![]() |
Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | |
|
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным относятся все виды переписки: заявления, докладные, служебные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, доверенности, письма и т.д. ( приложения 9-14).
Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или быть лишь принята к сведению.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного полразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводя реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Пример оформления внутренней докладной записки:
Общий отдел Генеральному
директору
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА объединения «Стайл»
10.05.2007 № 36 Н.К. Иванову
г. Пермь
О замене персональных компьютеров
Довожу до Вашего сведения, что в отделе в настоящее время есть два компьютера, которые необходимо заменить новыми для введения новой программы по делопроизводству.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении двух новых компьютеров.
Зав. отделом Подпись Г.Н. Колбина
Пример оформления внешней докладной записки:
Министерство образования РФ | Генеральному директору Завода точного машиностроения И. И. Петрову |
Саратовское областное
управление образования
Саратовский отдел образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2004 № 14
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей
Согласно поручению главы администрации Саратовского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2007 года, мною 17 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы Вашего предприятия.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
Зав. отделом Подпись Н.И. Пирогова
Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору центра
10.04.2004 № 34 «Кадры»
Н.И. Иванову
О срыве занятий в группе
учащихся
09.04.2004 на занятия пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.
Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева
Наименование организации Генеральному
директору
Производственный отдел объединения
А.А. Зуеву
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.01.2004 № 46
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2006 год не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин
Производственное объединение Начальнику
шахты
по добыче железной руды
К.Е. Матвееву
«Крымчермет»
шахта «Юзовская»
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
24.01.2004 № 87
О нарушении производственной дисциплины
11 января 2004 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.
Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки – рабочий Егоров С.К.
Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
Горный мастер Подпись П.Г. Потапов
Договор – соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обязанностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги формата А4.
Договор содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа;
дату документа;
регистрационный номер документа;
текст документа;
юридические адреса сторон, между которыми заключаются соглашения;
подписи должностных лиц каждой из сторон;
печати каждой из сторон;
визы согласования документа.
Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта - 14.
Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.
Остальные документы и правила их оформления рассмотрены в третьей теме.
Дата публикования: 2014-11-03; Прочитано: 391 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!