Сучасні інформаційні технології логістичного управління у ресторанному господарстві

Інформаційні технології в закладах ресторанного господарства дуже специфічні. Вітчизняний ринок ресторанних послуг інтенсивно розвивається, відкриваються нові заклади, ускладнюються форми й методи ведення цього бізнесу, посилюється конкуренція між закладами, підвищується рівень сервісу, створюються нові форми обслуговування, народжуються більш ефективні методи обслуговування клієнтів.

Гостра конкуренція приводить до необхідності повного контролю над рухом товарно-матеріальних цінностей і коштів закладу, мінімізації витрат, пов'язаних з виробничим процесом, зменшення кількості зловживань із боку персоналу, формування привабливої для відвідувачів атмосфери закладу.

Автоматизована система керування закладом ресторанного господарства дозволяє вирішити не тільки питання ефективного обліку товарообігу й грошей, але й організувати специфічні засоби залучення клієнтів. Прикладом може служити організація дисконтного клубу, реалізована в системі «Ресторан+». Наявність організованої дисконтної системи дозволяє реалізувати безліч корисних для відвідувачів і власників можливостей:

• формування системи знижок для постійних відвідувачів;

• залучення нових клієнтів;

• підвищення іміджу фірми в очах клієнтів і конкурентів;

• проведення маркетингових досліджень;

• створення додаткового рекламного простору;

• реалізація дисконту в межах мережі закладів.

Складність обліку товарно-матеріальних цінностей у ресторанному господарстві зв'язана зі специфікою виробничого процесу. Без чіткого автоматизованого обліку практично немає можливості точно визначити, які продукти були витрачені в процесі виробництва кулінарної продукції, і який повинен бути залишок на кухні й складі. Тільки автоматизована система, що опирається на правильно складені калькуляційні й технологічні карти, вирішує це питання.

Для організації інформаційної системи обліку й керування матеріальними, сервісними й фінансовими потоками необхідно застосовувати інтегровані інформаційні системи.

Інтегровані інформаційні системи керування закладами ресторанного господарства присутні на українському ринку відносно недавно, експерименти з впровадженням даних систем на вітчизняних закладах стали проводитися в основному з початку 90-х років.

Автоматизація бухгалтерського обліку (найбільш популярне програмне забезпечення — 1С), а також комплексна автоматизація бізнес-процесів, що відбуваються в закладах ресторанного господарства є надзвичайно актуальною сьогодні. При цьому необхідно враховувати наступне: процес автоматизації — це не тільки спеціальне програмне забезпечення, встановлене на стандартних комп'ютерах. Автоматизацію можна використати для організації відео спостереження, обліку складських запасів і товарних залишків, керування світловими ефектами, у тому числі при виступі музичних колективів тощо. У систему автоматизації можна включити й таке устаткування, як (поки досить екзотичне для нашої країни) пейджери для офіціантів, переносні термінали прийому замовлень і т.д.

Для ефективної роботи закладів ресторанного господарства необхідно контролювати рух кожного товару на кожній конкретній ділянці. Із цією метою розраховується собівартість та ціна готової продукції, будь-які зміни в нормах закладки й у вартості сировини у реальному режимі відбиваються у калькуляційних картах.

Автоматизація дозволяє вести облік руху товарів між підрозділами закладу ресторанного господарства. У систему заноситься документ про внутрішнє переміщення товарів, які списуються в підрозділі-джерелі й прибуткуються в одержувача. У базі даних можуть зберігатися й електронні копії калькуляційних карт, і історія їхніх змін. Тому можна відслідковувати динаміку змін сировинного набору і його вартості й швидко одержувати повну картину роботи кухні.

Для управління інформаційним потоком бізнес-процесів у закладах ресторанного господарства зазвичай застосовується високотехнологічне устаткування. Найбільш відомі компанії, що спеціалізуються на ресторанному бізнесі: UCS (R-Keeper), HRS ИнкомСофт, Ефект Информ. Вітчизняні розробники також пропонують ефективне вирішення цієї проблеми.

