Первинні документи, регістри синтетичного та аналітичного обліку

Відправною точкою ефективного облікового механізму в банку є первинний облік, що базується на документуванні банківських операцій. Отже, первинні документи — це підстава для відображення операцій за балансовими та (або) позабалансовими ра­хунками.

Первинні документи класифікують за такими ознаками:

¨ місцем складання — зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків) та внутрішні (оформлені в банку);

¨ змістом — касові та меморіальні.

Меморіальні призначені для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внут­рішньобанківських операцій.

До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать: меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-дору­чення, платіжні вимоги, розрахункові чеки.

Меморіальними ордерами оформляються також операції, які відображаються за позабалансовими рахунками.

Касовими документами, які поділяються на прибуткові і видаткові, оформляються операції з готівкою. Заповнюються касові документи відповідно до вимог Національного банку з організації касової роботи в банках України.

З огляду на те що записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі первинних документів, у них зазначаються кореспондуючі рахунки за дебетом та кредитом, вказується сума операції, дата її виконання. Кожен первинний документ в обо­в’язковому порядку підписується відповідальним виконавцем. Якщо операція підлягає додатковому контролю, то проставляється підпис контролера. Якщо ж операція виконувалася за відповід­ним розпорядженням, то на первинному документі повинен бути підпис уповноваженої особи.

Важливою умовою оформлення первинних документів є заповнення всіх передбачених реквізитів.

Інформація, наведена у первинних документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку, до яких належать:

¾ особові рахунки та виписки з них;

¾ аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

¾ книги реєстрації відкритих рахунків;

¾ оборотно-сальдовий баланс.

Основним регістром аналітичного обліку, що вміщує записи про операції, здійснені протягом операційного дня, є особові рахунки, форму яких кожен банк затверджує самостійно з огляду на можливості програмного забезпечення. Записи в регістрах аналітичного обліку провадяться тільки на підставі відповідного санкціонованого первинного документа (паперового або електронного). До кожного особового рахунка складаються виписки, призначені для видачі або відсилання клієнту, які підтверджують виконані за день операції.

Як і до особових рахунків, до аналітичних рахунків з обліку внутрішньобанківських операцій також формуються виписки, які за потреби роздруковуються на паперових носіях. Періодичність визначається внутрішніми положеннями банку.

У книзі реєстрації відкритих рахунків нагромаджується інформація про номери аналітичних рахунків у порядку їх відкриття. Зміни в рахунках, проведені по книзі протягом минулого місяця, роздруковуються на паперових носіях, обов’язково станом на пер­ше число звітного місяця. Порядок відкриття (закриття) та режим рахунків установлюються нормативно-правовими актами Національного банку. Разом з тим банк самостійно визначає порядок від­криття (закриття) внутрішньобанківських рахунків, призначених для нагромадження інформації з обліку нарахованих доходів і витрат, отримання кредитів, розміщених депозитів, розподілу прибут­ку. Перелічені операції класифікуються як внутрішньобанківські.

Оборотно-сальдовий баланс як основний регістр синтетичного обліку роздруковується щодня на паперових носіях. У Положенні про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банках України (затверджене ПП НБУ від 30.12.98 за № 566) описано вимоги до порядку формування оборотно-сальдового балансу.

Ведення регістрів синтетичного й аналітичного обліку підпадає під процедури внутрішньобанківського контролю (адміністративного і бухгалтерського). Адміністративний контроль стосується налагодження безпосередньо контрольного процесу в банку. Заходи внутрішнього бухгалтерського контролю спрямовуються на процес обліку кожної банківської операції з тим, щоб забезпечити:

¾ облік кожної операції відповідно до вимог законодавства України;

¾ відображення змісту операції в балансі банку в тому періо­ді, протягом якого вони були здійснені.

Письмовим підтвердженням повного і своєчасного здійснення операції є записи в облікових регістрах, проведені на основі первинних документів.

Правильно організована система бухгалтерського обліку в бан­ках забезпечує:

¨ нагромадження докладної інформації про операцію;

¨ визначення її вартості та часу проведення;

¨ перевіряння правильності відображення інформації;

¨ арифметичну точність записів;

¨ підбиття підсумків та узгодженість бухгалтерських записів;

¨ повідомлення про помилки і розбіжності.

