Организационное проектирование

Под влиянием изменений во внешней среде организация постоянно развивает­ся, в процессе чего отмирают прежние элементы и связи и формируются новые, в большей мере соответствующие новым условиям; восстанавливается нарушенное внутреннее и внешнее равновесие, обеспечивается ее переход в новое качественное состояние.

Известны две основные концепции организационного развития:

- организационно-экологическая, предполагающая, что фирма является открытой системой, эффективность развития и функционирования которой определяются ее способностью самостоятельно изменяться под воздействием внешних условий;

- теория стратегического выбора, утверждающая, что, осуществляя стратегию, организации сами создают среду и активно приспосабливают ее к собственным нуждам.

Эти две модели не противоречат друг другу. Организация, безусловно, способна воздействовать на среду, но и та, в свою очередь, определяет ее стратегический вы­бор.

Сегодня процесс развития организации осуществляется либо непрерывно в виде частичных преобразований отдельных элементов (их групп), либо периодически как реорганизация основных сторон ее деятельности, имеющая форму их разового радикального изменения. Потребность в этом возникает, если фирма сталкивается с серьезными трудностями, теряет возможность реагировать на изменения среды, находится на грани банкротства.

Реорганизация может иметь форму реструктуризации и реинжиниринга.

Реструктуризация означает изменение функций и структуры организации, т. е. набора ее отдельных частей и элементов: сфер, направлений и форм деятельности подразделений, используемых ресурсов и их источников, методов управления и проч.

Реинжиниринг состоит в оптимизации на принципиально новой основе внутриорганизационных процессов (технологических, информационных, управленческих и т. п.) и преобразовании в соответствии с этим всех сторон деятельности организа­ции. Это позволяет адекватно реагировать на все изменения, повышать управляе­мость фирм.

Как и создание новой организации, реструктуризация и реинжиниринг требуют создания организационного проекта будущей структуры, системы управления, тех­нологических, административных, информационных взаимосвязей между элемен­тами, правил и процедур выполнения тех или иных действий и др.

Основными задачами организационного проектирования считаются:

выделение набора функционально обособленных элементов организации и связей между ними;

определение форм и методов реализации этих связей, необходимых полномочий:

закрепление их в нормативных документах.

К основным процессам, связанным с организационным проектированием, от­носят структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Все они тесно взаимосвязаны и обычно вытекают друг из друга.

Композиция заключается в определении направлений деятельности организа­ции, ее подразделений с учетом технологических, информационных и иных взаи­мосвязей между ними и в разработке общей структурной схемы.

Здесь формулируются основные требования к особенностям характера взаимодей­ствия и механизма функционирования организации и ее отдельных элементов (цели, число уровней управления, степень централизации и децентрализации, способы осуществления внутренних и внешних контактов, принципы подбора и продвижения кадров, оплаты труда, стимулирования и проч.).

В процессе структуризации исходя из организационных целей определяются внутренняя структура подразделений, задачи, стоящие перед ними в целом, рабо­чими местами и должностями, их полномочия, связи и т. п.

Под регламентацией понимается разработка обязательных параметров самой ор­ганизации (регламентация в статике) и протекающих в ней процессов (регламента­ция в динамике).

Речь идет о правилах, процедурах, нормативах выполнения тех или иных операций основных функциях работников, величине их полномочий, требуемой квалифика­ции, порядке взаимодействия между ними и т. д. Важным объектом регламентации являются информация, ее содержание, периодичность поступления или предос­тавления.

Регламентация может осуществляться централизованно, децентрализовано, концентрированно в специальных подразделениях — консультационных центрах. Она обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся производствен­ных, управленческих или иных действий независимо от личных особенностей тех. кто их выполняет.

Ее основой является регламент (организационное положение, предельно четко предписывающее виды действий, условия и ограничения их осуществления). Рег­ламенты бывают техническими, организационными; экономическими (устанавли­вают рамки хозяйственной деятельности); социальными (регулируют трудовые отношения).

Основными регламентирующими документами в организациях являются устав, по­ложения о ней и ее подразделениях, высших должностных лицах, графики их работы, приема посетителей, штатные расписания, должностные инструкции и др.

Ориентация заключается в создании в рамках организации условий для упорядо­чения положения и движения людей и материальных объектов.

Она бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на две­ри с именем сотрудника), словесно-нумерационной (комбинация того и другого), символической (условный рисунок), графической (схемы эвакуации персонала в слу­чае пожара), цветовой (различная окраска стен на разных этажах).

Все перечисленные моменты создают основу бесперебойного функционирова­ния организации, т. е. деятельности по постоянному поддержанию процессов об­мена ресурсами, энергией и информацией, как в ее рамках, так и с окружением. Многие из этих процессов автономны, не зависят ни от нее самой, ни от отдельных элементов.