Програмний комплекс «Фуршет»

Програмний комплекс «Фуршет» (компанія «Альфасофт», м. Київ), призначений для автоматизації роботи будь-яких закладів ресторанного господарства, починаючи від невеликих кафе до великих ресторанів. На відміну від аналогічних програм, що широко застосовуються в сфері ресторанного бізнесу (наприклад, російська програма R-Keeper), програма «Фуршет» орієнтована на використання недорогої комп'ютерної техніки. Для ефективної роботи цілком можна скористатися звичайними комп'ютерами з клавіатурою, стандартними моніторами й принтерами. Це дозволяє в кілька разів знизити вартість автоматизованого робочого місця.

До складу програмного комплексу «Фуршет» входять три програми:

• «Менеджер» — автоматизує калькуляцію страв і розрахунок їх цін;

• «Офіціант» — з її допомогою формуються замовлення і проводитися виписування рахунків;

• «Звіти» — автоматизує одержання звітів і аналіз роботи закладу. Один з основних компонентів комплексу «Фуршет» є програма

«Менеджер». Вона автоматизує робоче місце фахівця, що займається калькуляцією страв, визначенням їх вартості й встановленням націнок. Програма «Менеджер» автоматично регулює вартість страв, контролюючи ціну продуктів як на складі, так і безпосередньо при складанні калькуляції.

Так, при зміні ціни якого-небудь продукту відразу перераховуються калькуляції всіх страв, у які він входити. При цьому відбувається автоматична перевірка рівня відпускних цін. Якщо раніше встановлена вартість страви стає меншою від ново калькульованої, програма попереджає про це й пропонує встановити нову відпускну ціну страви, видаючи на екран вікно коригування ціни. Це дозволяє автоматично уникнути збитків.

При закупівлі й надходженні продукту на склад програма обчислює його нову ціну за середньозваженим алгоритмом: суму вартостей залишку продукту й доданого продукту ділиться на його загальну кількість. Якщо виявиться, що нова ціна продукту відрізняється від старої, то відбувається автоматичне перерахування калькуляцій страв, що включають цей продукт. Рішення прийняти нові ціни страв за відпускні, або зберегти старі ціни, або встановити свої ціни страв приймає відповідальна особа.

Дворежимна програма «Офіціант» дозволяє користувачеві на вибір виконувати функції офіціанта або касира.

У першій функції користувач може відкрити нове замовлення, додати страви до вже наявного замовлення, видалити страви з замовлення до виписування рахунка, відправити замовлення на кухню або в бар, виписати рахунок.

У режимі касира програма дозволяє за паролем ідентифікувати касира, вибрати офіціанта, від його імені виконувати його функції. До того ж у цьому режимі додатково є доступ до налаштувань програми.

Значний розвиток у програмному комплексі «Фуршет» одержав блок звітів з онлайновим моніторингом. Це дозволяє з його допомогою одержувати детальну інформацію про роботу закладу ресторанного господарства, кількість і вартість замовлень, витрачені продукти, загальну суму виторгу.

На підставі інформації про зроблені офіціантами замовлення «Фуршет» формує понад 200 статистичних і докладних звітів. У них: кількість і вартість замовлень, страв, продуктів, залишки на складі, інформація з виписаних рахунків, виторг і т.д.

Відмітні особливості програми «Фуршет»:

1.Здатність ведення баз даних кількох закладів (кафе, бару, ресторану).

2.Можливість обліку підрозділів одного закладу за різними формами оподаткування (наприклад, бар за звичайною системою, кухня на єдиному податку).

3.Режим торгівлі комплексними обідами (режим «їдальня») зі спрощеним інтерфейсом.

4.Можливість складання комплексної страви (що складається з інгредієнтів і готових страв-напівфабрикатів).

5.Можливість швидкої й коректної налаштування програми під специфічні вимоги користувача (вітчизняний розробник).

6.Невелика вартість програми.

Програмний комплекс «1С-Рарус»

Набагато більше можливостей має системи «1С-Рарус». «1С-Рарус: Общепит» дозволяє відбивати господарські операції по бухгалтерському й податковому обліку у ресторанному господарстві.

