Сведения из теории. ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности

ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Служебные письма - это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4.

Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5.

Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты:

01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28,29, 30.

Текст письма строят по следующей схеме:

- Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).

- Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме).

- Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат).

В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность и краткость текста;

- точность, ясность выражения мысли.

Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1).

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.

Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, та составляют список рассыпки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.

Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.

Таблица 1

Типовые фразы

Тема	Типовые фразы
Обращение	- Уважаемый - Господин Фамилия - Уважаемый г-н Фамилия - Уважаемые господа!
Благодарности	- Мы рады были получить Ваше письмо... - Большое спасибо за факс от Дата - Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...
Начало вводной части	- В связи с... - Согласно контракту от... №... - В соответствии с... - В порядке обмена...
Отправка груза, документа	- Отправляем Вам … - Направляем Вам на рассмотрение... - Высылаем вам …
Подтверждение	- Подтверждаем, что... - Фирма... подтверждает получение...
Напоминание	- Напоминаем Вам, что... - Считаем необходимым обратить Ваше внимание... - Напоминаем о сроках …
Извещение	- Сообщаем Вам, что... - Ставим вас в известность... - Извещаем Вас, что... - Сообщаем о...
Просьба	- Пожалуйста, сообщите... - Просим оплатить в течение... банковских дней - Мы будем благодарны, если вы...
Гарантия	- Оплату гарантируем... - Качество... наша фирма гарантирует...
Предложение	- Мы рады предложить Вам... - Предлагаем Вам... - Мы можем рекомендовать...
Отказ	- К, сожалению ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам... - К, сожалению, мы не можем... - Фирма не предполагает... - Предприятие не может обеспечить... - Организации не требуется...
Согласие	- АО не возражает... - Предприятие считает возможным...
Предупреждение	- Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы... не может привести к …, поэтому мы вынуждены.... - В случае Вашего отказа...
Приглашение	- Просим принять участие... - Приглашаем Вас... - Мы рады пригласить Вас...
Окончание письма	- Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной... - Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества - Мы надеемся на Вашу заинтересованность... - С уважением...