Вставка полей злиття

Здійснити процедуру злиття можна за допомогою команди Мастер слияния з підпункту Письма и рассылки пункту меню Разработчик, яка запускає у панелі завдань майстра злиття документів

В результаті в області завдань Майстер злиття відобразить перший етап Вибір типу документа (рис.). Область завдань Злиття складається з трьох частин:

1. Перша, верхня частина, містить заголовок і меню відповідного кроку.

2. Друга, середня частина - опис вибраного пункту.

3. Третя, нижня частина дозволяє перемикати етапи Майстра злиття

Крок 1 з 6: Вибір типу документа

В області завдань в групі Вибір типу документа виберіте лист.

Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі: відкритий документ.

При цьому ви переміщує до наступного кроку майстра злиття

Крок 2 з 6: виберіть початковий документ

У полі Виберіть відкритий документ побачите наступні параметри:

Поточний документ: використання поточного документа на екрані як основний документ.

Шаблон: виберіть один з шаблонів злиття готових до використання.

Почати з існуючого документа: відкриття існуючого документа для використання в якості основний документ злиття.

Виберіть потрібний параметр.

Щоб продовжити, натисніть кнопку Далі: Вибір одержувачів.

Крок 3 з 6: Вибір одержувачів

При відкритті або створити джерело даних за допомогою майстра злиття, ви вказуєте використовувати певний набір змінних для злиття у Word. Використовуйте один з наступних методів для приєднання до джерела даних в основний документ

Для використання існуючого джерела даних, виконайте такі дії.

В області завдань Злиття виберіть існуючий список у розділі Вибір одержувачів.

У розділі Використання спісканажміте кнопку Огляд.

У діалоговому вікні Вибір джерела даних виберіть файл, що містить відомості про змінних, яку потрібно використовувати і натисніть кнопку Відкрити.

Крок 4 з 6: Стоврення листа

Для налаштування полей злиття, виконайте такі дії:

Введіть будь-який текст або додати зображення, потрібно повторювати для кожного елемента в каталозі. Наприклад включите мітки, такі як: ім'я:

Адреса:

Номер телефону

Додавання полів даних, які відповідають з кожною міткою або додати поля даних, які необхідні у листі.

Закінчивши упорядкування, натисніть кнопку Далі: перегляд листа для перегляду результатів.

Крок 5 з 6: Перегляд листа

Перегляд створенного документу та внесення необхідних змін, натисніть кнопку Далі: Завершення злиття для продовження.

Крок 6 з 6: Завершення злиття

Для об'єднання у литсті, виконайте такі дії.

Натисніть кнопку новий документ.

У діалоговому вікні Складені нові документи вкажіть записи, які потрібно об'єднати.

Натисніть кнопку ОК, щоб виконати злиття записів.

Лекція 8 Тема: Використання функцій MS Excel для автоматизації роботи

План

1. Функції MS Excel

2. Фінансові функції MS Excel

3. Функції для обробки баз даних

4. Автоматизація роботи в MS Excel

Використання функцій дозволяє спрощувати розрахунки, зменшувати кількість зайнятих чарунок, проводити аналіз. При введенні функції необхідно у круглих дужках вказати всі необхідні параметри. Якщо деякі параметри функції є необов’язковими, то їх можна пропустити, поставивши додаткові крапки з комою.

Якщо скористатися майстром функцій, то MS Excel сам запропонує ввести параметри, а також зразу підрахує попередній результат. При цьому введення формули автоматизується.

Найважливішим функціями MS Excel для економістів є:

¾ фінансові функції;

¾ функції обробки баз даних;

¾ статистичні функції

Фінансові функції

Фінансові функції існують для розрахунку фінансових операцій за кредитами, судами, боргами, операцій з цінними паперами тощо. Всі розрахунки робляться згідно з припущенням, що вартість грошей є функцією від часу, тобто в кожний момент часу ця вартість змінюється

Групи функцій

¾ функції для аналізу інвестицій;

¾ функції для обчислення швидкості обороту;

¾ функції для обчислення амортизації майна;

¾ функції для аналізу цінних паперів.

Фінансові розрахунки

¾ визначення нарахованої суми (майбутня вартість);

¾ визначення початкової суми (поточна вартість);

¾ визначення терміну виплат та ставки відсотку;

¾ розрахунок періодичних виплат, пов’язаних з погашенням кредитів чи боргів.

Фінансові функції дозволяють розв'язувати стандартні банківські та бухгалтерські задачі

Інформаційні функції розроблені для видачі інформації про чарунки, типи даних, порівняння елементів

Логічні функції призначені для використаня порівняння декількох елементів

¾ И Повертає значення ІСТИНА, якщо всі аргументи мають значення ІСТИНА.

¾ ЛОЖЬ Повертає логічне значення НЕПРАВДА.

¾ НЕ Змінює на протилежне логічне значення свого аргументу.

¾ ИЛИ Повертає ІСТИНА, якщо хоча б один аргумент має значення ІСТИНА.

¾ ИСТИНА Повертає логічне значення ІСТИНА.

¾ ЕСЛИ Виконує перевірку умови – має 3 параметра

=ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Повертає одне значення, якщо вказана умова при обчисленні дає значення ІСТИНА, та інше значення, якщо ЛОЖЬ.

Логическое_выражение - це будь-яке значення або вираз, які набувають значень TRUE або FALSE.

Значение_если_истина - це значення, яке повертається, якщо лог_вираз TRUE.

Значение_если_ложь - це значення, яке повертається, якщо лог_вираз дорівнює FALSE.