«ІС-Рарус: Керування рестораном (бек-офіс)» — програмний продукт, призначений для автоматизації бізнес-процесів керування й оперативного обліку в ресторанному господарстві з різною організаційною структурою.

Основні можливості інформаційної технології «ІС-Рарус: Общепит»:

Надходження продуктів і складання калькуляцій

• ведення кількісного сумарного обліку продуктів і страв;

• ведення збірника рецептур страв, технологічних карт, складання калькуляцій;

• можливість використання схеми «страва в страві» з необмеженою кількістю рівнів складності;

• ведення списку взаємозамінних продуктів і його автоматичне використання при списанні продуктів і формуванні калькуляційних карток;

• облік сезонних коефіцієнтів при витраті продуктів;

• підтримка штриха-кодування продукції;

• введення надходження продуктів і початкових залишків;

• робота з негативними залишками;

• облік можливих недовкладень при формуванні собівартості страв й калькуляційної картки;

• створення «Актів проробок» для оформлення оброблення продуктів;

• Складання «Актів проробок» для створення «фірмової» страви.

• Автоматичний підрахунок виходу готової страви.

Складські переміщення:

• переміщення продуктів на кухні для виробництва страв, або в роздрібний продаж;

• оперативне відстеження залишку продуктів або страв на складі;

• проведення інвентаризації на складі товарів, продуктів, страв.

• списання продуктів.

Виробництво напівфабрикатів і страв:

♦ складання «Меню»;

♦ автоматичне друкування всіх калькуляційних карток, задіяних у документі «Меню», з урахуванням можливих змін;

♦ автоматичне списання продуктів зі складу кухні «під нуль», якщо має місце недолік продуктів на кухні;

♦ можливість роботи «від зворотного» створення документів «Меню» і накладних внутрішнього переміщення на підставі «Актів про реалізації»;

♦ автоматичне заповнення накладних «Внутрішнє переміщення» на підставі «Меню» для переміщення зі складу продуктів на кухню відсутніх для виробництва інгредієнтів з урахуванням стану складу постачальника й складу кухні;

♦ планування «Замовлень банкету»;

♦ «Розукомплектація» страв і напівфабрикатів;

♦ розширений аналіз виробництва;

♦ можливість реалізації страв, як у роздріб, так і оптом;

♦ друкований вид документів відповідає формам, зазначеним в альбомі уніфікованих форм, затверджених Держкомстатом України.

Оперативний блок звітів:

Система дозволяє формувати велику кількість додаткових звітів, які дозволяють одержувати інформацію про стан закладу в різних аналітичних розрізах.

♦ Звіт про надходження товарів;

♦ Товарний звіт;

♦ Звіт про залишки на виробництві;

♦ Звіт про реалізації страв і товарів (з можливістю розгорнення по періодах);

♦ Звіт про прибуток;

♦ Залишки й обороти товарів на складах;

♦ Калькуляційні картки за період;

♦ Звіт про склад рецептур;

♦ Звіт про фактичну витрату продуктів;

♦ Звіт про мінімальні залишки.

«ІС-Рарус: Керування рестораном» включає такі підсистеми:

Структура компанії

♦ Управлінський облік по компанії в цілому.

♦ Оформлення документів від імені різних організацій (власних юридичних осіб).

♦ Система префіксації документів.

Взаєморозрахунки й кредитування

♦ Подання контрагента у вигляді групи юридичних осіб.

♦ Ведення взаєморозрахунків у розрізах: «контрагент», «договір», «угода».

♦ Індивідуальна стратегія відвантаження й оплати для кожного контрагенти або групи контрагентів.

Керування поставками

♦ Оперативне планування закупівель.

♦ Оформлення замовлень постачальникам і контроль їхнього виконання, коректування замовлень і повернення.

♦ Формування внутрішніх замовлень.

♦ Прийом на комісію.

♦ Контроль оплати й поставки.

♦ Реєстрація й зберігання цін постачальників.

Керування складськими запасами

♦ Облік по алгоритмах: «ФИФО» «ЛИФО» і по «Середньому».

