендовано використовувати в кодах субрахунків символ «/».

Слід приділити особливу увагу такій характеристиці рахунку як типова форма аналітичного обліку. Вона задає типову схему обробки аналітичних даних проводок по цьому рахунку при виконанні різних дій в Системі, зокрема, в яких оборотних відомостях слід відображати дані по цьому рахунку:

Типова форма 1 («Основные средства», «Малоценные необоротные активы»)

По рахунку ведеться інвентарний облік необоротних активів за матеріально-відповідальними особами, виконується розрахунок амортизації, формується оборотна відомість по руху матеріальних цінностей. Цю типову форму мають такі рахунки, як 10 «Основні засоби», 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» тощо.

Типова форма 2 («Материалы, товары»)

По рахунку ведеться груповий облік матеріальних цінностей за матеріально-відповідальними особами, формується оборотна відомість по руху матеріальних цінностей. В цю групу входять такі субрахунки рахунків 201 «Сировина і матеріали» і 281 «Товари на складі». Для автоматичного розрахунку ціни списання матеріальних цінностей при реєстрації господарських операцій додатково до типової форми задається ознака застосування методу оцінки матеріальних цінностей: «2-Материалы, товары» – «Учетные цены», «2-Материалы, товары (Ср. цены)» – «Средние цены», «ФИФО» в системі називаються аналогічно.

Типова форма 3 («Затраты»)

Аналітичний облік ведеться за об’єктами і статтями витрат, передбаченими розширеннями до коду рахунку. Цю типову форму мають такі рахунки, як 23 «Виробництво» тощо.

Типова форма 4 («Денежные средства»)

Аналітичний облік ведеться в хронологічному порядку здійснення операцій. В цю групу входять рахунки грошових засобів, як рахунок 301 «Каса», рахунок 311 «Рахунки в банках» та інші.

Типова форма 5 («Подотчетные лица»)

Аналітичний облік ведеться по кожній підзвітній особі. Враховуються видані, утримані і відшкодовані суми, а також суми наданих авансових звітів. Прикладом такого рахунку може бути рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Типова форма 6 («Поставщики»)

Аналітичний облік ведеться по кожному постачальнику в розрізі підстави взаємних розрарухків. Враховуються перераховані суми і суми отриманих товарів. В цю групу входять такі рахунки розрахунків, як рахунок 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».

Типова форма 7 («Покупатели»)

Аналітичний облік ведеться по кожному замовнику за отриманими сумами і сумами переданих товарних документів. В цю групу входять субрахунки розрахунків, такі, як 361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»

Типова форма 8 («Дебитры/кредиторы»)

Аналітичний облік ведеться по кожному дебітору і кредитору за перерахованими (отриманими) сумами і сумами наданих (виданих) виправдовувальних документів. В цю групу входять такі рахунки, як рахунок 371 «Розрахунки за виданими авансами» і багато інших.

Типова форма 9 («Валовые доходы/расходы»)

При заданні типової форми «Валовые доходы/расходы» при створенні господарських операцій Система не буде випускати із форми редагування проведень до тих пір, поки у забалансових рахунках, які мають вищезазначену форму обліку, не буде задана будь-яка аналітика.