Обобщенная технология работы в электронной таблице

Работа в каждой электронной таблице имеет свои особенности, но можно говорить о типовой последовательности работы, представленной на рис. 8.1.

Рис.8.1. Типовая последовательность работы с электронной таблицей

В приведенной последовательности выделены 4 основных этапа.

Этап 1 можно назвать подготовительным. На этом этапе выполняются почти те же действия, что в начале создания каждого документа Word (см. подраздел 7.2).

На этапе 2 формируется структура таблицы. Шапка обычно выделяется и форматируется целиком (см. Форматирование данных в подразделе 8.1).

На этапе 3 форматируются столбцы таблицы – в основном те, что должны содержать действительные числа. В столбцы вводят исходные данные, но не результаты вычислений, даже если эти результаты очевидны, как в случае, когда складываются нули. Вместо результатов вычислений в соответствующие ячейки вводят формулы, по которым должны выполняться вычисления. Тогда при изменении исходных данных автоматически изменятся результаты вычислений по формулам, все итоговые суммы и даже графические зависимости, построенные по данным таблицы. Для копирования формул применяют автозаполнение (см. подраздел 8.1). Многие виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице, проводят с использованием встроенных функций и процедур (меню Вставка/Функция…). Иногда при работе с большими электронными таблицами также требуется сортировать строки по возрастанию или убыванию значений в определенных столбцах (меню Данные/Сортировка…).

Этап 4 позволяет в графическом виде представить результаты, полученные на предыдущем этапе. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде, в форме графиков и диаграмм.

Далее некоторые аспекты реализации приведенной схемы создания и использования электронных таблиц рассматриваются подробнее.