♦ Облік додаткових витрат.

♦ Облік товарів по додаткових характеристиках.

♦ Переміщення, інвентаризація, списання.

♦ Пересортиця товарів.

Виробництво

♦ Складання планів виробництва в розрізі різних характеристик обліку на основі аналізу даних про виробництво за попередні періоди.

♦ Порівняння планів виробництва по різних місцях реалізації страв і товарів компанії.

♦ Випуск продукції (страв, напівфабрикатів) з розрахунком собівартості.

♦ Облік можливих недовкладень продуктів при формуванні собівартості.

♦ Розгорнутий облік напівфабрикатів.

♦ Ручне коректування, додавання й видалення продуктів, що списують у виробництво.

♦ Автоматична двостороння взаємозамінність аналогів.

♦ Підтримка різних технологічних карт (рецептур) однієї страви.

♦ Облік спецій.

♦ Облік по строках зберігання.

♦ Облік сезонності.

Спеціалізовані звіти

♦ Калькуляції за період — призначений для розрахунку собівартості продукції в частині вартості списаних на її виробництво інгредієнтів за уніфікованою формою ОП-1; склад страви.

♦ Товарний звіт — служить для формування уніфікованих форм Торг-29 або ОП-14. Звіт містить початкові сумові залишки товарів, прихід і витрата в розрізі документів, кінцевий сумарний залишок.

♦ Аналіз випуску продукції — дозволяє одержати розгорнуту інформацію про вироблену продукцію.

♦ Витрата продуктів — призначений для аналізу витрати інгредієнтів у виробництві страв у нормативній і фактичній кількості на випущену кількість продукції, а так само кількість недовкладень.

♦ Витрата спецій — призначений для формування уніфікованої форми ОП-13 «Контрольний розрахунок спецій».

♦ Контрольний розрахунок витрати продуктів — призначений для аналізу витрати продуктів за період у вигляді уніфікованої форми ОП-17 «Контрольний розрахунок продуктів».

♦ Планування виробництва — дозволяє швидко одержати інформацію про заплановану, фактичну кількість виготовленої продукції й кількості відхилення факту від плану.

♦ Забірний лист.

♦ Аналіз продажів комплексних обідів — відбиває собівартість і виторг по реалізації виготовленої продукції в розрізі страв і вхідних інгредієнтів.

♦ Відомість залишків продуктів — формує залишки продуктів кожного дня обраного періоду за уніфікованою формою ОП-16.

Ціноутворення

♦ Необмежена кількість категорій цін.

♦ Можливість завдання й зберігання ціни в будь-якій валюті.

♦ Формування націнок і знижок.

♦ Різні методи округлення ціни.

♦ Зберігання цін постачальників

Побудова територіально розподілених систем

За рахунок використання розробленого обміну даними, що входять до складу «1С-Рарус: Керування рестораном» можна побудувати рішення для закладів мережної або холдингової структури з територіально рознесеними підрозділами, які дозволять управляти бізнесом ефективно й з необхідним ступенем оперативності.

1С-Рарус: Ресторан+Бар+Кафе

Програма дозволяє створити спеціалізовані персональні робочі місця наступних працівників:

♦ Адміністратора автоматизованої системи керування торговельним процесом;

♦ Менеджера зміни;

♦ Касира;

♦ Офіціанта;

♦ Бармена.

Автоматизовані робочі місця дозволяють реалізувати всі необхідні дії відповідно до функцій, виконуваними співробітниками закладу:

♦ Набір замовлень від клієнтів з різних столиків залу ресторану або з барної стійки. Заповнення замовлень здійснюється з використанням номенклатурних позицій і їхніх властивостей, які також можуть міняти роздрібну вартість страв. Можуть також використатися відомості замовлень для визначення черговості приготування страв. При заповненні замовлення зберігається «історія» зміни його складу.

♦ Друк замовлень клієнтів на кухонних принтерах з автоматичним визначенням місця приготування;

♦ Введення дисконтних карт і призначення різних видів знижок;

♦ Прийом наявної й безготівкової оплати, у т.ч. з платіжних карт;

♦ Пробиття чека за замовленням на фіскальному реєстраторі.

