Организация учета и контроля оптовых закупок

Целью оперативного учета и контроля закупок товаров является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества.

Учитывая, что эта работа является трудоемкой и зачастую выполняется вручную, актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной техники.

При надлежащем ведении учета и контроля в практической деятельности могут встречаться: непоставка товаров; недопоставка товаров; нарушение ассортимента товаров; поставка некачественного товара; поставка некомплектного товара; поставка товаров сверх предусмотренного договором количества; досрочная поставка товаров без согласования и др.

Учет и контроль оптовых закупок включает четыре основных этапа:

-подготовка плана-графика контрольных показателей поступления товаров от поставщиков;

- оперативный учет выполнения договоров по закупке;

- анализ промежуточных и конечных показателей выполнения договоров;

- корректирующее воздействие на поставщиков товаров.

Основанием для учета поставок товаров от промышленных предприятий и иных поставщиков служат прилагаемые к каждой партии товаросопроводительные документы и внутренние документы оптового предприятия, свидетельствующие о результатах входного контроля – акты приемки по количеству и качеству.

Учет выполнения договоров по закупкам ведется по каждому поставщику в развернутом ассортименте. Все операции по учету поступления товаров связаны с обработкой больших массивов информации.

Контроль предполагает и корректирующее воздействие на поставщиков товаров при выявлении случае текущих нарушений ими договорной дисциплины. Меры такого воздействия могут включать письменные предупреждения поставщика, предъявление рекламаций, штрафные санкции, требования о возмещении ущерба и т.д.