Особливості використання займенників у діловому мовленні

Займенник - це самостійна частина мови, яка вказує на предмети, ознаки, кількість, але не називає їх. Займенники у мові вживаються для того, щоб уникнути повторення тих самих слів. При цьому їхню форму треба узгоджувати з родом і числом іменників, замість яких ці займенники вжито. Правильно вжиті займенники допомагають пов'язати речення в тексті.І. Вживання особових займенників у документах. 1. Займенник я вживається тільки в особових паперах і в деяких видах документів (автобіографії, дорученні, розписці, пояснювальній записці). 2. У розпорядчих документах займенник / я/ обминається. Ці документи розпочинаються дієсловами у першій особі однини (Пропоную... Наказую...). 3. Займенник /я/ в офіційно-діловому, науковому та публіцистичному стилі замінюється авторським / ми/, а також, коли є потреба пом'якшити категоричність висловленого (..ми дійшли таких висновків). 4. Займенники третьої особи (він, вона воно, вони) в орудному відмінку мають / н/ і вживаються без прийменника: задоволений ними, керувати нею.5. Після прийменників, що вимагають давального відмінка (завдяки, всупереч, наперекір, назустріч, вслід, на противагу), займенники вживаються
без /н/: завдяки їм, назустріч їй, всупереч йому). 6. Займенники він, воно у місцевому відмінку мають варіант - на ньому (а не на нім).7. Слід уникати двозначності, що може виникнути при співвіднесеності займенників він, вона, вони з будь-яким із слів: Ми дуже вдячні за можливість ознайомитися з рекламою продукції вашої фірми. Вона (?) справила на нас приємне враження - Ми дуже вдячні за можливість ознайомитися з рекламою виробів (товарів) Вашої фірми. Вони справили на нас приємне враження. Економіст Іваненко В.П. внесла пропозицію. Головуючий з нею не погодився — Головуючий відхилив пропозицію економіста Іваненко В.П. 8. Вживаючи особові займенники, слід уникати їх нагромадження: Він збирається вступити до університету. Він давно вже вирішив стати економістом.9. Займенник / ми/ у переважній більшості документів, які пишуться від імені установи, підприємства, організації, пропускається. Наприклад, ділові листи часто починаються словами у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо... Повідомляємо...). Паралельно вживається форма третьої особи однини (Дирекція просить... Завод надсилає... Управління повідомляє...). 10. Займенник Ви вживається в усному й писемному мовленні для підкреслення поваги, пошани, ввічливості. У документах пишеться з великої літери (заявах, запрошеннях, службових листах).11. Для показу суворого об'єктивного викладу, категоричної вимоги, займенник Вам опускається: Надсилаємо Вам для ознайомлення — Надсилаємо для ознайомлення. Просимо Вас негайно оплатити рахунок — Просимо негайно оплатити рахунок. 12. Для пом'якшення категоричності вимоги, використання займенника Ви є доречним: пропоную з'явитися — пропоную Вам з'явитися, прошу уточнити - прошу Вас уточнити. 13. Дійова особа в реченні, виражена особовим займенником, повинна стояти у називному відмінку, а не в орудному: мною запроваджено - я запровадив, нами запропоновано - ми запропонували, ними переказано — вони переказали, вами доведено — ви довели. 14. Не слід використовувати займенники особи в присутності тих, про кого йде мова. II. Присвійні займенники в документах. 1. Присвійні прикметники в родовому і давальному відмінках мають форми: мого, твого, свого, моєму, твоєму, своєму. Форми мойого, твойого, мойому, твойому властиві розмовному стилю.2. Присвійні займенники в місцевому відмінку мають тільки нормативні форми: на моїм - на моєму; на твоїм - на твоєму, па їхнім – на їхньому, на вашім -на вашому. 3. Для уникнення зайвого паралелізму, у діловому мовленні вживається присвійний займенник їхній, а не їх (від — вони): їх обладнання - їхнє обладнання, надійшли їх пропозиції— надійшли їхні пропозиції, реалізовано їх продукцію —реалізовано їхню продукцію. 4. Не слід зловживати займенником свій, бо він, як правило дублює вже наявне в тексті слово: Петренко І.П. не справився зі своїми обов’язками диспетчера. Він своїми руками відремонтував свою машину - Він власноруч відремонтував особисту машину.5. Уникати двозначності при використанні присвійного займенника свій: Директор попросив присутніх прокоментувати свої пропозицій - Директор запропонував присутнім прокоментувати їхні пропозиції. III. Вживання означальних, вказівних, питальних, неозначених займенників у ділових паперах. 1. У давальному і місцевому відмінках однини слід використовувати нормативні форми займенників: у чиїм -у чийому, був відсутній якийсь час -був відсутній деякий час, сі продукти — ці продукти, цеї домовленості — цієї домовленості, казна-який звіт - невідомо який звіт, котрогось із присутніх — декого з присутніх, тая нарада — та нарада, абичим завершили — невідомо чим завершили, тії розробки - тієї розробки. Перші приклади є розмовними, діалектними.2. Правильно використовувати близькі, але не тотожні за значенням займенники кожний, всякий, будь-який: Думаю, зможу відповісти на будь-яке (кожне, всяке) запитання. Але: Кожний відповідає за відведену ділянку роботи. Нас влаштовує будь-який квиток.3. На означення особи перевага надається вживанню займенника який (-а, -і), а на означення предметів, дій, явищ - що: інженера-конструктора, який проживає..., економіста, який працює..., Зарубу Олега Гнатовича, який мешкає..., учасники зборів, які проголосували..., контракт, що був підписаний... 4. Слід дотримуватися варіювання у використанні питальних займенників: Звичайно ухвали складаються із вступної частини, в якій зазначається стан питання, що розглядається, і розпорядчої, яка містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання...5. Двозначність виникає, якщо вказівний займенник це відноситься до двох явищ: Директор звільнив Бойка з обійманої посади і призначив на його місце Остапенка. Це (?) рішення не схвалюють у колективі. Отже, використання чи невикористання займенників змінює тональність ділових текстів, може посилювати або пом'якшувати категоричність наказу, вимоги, прохання, поради тощо.