♦ Виконання повернень по пробитих чеках, виконання швидких продажів із пробиттям чека без створення замовлення;

♦ Повний або частковий перенос замовлення між столами й офіціантами;

♦ Закриття касової зміни зі створенням денних звітів про продажі в різних аналітичних розрізах зі збереженням архіву пробитих чеків;

♦ Списання неоплачених позицій замовлень;

♦ Одержання звітності за результатами реалізації/списання товарів;

♦ Контроль стану замовлень у залах ресторану;

♦ Гнучке настроювання конфігурації робочих місць, прав користувачів і торговельного встаткування.

Інформаційна система «Ресгпоран+»

Система «Ресторан+» призначена для комплексної автоматизації оперативного обліку у закладах ресторанного господарства). Основними перевагами системи є:

♦ масштабність — мережа закладів, ресторани, бари, fast-food;

♦ зручність роботи — інтуїтивно зрозумілий графічний інтерфейс, система підказок, робота із сенсорними екранами;

• універсальність — гнучка система обліку оплат, підтримка будь- яких організаційних структур, дисконтна система, багатоваріантність технологій обслуговування клієнтів, механізм регулювання прав доступу користувачів системи.

Програмний комплекс «Ресторан+» не є самостійною програмою й призначений для спільного використання із системами «ІСТоргівля й склад 7.7» або «1С:Підприємство 7.7 Комплексна» компонент Оперативний облік.

Функції програми «Ресторан*»

1. Підтримка всіх найпоширеніших операцій, пов'язаних із закупівлею й зберіганням продуктів, приготуванням і реалізацією страв:

• облік наявності й руху продуктів на складі, виробництві;

• контроль ситуації в залі;

• розрахунок собівартості методом середньозваженої ціни;

• автоматичне списання продуктів з виробництва на підставі калькуляцій на страви та напівфабрикати;

• облік взаєморозрахунків з постачальниками.

2. Ведення двох видів обліку ресторанної діяльності:

• управлінський (для власників, керівників і співробітників);

• фінансовий (для правильного відбиття в бухгалтерському обліку).

3.Повна автоматизація доступу, формування протоколу роботи користувачів з фіксацією дати й часу входу й виходу;

4.Автоматизоване введення замовлень, що вимагає мінімальної підготовки персоналу і виключає значну частину помилок у роботі, підвищує швидкість і якість обслуговування клієнтів.

5.Роздрукування замовлень і передача спеціальних повідомлень на кухонні й барні принтери,

6.Видача фірмового рахунку клієнтові.

7.Дисконтна система із гнучкою системою знижок для постійних клієнтів.

8.Облік харчування персоналу.

9.Введення попереднього замовлення на проведення банкету з формуванням замовлення на закупівлю.

10.Одержання детальних звітів про відвідування закладу в рамках дисконтної системи.

11.Велика кількість звітів реального часу для одержання інформації про роботу закладу.

12.Широкий спектр аналітичних звітів, формування різних видів звітів про продажі й виторг за заданий період.

13.Можливість швидкого настроювання системи на особливості конкретного закладу.

14.Строго дотримується принцип однократності введення інформації з наступним багаторазовим і багатоцільовим її використанням.

Робоче місце «Офіціант»

Спеціалізоване робоче місце (термінал), обладнане монітором і дозволяє здійснювати наступні дії:

• автоматизований вхід у систему;

• вибір стола на графічній схемі зали;

• введення і збереження замовлення;

• роздрукування вимоги на приготування страв і напоїв на принтерах (бар, кухня);

• передачу спеціальних повідомлень на кухню або в бар (наприклад, «готовити пізніше», «готовити без солі» і т.д.);

• доповнення раніше введеного замовлення (дозамовлення);

• поділ раніше введеного замовлення;

• роздрукування рахунку, що подається клієнтові перед остаточним розрахунком, з можливістю друкування на фірмових бланках.

