Фактический учет и учет намерений изменения состояния денежных средств

Движение денежных средств довольно часто связано с измене­ниями в системе взаиморасчетов: перевод денег поставщику при­водит к уменьшению долга перед поставщиком, получение плате­жа от покупателя - к увеличению долга перед покупателем, если товар ему еще не отправлен, и уменьшению долга, если отгрузка была произведена в кредит. Поскольку в подсистеме управления денежными средствами и в подсистеме взаиморасчетов реализо­ваны отдельные функции для учета фактов и намерений по хо­зяйственным операциям, то связь подсистем будет следующая: операции по учету фактического изменения состояния денежных средств порождают операции учета фактического изменения взаиморасчетов, а операции по учету намерений изменения де­нежных средств порождают операции по предполагаемому изме­нению взаиморасчетов. Например, если в качестве подтверждения оплаты заказа клиент передает платежное поручение по факсу, а банковской выписки, подтверждающей приход денег на счет еще нет, то можно указать в системе не факт, а прогноз поступления денег по соответствующему платежному документу. При этом в системе появится информация о предполагаемом состоянии взаи­морасчетов, если указанный платеж все-таки придет. Аналогич­ным образом можно фиксировать прогнозы по взносам, оплаты будущих периодов и т.д.

Движение денежных средств отражается в системе целым рядом документов. Однако сам факт создания и проведения первичного документа еще не является отражением факта свершившейся хо-

зяйственной операции. Для указания факта изменения состояния денежных средств в первичных документах необходимо поставить признак оплаты и дату оплаты. То есть первичные документы могут служить и для указания намерений по изменению денеж­ных средств и для указания фактов. Оформление хозяйственных операций становится двухступенчатым. Явно выделяются момен­ты указания намерений и фактов. Причем, что указывается пер­вым, не важно. Например, вполне реальна ситуация, когда касса и менеджер, отслеживающий взаимоотношения с плательщиком, территориально разнесены. В этом случае клиент сначала сдает деньги в кассу, кассир выписывает ПКО и проводит факт полу­чения денег, затем менеджер по номеру ПКО находит документ, указывает реквизиты для взаиморасчетов и проводит его по управленческому учету. Возможна и обратная ситуация, когда клиент обещает оплату по счету, менеджер выписывает ПКО и отражает изменения в оперативных взаиморасчетах, чтобы было возможным оформление расходных документов. При этом ме­неджер не указывает факт свершения операции получения денег, а только регистрирует намерение о поступлении денег. Клиент идет в кассу, кассир находит ПКО и проводит его с признаком оплаты, указывая тем самым факт получения денег.

Аналогичным способом можно вести учет планируемых к поступ­лению безналичных платежей. Когда клиент присылает, напри­мер, по факсу копию платежного поручения, но данных о факти­ческом зачислении денег на счет еще нет, менеджер может зафик­сировать входящее платежное поручение и в дальнейшем устано­вить в нем признак оплаты.

Такая организация учета позволяет решать следующие задачи:

• вести регистрацию всех сформированных на предприятии и
поступивших на предприятие документов по учету денежных
средств;

• регистрировать отдельно момент создания первичного доку­
мента и момент свершения операции, оформленной докумен­
том;

• учитывать намерения об изменении состояния денежных
средств и связанных с этим взаиморасчетов;

• связывать факты изменения состояния денежных средств с
указанными ранее намерениями;

• учитывать связь подсистемы денежных средств с подсистемой
взаиморасчетов.

В том случае если изменение денежных средств связано с систе­мой взаиморасчетов, у пользователя есть возможность явно ука­зать какие задолженности будут погашаться платежами. В доку­ментах по движению денежных средств сумма платежа может быть разнесена между несколькими задолженностями одного контрагента, например, разнесена по нескольким договорам. За­долженности, которые будут погашены, можно выбирать как из списка фактических задолженностей, так и из списка планируе­мых. Например, если от клиента зарегистрировано несколько за­казов на покупку, то в системе взаиморасчетов это событие отра­жается формированием плановой задолженности. То есть мы планируем поступление оплаты от клиента по заказам. Если оп­лата производится наличными денежными средствами, то при оформлении ПКО можно подобрать в качестве погашаемых за­долженностей сделки по заказам.

В случае если платеж целиком относится на одну сделку, выбор задолженности может быть выполнен только вручную. Если сум­ма платежа погашает несколько задолженностей контрагента, то подбор задолженности может быть выполнен как вручную, так и автоматически. При автоматическом подборе задолженности можно выбрать одну из следующих стратегий:

• погашение задолженности, начиная с самой ранней;

• погашение задолженности, начиная с самой поздней;

• ручной выбор порядка погашения задолженности (в этом ре­
жиме задолженности погашаются в порядке расположении до­
говоров и сделок в табличной части платежного документа);

• подбор задолженности для суммы платежа (в этом режиме
сначала указывается сумма платежа, а потом подбираются по
выбранной стратегии задолженности до достижения заданной
суммы).