Функции. 2.1.Проведение первичной обработки поступивших в адрес подразделения документов (проверка правильности доставки и комплектности вложений

Для выполнения своей основной задачи секретарь выполняет следующие функции:

2.1.Проведение первичной обработки поступивших в адрес подразделения документов (проверка правильности доставки и комплектности вложений, вскрытие конвертов, проставление отметки

о поступлении).

2.2. Прием и отправка документов по факсимильной и компьютерной связи.

2.3. Ввод в компьютер регистрационных данных о поступивших, внутренних и отправляемых документах.

2.4. Доставка документов в отдел из канцелярии в установленные сроки.

2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения поступивших документов руководителем подразделения.

2.6. Изготовление текстов служебных документов, их редактирование и распечатка, выполнение машинописных и копировальных работ.

2.7. Контроль за правильностью оформления документов, отправляемых из подразделения, отправка документов по почте.

2.8. Ежедневный контроль сроков исполнения документов в отделе.

2.9.Подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения, обеспечение сохранности документов.

2.10. Получение в канцелярии приказов и распоряжений Генерального директора и своевременное доведение их до сведения руководства подразделения и сотрудников.

2.11. Прием и передача по телефону информации для руководителя и сотрудников подразделения.

2.12. Ведение протоколов заседаний и совещаний, их оформление и организация хранения.

2.13. Обеспечение сотрудников подразделения канцелярскими принадлежностями, а также рабочего места руководителя всеми необходимыми для работы принадлежностями.

2.14. Бездокументное обслуживание руководителя подразделения (телефонные переговоры, распорядок деловых встреч и переговоров), выполнение его указаний и поручений.

3. Обязанности

Для выполнения изложенных в инструкции функций секретарь обязан:

3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.2. Обеспечивать сохранность служебных документов.

3.3. Выполнять указания и распоряжения руководителя подразделения.

3.4. Контролировать качество оформления документов, отправляемых из отдела.

3.5. Соблюдать сроки обработки, доставки, регистрации, передачи документов, выполнения заданий и поручений руководителем подразделения.

3.6. Соблюдать правила эксплуатации компьютера, обеспечивать сохранность введенной информации.

3.7. Следить за состоянием организационной техники и средств связи, установленных в подразделении, выполнять правила их эксплуатации.

3.8. Соблюдать установленную субординацию, правила делового общения, нормы служебного этикета.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Докладывать руководителю подразделения о выявленных недостатках в пределах своей компетенции.

4.2. Обращаться в канцелярию ЗАО за консультациями по правилам составления и оформления документов и организации делопроизводства в ЗАО.

4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы с документами.

4.4. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил и сроков.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей, а также за неиспользование, предоставленных прав и нарушение служебной субординации.

6. Взаимоотношения

Секретарь взаимодействует:

6.1.С канцелярией и другими структурными подразделениями ЗАО по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов.

6.2. С АХО по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями.

6.3. С информационным отделом - по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении.

Зав. Канцелярией Личная подпись Инициалы, фамилия

С инструкцией ознакомлен(на)

Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия

Дата