Типовая последовательность создания документа

Для создания документа рекомендуется следующая последовательность работы:

1. Используя пункт меню Файл/Параметры страницы (см. рис. 2.3), выбрать размер бумаги (обычно A4: 29.7 см × 21 см), ее ориентацию (например, книжную) и поля (например, слева – 2.8 см, справа – 1.2 см, сверху – 2.2 см, снизу – 2.5 см). При таком выборе полей «полезная» часть страницы будет иметь ширину 17 см и высоту 25 см. В диалоговом окне Параметры страницы можно нажать кнопку По умолчанию …, и тогда выбранные параметры сохранятся в шаблоне и будут предлагаться при создании очередного документа.

2. В меню Вид выбрать удобный масштаб изображения (обычно 100%), сделать видимой Линейку (появится сантиметровая разметка страницы вверху и слева) и вариант представления будущего документа на экране:

- Обычный - представлена только содержательная часть документа без реквизитов оформления (колонтитулы, подстраничные сноски и т. п.).

- Разметка страницы - экранное представление полностью соответствует печатному. Поэтому этот вариант представления документа используют чаще всего.

- Web-документ - экранное представление не совпадает с печатным. В этом режиме разрабатываются электронные документы.

- Структура - документ отображается с утрированным выделением его структуры. Режим полезен в тех случаях, когда разработку документа начинают с создания плана содержания. Он отличается тем, что при его включении автоматически открывается вспомогательная панель инструментов, элементы управления которой позволяют править структуру документа.

- Схема - окно имеет две рабочие панели. На левой панели представлена структура документа, а на правой - сам документ.

3. Используя пункт меню Вид/Панели инструментов, добиться того, чтобы в окне Word были отображены только те панели инструментов, которые потребуются; обычно это панели Стандартная и Форматирование. Другие панели, например, Рисование, можно всегда вызвать, когда они понадобятся, а не оставлять на экране постоянно, чтобы не сужать полезную часть рабочего окна Word.

4. Используя пункт меню Формат/Стили и форматирование, изменить стили оформления основного текста (стиль Обычный), заголовков первого, второго, а если требуется, то и третьего уровня (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3). Полезно также создать стили По центру и Для таблиц. Первый из этих стилей понадобится для оформления титульных листов и подрисуночных надписей, а второй – для ввода данных в таблицы (см. таблицу 7.1).

5. Выбрать каталог для размещения будущего документа и присвоить документу имя – пункт меню Файл/Сохранить как (см. рис. 2.4).

6. Вводить фрагменты текста, вставляя в них рисунки, таблицы, списки, формулы и другие объекты. Для ввода абзаца (основного текста или заголовка) надо выбрать стиль и ввести текст. После выбора стиля курсор установится в строке в соответствии с параметрами форматирования (способ выравнивания, отступы). Курсор перемещается по мере ввода символов, переход на следующую строку происходит автоматически. Для начала нового абзаца (только для этого) следует нажать клавишу <Enter>. Продолжая работу с документом, его периодически сохраняют с помощью кнопки Сохранить в меню Файл. Кнопка дублируется на панели инструментов Стандартная и имеет вид дискеты.

7. Вставить номера страниц – пункт меню Вставка/Номера страниц.

8. Установить курсор в место желаемого размещения оглавления (обычно для оглавления резервируется страница после титульного листа документа) и выбрать пункт меню Вставка/Ссылка/Оглавление и Указатели/Оглавление. Далее во вкладке Параметры выбрать стили заголовков, нажать кнопку ОК, и оглавление будет автоматически создано: Word найдет все абзацы, стили которых выбраны как стили заголовков, и поставит им в соответствие номера страниц. Теперь должно быть понятно, что для ввода надписей на титульном листе не нужно использовать стили заголовков.

9. Созданный документ можно распечатать, используя кнопку Печать на панели инструментов или выбрав команду Печать в меню Файл. После активизации команды появляется диалоговое окно, позволяющее сделать необходимые установки.

Далее поясняются приемы работы, позволяющие освоить предложенную последовательность создания документа и технические аспекты ввода, форматирования и редактирования фрагментов текста, а также вставки и форматирования различных объектов: таблиц, рисунков, формул и т.п.