Важливим елементом внутрішнього бухгалтерського контролю є вивіряння (порівняння) записів у облікових регістрах з первинними документами. У разі виявлення розбіжності записи в регістрах бухгалтерського обліку приводяться у відповідність до первинних документів. За результатами вивіряння банк визначає характер і суми розбіжностей, аналізує вивірені записи і перевіряє їх обґрунтування.

1.5. Характеристика та особливості побудови
плану рахунків бухгалтерського обліку в банках

План рахунків бухгалтерського обліку банків України посідає важливе місце серед інструментарію фінансового обліку. Процеду­рами подвійного запису через рахунки фінансового обліку забез­печується інформаційне відображення фінансово-господарської діяльності банку, підтверджене первинними документами.

Оскільки фінансовий облік охоплює всі операції банку, то записи на рахунках відображають їх зміст і результати здійснення у планомірній, повній та незалежній формі.

Якщо йдеться про об’єкти фінансового обліку, то на увазі маємо конкретну процедуру запису за рахунками, що узагальнюється відповідним бухгалтерським проведенням.

План рахунків — це систематизований перелік рахунків фінансового обліку, що використовується для реєстрації господарських операцій банку. Головна умова побудови плану рахунків — орієнтація на формування показників фінансової звітності. Його розроблено відповідно до загальноприйнятих у міжнародній прак­тиці принципів і міжнародних стандартів та національних поло­жень (стандартів) бухгалтерського обліку. Нова редакція плану рахунків затверджена ПП НБУ від 17.06.04 № 280.

Постанова набрала чинності з 1 січня 2005 року.

Побудова плану рахунків забезпечує ведення облікових процедур у такий спосіб:

1) фінансовий облік ведеться за єдиним планом рахунків, обов’язковим до застосування всіма банками другого рівня;

2) вимірювання об’єктів фінансового обліку підтверджується документально за кожною господарською операцією;

3) оцінка об’єктів обліку описується обліковою політикою бан­ку, що узагальнює методи визнання вартості об’єктів, яку фіксу­ють за статтями фінансової звітності або визнають у звіті про при­бутки та збитки;

4) узагальнення первинної інформації провадиться спочатку на рахунках аналітичного обліку, а потім на синтетичних балансових рахунках, що їх передбачено планом рахунків;

5) позабалансові операції відображаються в обліку за системою
подвійного запису за допомогою спеціальних контррахунків;

6) план рахунків забезпечує мультивалютний облік операцій,
тобто зміст операцій, розрахунки за якими провадяться в іноземній валюті, відображається на тих самих рахунках, що й за опера­ціями в національній валюті. Такий підхід свідчить про застосу­вання базового принципу міжнародного обліку — переважання
економічного змісту операції над її юридичною формою. Валюта
є тільки засобом розрахунку, а економічний зміст операції однако­вий: видані кредити, придбані цінні папери незалежно від того,
в якій валюті провадиться розрахунок за операцією;

7) аналітичний облік забезпечується через доповнення синтетичних рахунків плану рахунків загальними і спеціальними параметрами.

У такий спосіб формується необхідна деталізована інформація щодо стану рахунків контрагентів, внутрішньобанківських рахунків.

Бухгалтерський облік у банку — чітко впорядкована процеду­ра послідовної реєстрації фактів діяльності банку на рахунках бух­галтерського обліку.

За ознакою план рахунків поділено на 9 класів (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Структура плану рахунків

За кожним класом виділено:

¨ двозначні рахунки як розділи конкретного класу, які, по суті, дублюють статті активу та пасиву балансу банку;

¨ тризначні рахунки характеризують групу за розділом;

¨ чотиризначні — синтетичні рахунки, за якими в підсистемі фінансового обліку через подвійний запис відображається зміст господарських операцій банку.

Двозначні рахунки розділів указують на напрям банківської діяльності у розрізі операцій, визначених класом.

Наприклад:

розділ 20 — напрям діяльності «Кредити, що надані суб’єк­там господарювання»;

розділ 21 — «Кредити, що надані органам державної влади»;

розділ 22 — «Кредити, що надані фізичним особам».

Ясна річ, наведені як приклад розділи стосуються операцій з клієнтами, що їх згруповано у класі 2.

Група рахунків, а це тризначні рахунки, деталізують інформацію щодо напряму банківської діяльності, узагальненого розділом.

Для прикладу скористаємося групами рахунків розділу 20 «Кредити, що надані суб’єктам господарювання».

