CASE STUDY. Использование новых технологий: видеоконференция

Использование новых технологий: видеоконференция

В феврале 2005 году во время выставки спортивных товаров «Ин-Спортс» компания «Спорт Коммьюникейшн Групп» провела видеоконференцию Москва — Санкт-Петербург — Екатеринбург.

Идея провести видеоконференцию родилась при обсуждении возможности демонстрации новых технологий с компанией Sony (профессиональное и вещательное оборудование). Оборудование, которое использовалось при проведении видеоконференции, позволяет в режиме on-line общаться представителям различных регионов при минимальных технических требованиях «на местах».

Для выставки видеоконференция стала небольшой сенсацией. Тема, которая была заявлена («Вопросы развития спортивной индустрии в регионах России»), как нельзя лучше подходила под формат: первые лица руководства спортом из Санкт-Петербурга и Екатеринбурга отвечали на вопросы из зала, находясь в своих городах.

Источник: компания «Sport Communication Group», г. Москва

Организационные вопросы

Для участников мероприятий конгрессной программы подготавливается специальный комплект информационных и рекламных материалов, в который могут войти:

• программа мероприятия;

• тезисы выступлений участников;

• справочный и раздаточный материал;

• рекламная продукция выставки (каталог, программа мероприятий и план выставки, буклет выставки следующего года, сувенирная продукция);

• анкета;

• ручка, блокнот/листы для записей;

• туристическая информация и др.

Участники мероприятий деловой программы обычно проходят процедуру регистрации. Предварительная регистрация практикуется в основном для крупных и международных мероприятий, а также для платных мероприятий. Регистрация участников по упрощенной форме происходит непосредственно перед началом мероприятия.

По регистрационным спискам для участников мероприятия изготавливаются беджи, для докладчиков — именные таблички. Должна быть возможность быстрого изготовления табличек и беджей, так как состав выступающих, равно как и состав участников, может меняться.

Процедура регистрации должна быть продумана до мелочей, чтобы не создавать толчею и не вызывать раздражение участников. По пути следования на мероприятие необходимы указатели направления движения. Хорошо, когда регистрация подкрепляется анонсами по громкой связи в павильоне.