Организационные структуры торговых предприятий и их функции

Организационная структура аппарата коммерческих организаций в зависимости от выполняемых функций, объема коммерческой работы, количества сотрудников, весьма различна. Однако во всех коммерческих (торговых) предприятиях независимо от их организационно-правового статуса коммерческим службам отводится важная роль.

Руководство торговой организацией при частной форме собственности и унитарных торговых предприятиях осуществляется директором (генеральным директором, управляющим) по принципу единоначалия. В крупных торговых организациях может вводиться должность коммерческого директора, которому генеральный директор передает свои функции по руководству коммерческой деятельностью (коммерческий аппарат).

Ведущее место в аппарате торговых организаций занимает коммерческая служба. На нее возлагается изучение спроса населения на товары (может создаваться маркетинговый отдел), организация закупки товаров и снабжение ими предприятий розничной сети, руководство работой торговых предприятий и другие функции, связанные с организацией торгово-оперативного процесса. Аппарат коммерческой службы состоит из торгового отдела.

Сейчас в крупных торговых организациях могут создаваться отделы логистики, маркетинговые отделы, которые подчинены коммерческому директору. Аппарат коммерческой службы (коммерческого отдела) состоит из начальника отдела, товароведов, менеджеров по закупке и сбыту товаров, коммерсантов, заведующих товарными секциями, продавцов (для магазина), транспортно-экспедиционных работников (логистики и т. д.).

Помимо аппарата коммерческой службы, выполняющей оперативные функции, создаются функциональные структурные части: экономический отдел, бухгалтерия, отдел кадров, инспекция; обслуживающая часть, к которой относятся административно-хозяйственный отдел, транспортный отдел; строительно-ремонтная часть.

Экономический отдел является одним из основных функциональных отделов коммерческой организации. Основная задача экономического отдела заключается в прогнозировании всей хозяйственной деятельности организации, разработке бизнес-планов организации, анализе результатов деятельности и др.

В небольших торговых организациях планово-экономическую работу объединяют с финансовой в едином финансово-экономическом отделе. В некоторых случаях финансовую работу возлагают на бухгалтера. В крупных торговых организациях с большим объемом кредитно-финансовых операций организуют финансовые отделы.

Бухгалтери я организации ведет учет и отчетность, разрабатывает баланс доходов и расходов, производит ревизии и инвентаризации, контролирует соблюдение финансово-сметной и штатной дисциплины и др.

В различных коммерческих организациях (предприятиях) существуют свои особенности в построении аппарата управления. Например, структура аппарата оптовых фирм существенно отличается от аппарата розничных организаций. На производственных предприятиях структура иная, чем в торговых организациях; в производственных предприятиях превалируют функции производственной деятельности и т. д.

Оперативные коммерческие группы. Количество и специализация оперативных коммерческих групп во многом зависят от сегментации рынка, но в большинстве случаев учитываются и некоторые другие соображения.

Отдел координации закупок и продаж. Важнейшая роль в организации коммерческой деятельности принадлежит отделу координации закупок и продаж, который, с одной стороны, работает в тесной связи со всеми другими специализированными отделами, с другой - с оперативными коммерческими группами.

Отдел транспорта и таможенных операций, как правило, работает в подчинении коммерческого директора. В основные задачи отдела входит осуществление транспортных и таможенных операций

Отдел маркетинга и цен ведет непрерывное изучение, как рынка покупателей, так и рынка поставщиков товаров. На основании полученных данных руководство отдела маркетинга готовит директору предложения.

Отдел маркетинга и цен ведет досье конкурентных материалов на закупаемые и сбываемые фирмой товары. Он устанавливает связи с организациями, обладающими источниками цен и их индексов, подключается, по - возможности, к компьютерным информационным сетям для получения ценовой информации, занимается сбором сведений о фирмах продавцов и покупателей, банках и страховых компаниях. Одновременно отдел маркетинга и цен ведет собственное досье справочных материалов на фирмы, с которыми заключались и исполнялись договоры или велись переговоры.

Ценовая группа отдела оказывает оперативным коммерческим группам методические консультации по определению закупочных (импортных) и сбытовых (экспортных) цен, проверяет выполненные оперативными коммерческими группами обоснования или расчеты цен и рекомендует их для утверждения руководству.

Перед сложными переговорами отдел маркетинга и цен обосновывает необходимость созыва конъюнктурных совещаний по анализу рынка, определению цен, содержанию проектов договоров и тактике ведения переговоров.

Отдел рекламы составляет и реализует планы рекламных мероприятий

Отдел работы с посредни ками разрабатывает стратегию и схему построения закупочных и сбытовых (экспортных) сетей.

Коммерческая закупочно-сбытовая служба возглавляется, как правило, одним лицом, имеющим двух заместителей: отдельно по закупке и отдельно по сбыту. Заместителям подчинены оперативные работники, численность которых определяется исходя из объема работы, связанной соответственно со снабжением предприятия необходимыми материалами и сбытом выпускаемой продукции.

В обязанности оперативных работников входит изучение рынков поставщиков и потребителей, разработка предложений по оптимизации схем закупки и сбыта товаров на основе принципов логистики; обработка полученных коммерческих предложений, обработка полученных коммерческих предложений поставщиков, а также работа с традиционными и перспективными потребителями продукции предприятия..