Група несе інформацію щодо видів кредитування суб’єктів господарювання, а саме:

201 «Кредити, що надані суб’єктам господарювання за опе­раціями РЕПО»;

202 «Кредити, що надані за врахованими векселями суб’єк­там господарювання»;

203 «Вимоги, що придбані за операціями факторингу із суб’єк­тами господарювання»;

206 «Кредити в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання»;

207 «Кредити в інвестиційну діяльність, що надані суб’єк­там господарювання»;

209 «Сумнівна заборгованість за кредитами, що надані суб’єк­там господарювання».

Такий підхід характерний для кожного розділу всіх дев’яти класів Плану рахунків.

За кожною групою передбачено певну кількість рахунків, які забезпечують повну облікову процедуру конкретної банківської операції від початку її здійснення і до завершення.

Для прикладу візьмемо групу 206 «Кредити в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання». За цією групою передбачено таку номенклатуру рахунків:

2062 «Короткострокові кредити в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання»;

2063 «Довгострокові кредити в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання»;

2066 «Неамортизований дисконт за кредитами в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання»;

2067 «Прострочена заборгованість за кредитами в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання»;

2068 «Нараховані доходи за кредитами в поточну діяльність, що надані суб’єктам господарювання».

Як видно, кожен рахунок за назвою нагадує назву групи, до якої він належить.

Номенклатуру рахунків плану рахунків сформовано з урахуванням нових облікових принципів, що їх запроваджено в банківську облікову практику в процесі її реформування. Ідеться про принципи нарахування, резервів, переоцінки.

За кожною групою рахунків, де обліковуються операції, за якими можливе отримання доходу, передбачено рахунки нарахованих доходів. Усі вони в номері рахунка мають останню цифру 8.

2078 «Нараховані доходи за кредитами в інвестиційну діяльність, що надані суб’єктам господарювання»;

3218 «Нараховані доходи за борговими цінними паперами в портфелі банку до погашення»;

1528 «Нараховані доходи за кредитами, що надані іншим банкам» і т. д.

Такий самий підхід стосується і рахунків «Нараховані витрати». Важливо, що залишки за рахунками «Нараховані доходи» і «Нараховані витрати» відображаються відповідно в рядках 10 і 18 Балансового звіту. Ці показники узагальнюють інформацію щодо ймовірних сум доходів до отримання і витрат до сплати.

Визнанням у балансі банку активу «Нараховані доходи» чи зобов’язання «Нараховані витрати» бухгалтерська процедура за операціями нарахування доходів чи витрат не завершується.

Банківська операція цього самого змісту переходить у стадію «Незавершене виробництво» із такими етапами реалізації: 1) пога­шення чи сплата відповідно доходів (витрат); 2) визнання нарахо­ваних доходів простроченими; 3) визнання нарахованих доходів сумнівними до отримання; 4) визнання нарахованих доходів безна­дійними до отримання.

Перший етап реалізації завершують рахунки грошових коштів.

Для другого етапу за такими самими групами, за якими передбачено рахунки «Нарахованих доходів», відкрито також рахунки «Прострочені нараховані доходи» (мають цифру 9 у кінці номера). Що стосується третього етапу, то для обліку сумнівних нарахованих доходів планом рахунків передбачено всього три рахунки, а саме:

1780 «Сумнівна заборгованість за нарахованими доходами за міжбанківськими операціями»;

2480 «Сумнівна заборгованість за нарахованими доходами за операціями з клієнтами»;

3589 «Сумнівна заборгованість за іншими нарахованими доходами».

Четвертий етап реалізації пов’язаний із рахунками класу 9 «Позабалансові рахунки».

9600 «Списана за рахунок спеціальних резервів заборгованість за нарахованими доходами за операціями з банками»;

9601 «Списана за рахунок спеціальних резервів заборгованість за нарахованими доходами за операціями з клієнтами»;

9602 «Нараховані та отримані доходи за операціями з банками»;

9603 «Нараховані та отримані доходи за операціями з клієн­тами».

Як свідчать наведені приклади, у чинному плані рахунків пов­ною мірою враховано правила, передбачені методикою обліку доходів і витрат банку за правилами принципу нарахування.

Ураховано в Плані рахунків також потребу в реалізації правил принципу переоцінки активів — третього базового принципу міжнародних стандартів бухгалтерського обліку. З цією метою в класі 5 «Капітал» передбачено групу рахунків 510 «Результати переоцінки» з такою номенклатурою балансових синтетичних рахунків:

5100 «Результати переоцінки основних засобів»;

5101 «Результати переоцінки нематеріальних активів»;

5102 «Результати переоцінки цінних паперів у портфелі банку на продаж»;

5103 «Результати переоцінки інвестицій в асоційовані і дочірні компанії»;

5104 «Результати переоцінки за операціями хеджування».