В якості аргументів функції ЕСЛИ можна використовувати інші функції. У функції ЕСЛИ можна використовувати текстові аргументи

Аргумент логіческое_вираженіе функції ЕСЛИ може містити текстове значення. наприклад:

= СЧЁТЕСЛИ (діапазон; крітерій) має 2 параметри

Функція СЧЁТЕСЛИ підраховує кількість не пустих комірок в заданому діапазоні, які відповідають одному зазначеного користувачем критерієм. Наприклад, можна підрахувати кількість усіх комірок, які починаються з певної букви або в яких містяться числа, більші чи менші вказаного значення

Діапазон. Обов'язковий аргумент. Одна або кілька комірок, за якими потрібно виконати підрахунок. У цих комівках можуть знаходитися числа або імена, масиви або посилання, що містять числа. Порожні комірки та текстові значення не враховуються.

Критерій. Обов'язковий аргумент. Число, вираз, посилання на комірку або текстовий рядок, який визначає, які комірки потрібно підраховувати.

Функції посилань та підстановок використовуються для визначення або задання адресів чарунок, масивів, стовпчиків, рядків, створення гіперпосилань.

ПРОСМОТР Шукає значення у векторі або масиві.

Повертає значення з рядка, з стовбця або з масиву. Функція ПРОСМОТР має дві синтаксичні форми:

Вектор. Векторна форма функції ПРОСМОТР переглядає діапазон, до якого входять значення лише одного рядка або одного стовпця (так званий вектор) у пошуках певного значення та повертає значення з іншого стовпця або рядка.

= ПРОСМОТР (искомое_значение; просматриваемый_вектор; вектор_результатов) має 3 параметри

Искомое_значение -Значення, яке функція ПРОСМОТР шукає в першому векторі. Искомое_значение може бути числом, текстом, логічним значенням, ім'ям або посиланням, що посилаються на значення.

Посматриваемый_вектор - Інтервал, що містить тільки один рядок або один стовпець. Значення в аргументі просматріваемий_вектор можуть бути текстами, числами або логічними значеннями.

Вектор_результатов - Інтервал, що містить тільки один рядок або один стовпець. Він повинен бути того ж розміру, що й просматріваемий_вектор.

Масив. Форма масиву функції ПРОСМОТР переглядає перший рядок або перший стовпець масиву, знаходить вказане значення і повертає значення з аналогічної позиції останнього рядка або стовпця масиву.

= ПРОСМОТР (искомое_значение; массив) має 2 параметри

Искомое_значение - Значення, яке ПРОСМОТР шукає в масиві. Шукане_значення може бути числом, текстом, логічним значенням, ім'ям або посиланням, що посилаються на значення.

Масив Інтервал окомірок, що містять текст, числа або логічні значення, які потрібно порівнювати з Искомое_значение.

=ВПР (искомое_значение; таблица; номер_столбца;интервальный_просмотр)

Шукає значення в першому стовпці масиву таблиця та повертає значення в тому ж рядку з іншого стовпця масиву «таблиця».

«В» в ВПР позначає «вертикальний». ВПР використовується замість ГПР, якщо значення для порівняння знаходяться в стовпці ліворуч від даних, які потрібно знайти..

Искомое_значение. Значення, яке повинно бути знайдено в першому стовпці масиву «таблиця». Искомое_значение може бути значенням або посиланням.

Таблиця. Два або більше стовпців даних. Можна використати посилання на інтервал або ім'я інтервалу. Значення в першому стовпці масиву «таблиця» є значеннями, пошук яких виконується за допомогою аргументу «Искомое_значение». Ці значення можуть бути текстовими рядками, числами або логічними значеннями. Текстові рядки порівнюються без урахування регістру літер.

Номер_столбца. Номер стовпця в масиві «таблиця», в якому повинно бути знайдено відповідне значення. Якщо «номер_стовпчика» дорівнює 1, то повертається значення з першого стовпця аргументу «таблиця»; якщо «номер_стовпчика» дорівнює 2, то повертається значення з другого стовпця аргументу «таблиця» і так далі..

Интервальный_просмотр. Логічне значення, яке визначає, чи потрібно, щоб функція ВПР шукала точне або наближене відповідність (0 – точнее співпадіння; 1 –наближине)

= ГПР (искомое_значение; таблица; номер_строки; интервальный_просмотр )

Шукає значення у верхньому рядку таблиці або масиву значень і повертає значення в тому ж стовпці з заданої рядки таблиці або масиву. Функція ГПР використовується, коли порівнювані значення розташовані у верхньому рядку таблиці даних, а повертаються значення розташовані на декілька строк нижче. Якщо порівнювані значення розташовані в стовпці ліворуч від шуканих даних, то слід використовувати функцію ВПР.

Буква Г в ГПР означає «горизонтальний».

Искомое_значение - це значення, яке потрібно знайти в першому рядку таблиці. Шукане_значення може бути значенням, посиланням або текстовим рядком.

Таблиця - це таблиця з інформацією, в якій шукаються дані. Можна використати посилання на інтервал або ім'я інтервалу.

Номер_строки - це номер рядка в масиві «таблиця», з якої буде повернуто зіставляти значення. Якщо «номер_рядка» дорівнює 1, то повертається значення з першого рядка аргументу «таблиця», якщо «номер_рядка» дорівнює 2, то повертається значення з другого рядка аргументу «таблиця», і так далі.

Интервальний_просмотр - це логічне значення, яке визначає, чи потрібно, щоб функція ГПР шукала точне або наближене відповідність.

Лекція 9 Тема: Використання функцій MS Excel в комерційній діяльності

План

1. Використання фільтрів

2. Використання сортування

3. Аналіз даних за допомогою таблиць

Списки

Однією з важливих задач, що розв’язуються в Excel, є обробка списків. Excel дозволяє створювати на робочих листах таблиці, що є базами даних, до яких можна застосовувати команди пошуку, сортування, фільтрації даних для отримання конкретної інформації.