Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Документация — строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обязательств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы.
Документ (дословно «образец», «доказательство») — это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.
Документы – это основа бухгалтерского учета. Они подтверждают факты совершения хозяйственных операций и являются основой записей на счетах. Документы являются средством борьбы (контроля) за сохранность имущества, борьбы против хищений.
Бухгалтерский документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство о закончившейся хозяйственной операции или праве на ее совершение. Совокупность документов, составленных на все хозяйственные операции, называют документацией.
Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нём были все сведения, необходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой, т.е. быть оформлен юридически правильно. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его реквизитами.
Независимо от назначения все бухгалтерские документы должны содержать следующие основные реквизиты:
1. Наименование документа и его номер.
2. Дата составления и место его составления.
3. Содержание операции, отраженной в документе.
4. Измерители операции в натуральном и денежном выражении.
5. Должность и подписи лиц, ответственных за совершенную хозяйственную операцию и правильность ее оформления.
Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете. В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других реквизитов.
Все документы классифицируются по следующим признакам:
а) По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительные документы содержат письменные предписания на совершение хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику отпуска и т.д.).
Оправдательные документы удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании и служат основанием для составления проводки (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер и т.д.).
Документы бухгалтерского оформления создаются внутри предприятия для упрощения и ускорения учетных записей (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет заработной платы работникам за время отпуска и т. д.).
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее совершение (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).
б) По функциям в управлении документы делятся на плановые, бухгалтерские, диспетчерские, содержащие решения и предназначенные для контроля за исполнением решений.
в) По способу записи или степени охвата хозяйственных операций документы классифицируются на разовые и накопительные.
Разовые документы – это документы, оформляющие одну или несколько однородных хозяйственных операций.
Накопительные документы отражают однородные хозяйственные операции в течение определенного времени.
г) По времени составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.
С помощью первичного документа впервые отражают совершившуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требования, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составляют на основании нескольких ранее оформленных первичных документов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счет; авансовый отчет ит. д.).
д) По количеству позиций (строк) документы делятся на однострочные и многострочные.
е) По месту составления документы бывают внешние (поступившие со стороны) и внутренние (оформляются на данном предприятии).
ж) По видам документов имеется ряд наименований: уставы, приказы, распоряжения, протоколы, акты, ордера, отчеты, карточки, справки, накладные, журналы, ведомости и т.д.
з) По форме документы бывают типовые (унифицированные), специализированные и документы произвольной формы.
и) По воспроизведению документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.
Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.
Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа.
Выписка – это копия части документа.
к) По срокам хранения документы бывают с текущим сроком хранения и документы постоянного хранения.
л) По степени возможности механизации и автоматизации документы могут быть заполненными вручную, частично механизированными и полностью механизированными.
Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет поставщика).
Внутренние документы составляются должностными лицами самого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.).
Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом.
Дата публикования: 2014-11-26; Прочитано: 4624 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!