Номенклатура рахунків класу 6 «Доходи» та класу 7 «Витрати» побудована з урахуванням потреби формування звіту про результати діяльності банку.

Визначено такі класифікаційні групи доходів і витрат, що їх узагальнюють розділи:

Групи доходів і витрат	Клас 6 «Доходи»	Клас 7 «Витрати»
Процентні
Комісійні
Результати від торговельних операцій		—
Інші операційні доходи
Інші доходи		—
Загальні адміністративні витрати	—
Повернення списаних активів		—
Відрахування в резерви	—
Непередбачені доходи (витрати)
Податок на прибуток	—

Загалом рахунки класу 6 «Доходи» — пасивні, а класу 7 «Витрати» — активні. Допущено окремі винятки, пов’язані з методиками обліку конкретних банківських операцій.

Так, рахунки групи 605 «Процентні доходи за цінними паперами» — активно-пасивні. Зрозуміло, що й рахунки для обліку результатів від торговельних операцій (група 620) також активно-пасивні. Відповідно, активно-пасивними визнано рахунки 705 групи «Процентні витрати за цінними паперами власного боргу» та рахунки 770 групи «Відрахування в резерви».

Слід зазначити, що рахунки 6 і 7 класів забезпечують процеду­ру обліку доходів і витрат за принципом нарахування на накопи­чувальній основі протягом фінансового року (з 1 січня по 31 груд­ня). Станом на 1 січня наступного року за звітним різниця між загальною сумою доходів і сумою витрат банку формує фінан­совий результат діяльності банку за звітний період, а саме прибу­ток чи збиток.

Цій процедурі відповідають рахунки класу 5 «Капітал»:

5040 «Прибуток звітного року, що очікує затвердження»;

5041 «Збиток звітного року, що очікує затвердження».

Для обліку сум розподіленого прибутку за рішенням зборів акціонерів призначено рахунки:

5020 «Загальні резерви»;

5021 «Резервні фонди»;

5022 «Інші фонди банку»;

5030 «Нерозподілені прибутки минулих років»;

5031 «Непокриті збитки минулих років».

Окремим класом у плані рахунків виокремлено клас 8 «Управлін­ський облік». Усі рахунки цього класу банки відкривають само­стійно з огляду на власну політику щодо ведення управлінського обліку. Рахунки 8-го класу можуть кореспондувати тільки між
собою. Залишки за рахунками управлінського обліку не враховуються під час складання фінансової звітності банку.

Значне навантаження у Плані рахунків несуть рахунки класу 9 «Позабалансові операції». Усі рахунки згруповано за розділами 90, 91, 92, 93, 95, 96, 97, 98, 99.

Рахунки розділів 90—95 використовуються для обліку зобов’я­зань та вимог за укладеними, але ще не виконаними договорами
(кредитні лінії, дозволений овердрафт, непокриті безвідкличні акре­дитиви, різні гарантійні зобов’язання, зобов’язання за цінними паперами, спотові, форвардні контракти та договори з купівлі-про­дажу іноземної валюти й інших фінансових інструментів.

Рахунки розділів 96—98 використовуються для обліку списаних активів, документів, цінностей, розрахунків з приватизації
і довірчого управління. Позабалансові рахунки кореспондують тільки між собою. Подвійний запис між рахунками забезпечується через контррахунки розділу 99. У межах груп 990 «Контррахунки для рахунків розділів 90—95» і 991 «Контррахунки для рахунків розділів 96—98» контррахунки відкриваються в аналітичному обліку в будь-якому розрізі на розсуд банку. Позабалан­сові рахунки поділено на активні та пасивні. Ця ознака конкретизується буквами А або П справа після чотиризначного номера
рахунка.

Позабалансовий рахунок — активний, якщо за переведення його на баланс буде дебетуватися балансовий рахунок. Якщо ж банк кредитуватиме балансовий рахунок, то позабалансовий рахунок, відповідно, є пасивним.

Слід зазначити, що ознака синтетичного рахунка: активний (А), пасивний (П), активно-пасивний (АП), контрактивний (КА), контр­пасивний (КП) — вказана за всіма рахунками Плану рахунків, що значно спрощує сприйняття механізму облікової процедури за здійснюваними банком господарськими операціями.