Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу

Термін офіс-менеджер в Україні починає застосовуватись з кінця 90 років у крупних компаніях холдингах з іноземними інвестиціями. Коло функцій офіс-менеджера достатньо широке: документаційне забезпечення, прийом відвідувачів, підготовку нарад, проектів документів, контроль телефонних дзвінків, факсів тощо. Однак за останні роки на ринку праці поступово формується попит на офіс-менеджерів, нагромаджується певна статистична інформація з необхідних характеристик, що знайшла узагальнене вираження в аналітичних оглядах організацій, що займаються пошуком та відбором персоналу за зявками підприємств. Однак є певні особливості щодо використання терміну офіс-менеджер в організації.

В перекладі с англійскої слово «office» трактується як: служба, посада, відомство (взагалі, в т. ч. підприємство, організація, установа); відділ, бюро, департамент управління; контора, канцелярія; службове приміщення, кабінет. В науковій літературі термін менеджер (manager) трактується як:

1) завідувач, керівник, адмінстратор, директор;

2) управитель майном;

3) в деяких випадках – особа, яка уповноважена вести переговоры вирішувати організаційні питання тощо.

Таким чином, по суті в широкому трактуванні можна стверджувати,що «о фіс-менеджер» — це адміністратор, на якого покладені різні адміністративні й господарські функції, працює не тільки з першим керівником, а й з іншими співробітниками та службами підприємства.

Для ефективної організації офісної роботи необхідні професійна підготовка та наявність посади з відповідними функціями, повноваженнями, відповідальністю та правами. Однак посада офіс-менеджер відсутня у Класифікаторі професій ДК 003:95, а також в Кваліфікаційному довіднику керівників, фахівців і інших службовців. У нормативному документі «Класифікатор професій ДК 003:2005» посада офіс-менеджера може відповідати декільком професійним назвам робіт, зокрема менеджер з адміністративної діяльності, помічник керівника підприємства тощо. Досвід роботи багатьох підприємств, організацій свідчить, що за змістом виконуваних функцій офіс-менеджера в українському законодавстві відповідає досить багато різновидів секретарської професії, службі діловодства що представлено у табл. 1.

Таблиця 3.1. Професійні назви робіт для застосування у штатних розписах відповідно до Класифікатору професій ДК 003:2005

Умовно офісний персонал можна поділити на три групи:

• інженерно-технічний персонал до складу якого входять інженери і техніки з експлуатації відповідних видів обладнання. Їх діяльність спрямована на забезпечення ефективного функціонування технічних засобів офісних технологій;

• персонал діловодної служби, який займається реалізацією функцій інформаційного та документаційного забезпечення управлінської діяльності. До їх складу входять організатори діловодства, фахівці копіювально-множильного бюро, спеціалізованих (в т. ч. архівних) підрозділів, а також працівники, що забезпечують функціонування автоматизованих інформаційних систем (адміністратор баз даних та систем, програміст, оператори ЕОМ).

• офісний організаційний персонал забезпечує спільну діяльність всіх складових офісної діяльності та її координацію щодо забезпечення управлінських функцій. Як правило, це керівники структурних підрозділів офісу, в яких організована робота інженерно-технічного персоналу, діловоди, завідувач канцелярії (управління справами), секретарі, референти, помічники керівників структурних підрозділів.

Для установ, організацій відповідальним структурним підрозділом за організацію діловодства, матеріально-технічне забезпечення процесів документообігу як правило покладається на керівника діловодної служби відповідно до Інструкції, а саме завідувача канцелярією, начальника управління справами (бюро) тощо. Практичні дослідження свідчать, що для суб’єктів господарювання, особливо середніх та великих компаній такої жорсткої прив’язки до назви структурного підрозділу немає. Загалом у термінології бізнес діяльності використовується офіс менеджер, помічник керівника офісу, менеджер-секретар.

Сучасний офіс-менеджер - справжній господар офісу. У його веденні всі процеси, пов'язані з функціонуванням організації. Залежно від величини компанії і прийнятих там моделей управління і діловодства, обов'язки офіс-менеджера можуть бути різними. В більшості випадків саме офіс-менеджер реєструє кореспонденцію, розподіляє документацію по відділах, веде облік дзвінків і звернень, стежить за постачанням працівників офісу всім необхідним, зустрічає відвідувачів, організовує наради і брифінги.

Cпецифіка роботи офіс-менеджером:

Плюси професії:

· Високий попит на ринку праці,

· Навички адміністративно-господарської діяльності,

· Досвід роботи з документами,

· Можливість покращити комунікативні навички.

Мінуси професії:

· важка робота в плані великої кількості організаційних питань, що вимагають миттєвого рішення,

· Відсутність чітко описаних посадових обов'язків, що призводить до поєднання декількох посад,

· Деякі співробітники сприймають офіс-менеджера як свого особистого секретаря, інші недооцінюють важливість виконуваної ним роботи.

Робота для офіс-менеджера:

Комерційні і державні організації всіх типів.

Особисті якості:

· організованість

· відповідальність

· комунікабельність

· стресостійкість

· презентабельний вигляд

Зарплата і перспективи професії офіс-менеджера: Діапазон окладів великий і залежить від розмірів компанії і посадових обов'язків офіс-менеджера: від $400 (працівник невеликої компанії, що починає) до $2000 (керівник організаційного відділу крупної фірми).

Профільна освіта: Ця професія не вимагає спеціальних знань. Проте багато працедавців хочуть бачити на цій посаді дівчину з вищою гуманітарною освітою. Офіс-менеджеру треба уміти поводитися з офісною технікою телефоном, факсом, ксероксом, знати основи діловодства, комп'ютер на рівні користувача, володіти відчуттям такту.