Общие теоретические сведения из области документационного обеспечения управления

Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодатель­ством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, создан­ный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

- создание организации, предприятия;

- реорганизация организации, предприятия;

- ликвидация организации, предприятия;

- приватизация государственных и муниципальных организаций, предпри­ятий;

- распорядительная деятельность организации, предприятия;

- организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

- оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:

- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.);

- по личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.