Стислі теоретичні відомості

5.1.1. Види і мета аудитів (перевірок)

Перевірки систем якості регламентуються стандартом ІSО 19011:2002. Цей міжнародний стандарт містить керівні вказівки з менеджменту програм аудитів, проведенню внутрішніх і зовнішніх аудитів систем якості, а також з оцінки компетентності аудиторів. Користувачі, для яких призначено цей стандарт – це аудитори, організації, які впроваджують системи якості, і організації, залучені в сертифікацію і підготовку аудиторів, сертифікацію/реєстрацію систем якості, акредитацію або стандартизацію в області оцінки відповідності.

Аудит (перевірка) – систематичний, незалежний і документований процес отримання свідчень аудиту і об’єктивного їх оцінювання з метою встановлення ступеня виконання узгоджених критеріїв аудиту.

Внутрішні аудити, які іноді називають “аудитами першою стороною”, проводяться зазвичай самою організацією або від її імені для внутрішньої мети і можуть служити підставою для декларації відповідності. В багатьох випадках, зокрема для малих організацій, незалежність може бути продемонстрована звільненням від відповідальності за діяльність, що перевіряється.

Зовнішні аудити включають аудити, які зазвичай називають “аудитами другою стороною” або “аудитами третьою стороною”. Аудити другою стороною проводяться сторонами, зацікавленими у діяльності організації, наприклад, споживачами або іншими особами від їх імені. Аудити третьою стороною проводяться зовнішніми незалежними організаціями. Ці організації здійснюють сертифікацію або реєстрацію на відповідність вимогам стандартів ІSО 9001 або ІSО 143001.

Перевірка якості в основному відноситься:

· до систем якості (зовнішні аудитори перевіряють, як виконуються вимоги стандарту, на відповідність якому сертифіковані системи якості; при внутрішній перевірці зазвичай існує програма, в якій вказано, які процеси і якої системи потрібно перевіряти; внутрішнім аудиторам рідше доводиться працювати з усіма процесами, а частіше з окремим набором, який має відношення до підрозділів, які перевіряються);

· до продукції (технічним, програмним засобам, переробним матеріалам, послугам).

Однак цим перевірки якості не5 обмежуються. Можливі інші варіанти або комбінації вказаних.

Перевірки якості здійснюються особами, які не несуть безпосередньої відповідальності за ділянки, які перевіряють.

Наприклад, керівник або робітник технічного відділу не може перевіряти технічний відділ (ТВ) і конструкторське бюро (КБ), яке знаходиться у складі технічного відділу, тобто аудитор, який перевіряє ці підрозділи повинен бути з іншого відділу або цеху, повністю незалежних від роботи ТВ і КБ.

Перевірки систем якості включають у себе наступні етапи:

· менеджмент програми аудиту;

· реалізація програми аудиту;

· проведення перевірки;

· видача акта про результат перевірки і оцінки систем якості;

· супроводжувальні дії після перевірки.

В основу організації внутрішнього аудиту покладено наступні сім принципів:

1. Принцип єдиної подібності: кожен конкретний аудит здійснюється за єдиною офіційно встановленою підприємством процедурою, яка забезпечує його впорядкованість, однозначність і порівнянність.

2. Принцип системності: планування і проведення конкретних аудитів за різними процесами (функціями, роботами) системи якості повинні здійснюватися із врахуванням їх встановленого структурного взаємозв’язку.

3. Принцип документованості: проведення кожного аудиту певним чином документується, для того щоб забезпечити збереження і порівняння інформації про фактичний стан об’єкта, який підлягає аудиту.

4. Принцип попередження: кожен аудит планується, і персонал підрозділу, який підлягає аудиту, заздалегідь сповіщається про мету, область, час і методи проведення аудиту, для того, щоб дати можливість найбільш повно підготуватися до аудиту і виключити можливість ухилення персоналу від надання і демонстрації всіх необхідних даних.

5. Принцип регулярності: аудити проводяться з певною періодичністю, для того, щоб всі процеси системи якості і всі підрозділи підприємства були предметом постійного аналізу і оцінювання з боку керівництва підприємства.

6. Принцип незалежності: особи, які проводять аудит не повинні нести безпосередню відповідальність за роботу, яку перевіряють і залежати від керівника підрозділу, що проходить аудит, щоб виключити можливість необ’єктивних результатів аудиту.

7. Принцип відкритості: результати кожного аудиту повинні мати відкритий характер.

До переваг внутрішніх аудитів, у порівнянні із зовнішніми можна віднести наступні:

· знання внутрішніми аудиторами особливостей свого підприємства;

· відсутність упередженого відношення співробітників підрозділу, який підлягає аудиту до внутрішніх аудиторів, які не сприймаються як сторонні для підприємства особи;

· знання внутрішніми аудиторами специфічних каналів комунікацій, які діють на підприємстві;

· знання внутрішніми аудиторами неформальних лідерів, інформація яких може бути найбільш корисною під час аудиту;

· можливість використання конфіденціальної інформації інформації у звітах про аудит;

· відсутність дефіциту часу при внутрішньому аудиті, який обмежує можливості більш детального вивчення об’єкту, який підлягає аудиту;

· незалежність роботи внутрішніх аудиторів від режиму роботи співробітників підрозділу, який проходить аудит;

· можливість використання внутрішніх аудиторів також у якості експертів;

· порівняно незначні затрати на проведення внутрішнього аудиту.

До недоліків внутрішніх аудитів у порівнянні із зовнішніми слід віднести наступні:

· менш високий, ніж при зовнішньому аудиті, рівень об’єктивності висновків через можливу упередженість внутрішніх аудиторів по відношенню до деяких співробітників підприємства;

· менш висока, ніж при зовнішньому аудиті, інтенсивність роботи внутрішніх аудиторів, обумовлена менш жорсткими часовими рамками;

· критика з боку внутрішніх аудиторів сприймається болючіше;

· рівень кваліфікації внутрішніх аудиторів, як правило, нижчий рівня підготовки зовнішніх аудиторів;

· результати внутрішнього аудиту можуть розглядатися як менш об’єктивна інформація про ефективність і результативність системи якості підприємства у порівнянні із зовнішнім аудитом;

· результати внутрішнього аудиту не можна використовувати для реклами підприємства;

· витрати на внутрішній аудит визначаються менш точно, ніж на зовнішній.