Робоче місце «Касир»

Спеціалізоване робоче місце, що сполучає в собі:

• автоматизований вхід у систему;

• друкування чеку на касовому апараті;

• передача замовлення одного офіціанта іншому;

• зміна стола при переміщенні клієнтів по залі;

• закриття рахунків офіціантів;

• вибір типу оплати: готівка, кредитні карти або безготівковий розрахунок;

• надання знижки (при наявності відповідних прав);

• функції робочого місця офіціанта (при необхідності).

Робоче місце «Склад»

Спеціалізоване робоче місце комірника, що дозволяє виконувати наступні дії:

• прийом товарів від постачальників (закупників);

• передача товарів у підрозділи (виробництво);

• інвентаризація складу;

• одержання звітів про залишки й рух товарів;

• списання товарів;

• повернення товарів постачальникам.

Робоче місце «Адміністратор»

Спеціалізоване робоче місце адміністратора системи, що дозволяє виконувати:

• загальне настроювання системи;

• формування меню;

• ведення списку персоналу;

• формування калькуляцій;

• • керування дисконтною системою;

• контроль діяльності персоналу;

• звіти по виробництву;

• звіти по реалізації страв;

• фінансові звіти;

• спеціалізовані звіти по роботі персоналу;

• фінансовий аналіз діяльності закладу.

Інформаційна система управління «HRS BACK OFFICE»

Система HRS Васк Office є рішенням для автоматизації бухгалтерського обліку та всією фінансово-господарською діяльністю з урахуванням специфіки будь-якого об'єкта (ресторан, готель чи санаторій). Це потужний інструмент для зростання ефективності управління, який сприяє досягненню найбільших успіхів у бізнесі.

Система побудована по модульному принципі, що дозволяє:

• найбільш гнучко вирішувати задачі комплексної автоматизації закладів;

• деталізувати облік по рахунках розширеного аналітичного обліку, а також по ряду допоміжних ознак, якими можна доповнювати бухгалтерські проводки;

• здійснювати калькуляцію страв, проводити на її основі списання продуктів, а також одержувати звіти по ресторану;

• вести облік матеріальних цінностей, а також по складах та матеріально-відповідальним особам;

• одержувати оборотні відомості переміщення ресурсів по синтетичних та аналітичних рахунках;

• готувати управлінські звіти для керівництва чи ресторану готелю;

• готувати внутрішньогосподарські документи на переміщення матеріальних цінностей.

Складський облік

Підсистема автоматизації складського обліку призначена для оперативного управління та контролю за станом товарно-матеріальних запасів на складах та дозволяє:

• автоматизувати усі облікові операції по приходу та відпуску товарів;

• одержувати довідки про наявність товарів на складі;

• одержувати оборотні відомості згідно даних складського та бухгалтерського обліків;

• друкувати інвентаризаційні та порівняльні описи по складу.

Калькуляція страв

Підсистема «Калькуляція» призначена для автоматизації виробничого обліку в ресторанах та барах. Вона дозволяє:

♦ складати калькуляції готових страв та напівфабрикатів;

♦ проводити на їх основі розрахунок відпускних цін та собівартості страв та напівфабрикатів;

♦ вести журнал приготування страв, інформація в який може вводитись як вручну, так і за допомогою автоматичного інтерфейсу з системами Micros;

♦ проводити автоматичне списання продуктів харчування згідно журналу приготування страв з урахуванням методу списання, прийнятого у закладі;

♦ формувати для будь-якого із вказаних у калькуляційній карті продуктів список взаємозаміняємих продуктів та використовувати його при операціях списання;

* виконувати друк калькуляційних карт та меню;

♦ виконувати друк звітів по реалізації готових страв, марочних звітів та інших спеціалізованих звітів.

Звітність

Система дозволяє формувати велику кількість різноманітних звітів. Перш за всі, мова йде про документи, які повинна готувати бухгалтерія будь-якого закладу:

• книга обліку господарських операцій;

• відомості аналітичного обліку (журнали-ордери);

• головна книга;

• звітні документи по розрахунках податків;

• довідки про наявність та рух матеріальних цінностей та інше.